Eleged van a határidők hiányából? Ismerje meg, hogyan hozhat létre időtérképet, és hogyan irányíthatja a termelékenységet.
Milyen gyakran találja magát elveszettnek – képtelen megbirkózni az útjába álló feladatok végtelen sorával? Éjszaka az ágyadon feküdtél, és azon a munkán gondolkoztál, amit napközben elvégezhettél volna, de nem.
Azon gondolkodik, hogyan tudta volna jobban beosztani az idejét, és többet tennie. De a nap elveszett. Ha mindezt előre megtervezted volna. Ha a fenti forgatókönyv leírja az Ön helyzetét, fontolóra kell vennie az időbeli feltérképezést.
Mi az időtérképezés? Miben különbözik az időblokkolástól?
Az időtérképezés egy olyan keret létrehozásának folyamata, amely feltérképezi tevékenységeit (munka, találkozók, személyes kötelezettségvállalások) az idő függvényében. Könnyű összetéveszteni az időleképezést az ütemezéssel vagy a hagyományos időkezelési módszerekkel, például az időblokkolással. Van azonban egy szembetűnő különbség.
Az időtérkép holisztikus képet nyújt a napról, a hetről vagy a hónapról. Világossá teszi, hogyan kell töltenie a napjait, mit kell tennie és mikor. Miután megkapta az időtöltési tervet, megkezdheti az időblokkok ütemezését a kiemelt fontosságú feladatokhoz (időblokkolás).
Más időgazdálkodási módszerekkel ellentétben az időfeltérképezés nem csupán a munkára való idő beosztását jelenti. Ez az Ön időtöltésének teljes terve, a munkától és a hobbitól a szabadidőig és a családi időig. És ha egyszer megszokja az időtérképezést, megtörténik a varázslat.
Világos térképet kap arról, hogy mit kell tennie, így eltűnik a döntési fáradtság. A különböző projektek közötti napokig tartó zsonglőrködés eltűnik, mert már ütemezett időblokkokat a kiemelt fontosságú feladatokhoz. Tudja, mikor van itt az ideje dolgozni, és mikor kell letennie aggodalmait és meginni egy csésze forró kávét. Már nem sietsz, és több munkát végezsz.
Szépen hangzik, igaz? Beszéljünk arról, hogyan hozhat létre időtérképet a termelékenység növelése és az élete irányításának átvétele érdekében.
Hogyan készítsünk időtérképet a termelékenység javítása érdekében
Nincs szabványos módja az időtérkép létrehozásának, mivel az időtérkép személyes jellegű. Az embereknek különböző céljaik, temperamentumaik és körülményeik vannak. Ami működik az egyiknél, az nem biztos, hogy a másiknál működik. A következő útmutató azonban vázlatot ad egy tipikus időtérkép-készítési folyamatról, amelyet követhet és az adott körülményei szerint alakíthat.
1. lépés: Fontolja meg, hogyan tölti az időt
Mielőtt elkezdené egy időtérkép létrehozását, döntő fontosságú, hogy tedd fel magadnak a kérdést: Miért készítesz időtérképet, és mit vársz el tőle? Ezek olyan fontos kérdések, amelyek befolyásolják, mennyire lesz hatékony az időtérképezés az Ön számára. Ezért nagyon fontos, hogy őszintén válaszoljunk ezekre a kérdésekre.
Kezdheti azzal, hogy átgondolja, mivel tölti az idejét egy átlagos napon. Elégedett vagy a jelenlegi rutinoddal? Ha nem, gondolja át, min szeretne javítani. Ne felejtsd el, hogy időtérképet készítesz magadnak.
Ez azt jelenti, hogy figyelembe kell vennie személyiségét, csúcsteljesítményű óráit és szokásait, miközben megválaszolja ezeket a kérdéseket. Ha például tudja, hogy késő este dolgozik a legjobban, beállíthat időblokkokat a legmagasabb prioritású éjszakai feladataihoz a maximális hatékonyság érdekében.
Miután madártávlatból szemlélte életmódját, és figyelembe vette a rutin hibáit, feljegyezte a a javítani kívánt dolgokon, és rájött, hogy mit szeretne elérni az időtérképével, lépjen a következőre lépés.
2. lépés: Hozzon létre egy teendőlistát
Sorolja fel azokat a tevékenységeket, amelyeket egy meghatározott időkereten belül szeretne elvégezni. Az első térképhez a legjobb, ha rövidebb időkeretet használ, lehetőleg egy hetet. Ennek az az oka, hogy a rövidebb időkeret segít reális célokat kitűzni, és kevésbé érzi magát túlterheltnek.
Amikor felsorolja a heti tevékenységeit, hozzon létre kategóriákat élete különböző területeihez (munka, hobbi, egészség, barátok és család). Könnyen kezelheti feladatait, ha megfelelő kategóriákba sorolja őket. De ne vigyük túlzásba. A rendetlenség elkerülése érdekében a legjobb, ha a kategóriákat 3-5 között tartja.
3. lépés: Színkód különböző tevékenységek
Az időtérképek elkészítésének nem kell unalmasnak lennie. A különböző időtérkép-kategóriákat lehet (kell) színezni. Ez szórakoztatóvá teszi az időtérképezést, és a különböző színek segítenek az időtérkép megjelenítésében. De ne véletlenszerűen adjon hozzá színeket. A különböző színek más-más érzést képviselnek, ezért a színkódolás ennek megfelelően történik.
A zöld a természetet és a bőséget jelképezi, ezért a Clockify egészségügyi kategóriámhoz zöld színt rendeltünk.
4. lépés: A feladatok rangsorolása
Miközben felsorolja azokat a tevékenységeket, amelyeket egy héten belül el szeretne végezni, rá fog jönni, hogy nincs elég óra az összes feladat elvégzésére. Itt kell elkezdeni a fontossági sorrendet. A legtöbb embernek azonban nehéz a prioritások meghatározása. Ha te vagy az, használja az Eisenhower mátrixot a feladatok rangsorolásához.
Az Eisenhower-mátrix segít a feladatokat négy kvadránsba sorolni fontosságuk és sürgősségük alapján. A legfontosabb és sürgős feladatok kapják a legmagasabb prioritást, míg a legkevésbé fontos és kevésbé sürgős feladatokat későbbre ütemezzük, delegáljuk vagy eltávolítjuk a teendők listájáról.
5. lépés: Időblokkok ütemezése
A feladatok rangsorolása után a következő lépés az időzárolás. A következőképpen hozhat létre időblokkokat a naptárban:
- Hozzon létre időblokkokat a legfontosabb feladatokhoz.
- Ezt követően hozzon létre időblokkokat az értekezletekhez.
- Ha van még elegendő ideje, hozzon létre időblokkokat más fontos feladatokhoz vagy projektekhez.
Bár a folyamat egyszerűnek tűnik, kezdetben hibákat fog elkövetni. De ne aggódj, előbb-utóbb jobb leszel. Mindazonáltal a folyamat megkönnyítése és a hibalehetőség minimalizálása érdekében az alábbiakban néhány tippet érdemes szem előtt tartani:
- Tartsa elég rugalmasan az időblokkokat, hogy helyet hagyjon a váratlan hívásoknak és az elkerülhetetlen zavaró tényezőknek.
- Állítson be egy fix időpontot a rutinfeladatokhoz (reggeli, reggeli kocogás, vacsora).
- Ütemezze be az értekezleteket (ha lehetséges) egyetlen időblokkba, mert a nap folyamán szétszórt megbeszélések akadályozhatják a termelékenységet.
- Ne felejtsen el időblokkokat létrehozni a pihenéshez.
- Hagyjon üres időblokkokat a hirtelen, váratlan eseményekhez.
6. lépés: Tekintse át és módosítsa
Most, hogy elkészítette az időtérképet, ideje áttekinteni. Nézze meg, hogy a heti időtérkép tökéletesen tükrözi-e, hogyan szeretné eltölteni a hetet. Ha nem, módosítsa. Például, ha sok intenzív munkát végzett hétfőn és kedden – miközben szerdán sok szabadidő – a kiegyensúlyozás érdekében a munka egy részét szerdán is hozzáadhatja a te napjaidat.
Az Ön időtérképe nem bírósági végzés, ezért nyugodtan módosítsa, és végezze el a megfelelőnek ítélt módosításokat. De tegye ezt, mielőtt elkezdi követni, mert az időtérkép félúton történő megváltoztatása az egész heti ütemtervtől elronthatja.
Miközben követi az időtérképet, nézze meg, milyen jól működik. Kérdezd meg magadtól: végig tudtad követni? Növelte a termelékenységét? Vannak olyan területek, amelyeken további fejlesztésre van szükség? Válaszai alapján végezze el a szükséges módosításokat a jövőbeli időtérképeken.
Az időtérképező szoftver nem feltétlenül szükséges, de hatékonyabbá teszik a folyamatot. Csak egy tollra és papírra van szüksége, hogy időtérképet készítsen a heti tevékenységek felsorolásával és rangsorolásával, valamint időblokkok létrehozásával a hétre.
De ezzel van egy probléma. Nem hajthat végre változtatásokat. Az időtérképező szoftver egyszerűbbé és hatékonyabbá teszi az időtérképezést. Ráadásul az időtérkép mindig elérhető telefonján.
A Clockify az egyik legjobb időgazdálkodási szoftver. Szép, könnyen navigálható felületet és számos olyan funkciót kínál, amelyek segítenek átfogó időtérképek létrehozásában.
Könnyen létrehozhat időblokkokat az alkalmazásban naptár nézet. Kattintson bármelyik időkeretre (amely még nincs blokkolva), és egy Időbejegyzés hozzáadása előugró ablak jelenik meg. Most adja meg a részleteket, és kattintson a gombra HOZZÁAD gomb. Ismételje meg a folyamatot annyi időblokkig, amennyit csak akar.
tudsz használja a TimeCamp-et, hogy időt takarítson meg és növelje a termelékenységet, és hozzon létre időtérképeket. A hét (vagy hónap) időblokkjainak hozzáadása után integrálja a Google Naptárat a TimeCamp-be.
A Google Naptárból származó időblokkok automatikusan megjelennek a TimeCamp munkaidő-nyilvántartásában a hozzárendelt időpontban. Sőt, a TimeCamp automatikus időkövetést kínál – életmentő eszköz azoknak, akik gyakran elfelejtenek időbejegyzéseket megadni.
A Planyway lehetővé teszi a Trello, a Jira, a Google Calendar és a Microsoft Teams integrálását. Ha projekteket kezel a Trellóban, és megbeszéléseket ütemez a Google Naptárban, nehéz lehet tudni, mit és mikor kell tennie.
A Planyway mindezt egy helyen hozza, így könnyebben készíthet időtérképet. Az időblokkokat áthúzhatja a Planyway naptáron, így könnyebben elvégezheti az utolsó pillanatban történő módosításokat.
A cikkek írásától és a költségvetés elkészítésétől a kedvenc filmjeim figyelőlistájáig sok mindent megtehet a Google Dokumentumok Szerkesztői csomagjával. Az időtérkép elkészítése sem más.
A Google Táblázatok mindent kínál, amire szüksége van a tökéletes időtérkép elkészítéséhez. A Google Táblázatok az általa nyújtott szabadság különbözteti meg a többi időtérképező szoftvertől. Az időtérképet tetszés szerint létrehozhatja anélkül, hogy az alkalmazás felületére korlátozná magát.
De ha nem akarja az időtérképet a semmiből készíteni, itt van a Google Táblázatok időtérképsablonja amelyeket használhat és személyre szabhat.
A halogatás az ellenség
Az időtérkép segít az idő jobb kezelésében. Irányt és követendő nyomvonalat ad. De el kell köteleznie magát, hogy megmutassa csodáit. És a legnagyobb akadály, amellyel útközben szembe kell néznie, a halogatás.
Sokan küzdenek a halogatással, és különböző módszereket alkalmaznak ennek kezelésére. Bár ezeknek a módszereknek megvannak a maga pozitívumai, az ötperces szabály az egyik leghatékonyabb.