Profiként szeretné rendezni Excel-adatait? Így használhatja a SORTBY funkciót a táblázatok egyszerű rendszerezéséhez.
A Microsoft Excel hatékony eszközöket kínál az adatok összeállításához, rendszerezéséhez és megjelenítéséhez, szinte bármilyen módon. Néha olyan forgatókönyvvel találkozhat, amelyben több konkrét nézetet kell létrehoznia az adatokról.
Az Excel SORTBY funkciója kényelmes módot kínál összetett lebontások létrehozására és speciális kialakításra olyan adatelrendezések, amelyek egyértelműbbé teszik az Ön adatait anélkül, hogy zavart keltenek az eredetiben adatkészlet.
Használja az Excel SORTBY függvényét az Excelben
Az adatok Excelben történő rendezésének többféle módja van, bár a legkönnyebben eszünkbe jutó módszereknek hátrányai lehetnek összetettebb igények esetén.
A RENDEZÉS funkció használata külön, rendezett adatkészletet hoz létre, de csak egy feltételkészlet szerint rendezhet. Rendezés az Excel Rendező és szűrő eszközével sokkal finomabb részletességet kínál, de közvetlenül rendezi az eredeti adatkészletet, ami nagyobb kihívást jelent több nézet létrehozása és megjelenítése, különösen akkor, ha egyszerre szeretné látni őket.
A SORTBY funkció lényegében e két funkció legjobb részeit egyesíti; külön nézetet hoz létre az adatkészletről (vagy egy "tömbről"), amely egynél több kritérium szerint is rendezhető. Így például rendezheti a játékosok eredménytábláját egy játékban csapatnév, majd pontszám, majd konkrét játékon belüli eredmények szerint.
A cikkben használt példában egy régióra vonatkozó értékesítési adatok listája található. Az oszlopok az értékesítési munkatársaink vezetéknevét, az államot, ahol dolgoznak, az általuk végrehajtott eladások számát és az értékesítésből származó bevételeik teljes összegét tartalmazzák.
A SORTBY függvény használata az Excelben
Az első rendezés létrehozásához a SORTBY funkcióval, rendezzük az értékesítőinket államok szerint.
- Válassza ki a cellát F2.
- A cellába vagy a képletsorba írja be a következőket:
=RENDEZÉS(A2:D16;B2:B16) - nyomja meg Belép.
Ez a függvény arra utasítja az Excelt, hogy rendezze a teljes tartományunkat (cellák A2 keresztül D16) az "Állapot" értékekkel a cellákban B2 keresztül B16. Alapértelmezés szerint automatikusan növekvő sorrendben (A-Z). Az így kapott tömb államok szerint rendezve sorolja fel adatainkat (először Arizona, majd Kalifornia, majd Új-Mexikó...).
Vegye figyelembe, hogy a nevek listája nincs ábécé szerint rendezve, mert nem ezt kértük tőle. Ez a képlet azonban könnyen módosítható több feltétel megadásához.
Rendezés több szempont szerint egyidejűleg a SORTBY segítségével az Excelben
Változtassuk meg az új adatkészletünket úgy, hogy először állam, majd az eladások száma szerint rendezzük, így egy miniatűr rangsort hozunk létre arról, hogy az egyes értékesítőink mennyire voltak sikeresek az egyes államokban.
- Válassza ki a cellát F2 újra. Alternatív megoldásként, ha meg szeretné tartani az első képletet is a különbségek összehasonlításához, válassza ki a cellát K2 helyette.
- A cellába vagy a képletsorba írja be a következőket:
=RENDEZÉS(A2:D16;B2:B16;1;C2:C16;-1) - nyomja meg Belép.
Az így létrejövő új tömbnek egy kicsit bonyolultabb a képlete, mivel arra kérjük az Excelt, hogy több mező szerint rendezzen.
A képlet ugyanúgy kezdődik, mint az előző képlet, vagyis megkérjük az Excelt, hogy rendezze a képletünket sor az A-tól D-ig terjedő oszlopokban a B oszlopban található "Állam" információval, de mivel most már több tartományok, amelyek alapján rendezni szeretnénk, tisztáznunk kell az Excelben mindkét tömböt, amelyek alapján rendezni szeretnénk (a by_array szintaxis), valamint a sorrend, vagy azt az irányt, amelybe az Excelt az adatokat rendezni szeretnénk.
Mindegyik by_array Az argumentumok csak egy oszlop szélesek lehetnek, és az értékek függőlegesen vannak felsorolva, ahogy itt vannak (for például B2:B16 cellák), vagy egy sor hosszú, az értékek vízszintesen vannak felsorolva (például cellák A4:D4).
Annak ellenére, hogy a két oszlop, amelynek rendezésére kértük ezt a képletet, a B és a C oszlop mindegyik mellett található másrészt nem tudjuk a két oszlopot egyetlen tartománykérdéssé kombinálni a képletben (mint "B2:C16"). Ha így tesz, akkor a "#REF!" hiba, mivel az Excel nem tudja biztosan, hogy a két mező közül melyik alapján és milyen sorrendben kell rendezni.
Arról nem is beszélve, hogy teljesen lehetséges, hogy a rendezni kívánt tartományok el vannak választva egymástól (például itt a B és D oszlop), vagy rendezze a cellákat olyan tartományok szerint, amelyek nem sorrendben vannak az adatokon belül (például ha a B oszlopban "Állapot" szerint, majd az A oszlopban "Név" szerint szeretne rendezni, a javasolt módon korábban).
Így a két oszlopot külön tartományként kell felsorolni a képletben, hogy az Excel egyértelműen jelezze sorrendben szeretnénk rendezni a tömböt – a fenti példa esetében először állapot szerint, majd száma szerint értékesítés.
A sorrend A szintaxis két irányban definiálható: "1" a növekvő sorrendhez (A-Z sorrend vagy a legalacsonyabb számok sorrendje előbb) vagy "-1" a csökkenő sorrend (Z-A sorrend vagy a legmagasabb számok sorrendje előbb). A sorrend a mezők nem lehetnek más számok az 1-en vagy -1-en kívül, vagy pedig egy "#ÉRTÉK!" hibaüzenetet küldünk vissza, mivel nincs más mód az adatok megrendelésére.
Meghatározása sorrend képletünk első változatában csak opcionális volt, mert azonnal kiderült, hogy mi alapján rendezünk, és máris növekvő sorrendben rendeztük.
Ha azonban ezeket az értékeket csökkenő sorrendbe akarjuk rendezni, vagy amikor több feltétel szerint rendezünk, akkor kötelező kitöltendő szintaxis, mert a rendezési sorrend különböző irányokba rendezhető a különböző tartományokhoz, ahogy ezt tettük képlet.
Ezenkívül nem kérhetjük meg ezt a képletet a tömb részleges rendezésére – például az A1:D16 rendezése a B1:B10 tartomány szerint. A képletben minden tartomány argumentumnak ugyanannyi cellát kell átfognia – tehát ha az eredeti sor értékben 15 cella van, akkor az összes by_array azon argumentumoknak, amelyek alapján rendezzük a képletet, szintén 15 cellát kell tartalmazniuk. Ellenkező esetben a "#ÉRTÉK!" hiba.
Most, hogy megértjük ennek a képletnek az építőköveit, könnyen beláthatjuk, hogyan használhatjuk a SORTBY-t arra, hogy annyi kritérium szerint rendezzük adatainkat, amennyit csak akarunk vagy szükségünk van. Írd be a sor először, majd írja be a by_array rendezés, majd a sorrend, akkor a következő by_array, a következő sorrend, és így tovább, mint a képlet szintaxisában:
=SORTBY(sor, tömb1 szerint, [sorrend1], [tömb2 szerint, rendezési_sorrend2],...)A SORTBY egy újabb hatékony, sokoldalú funkció az Excelben
A Microsoft Excel SORTBY funkciója megkönnyíti az információk meghatározott lebontásának létrehozását, és sokoldalú eszköz, amellyel könnyedén, összetett módon rendszerezheti a zavaros adatkészleteket, így az információk világosabbá és egyszerűbbé válnak perelhető.
Az Excel számos funkciója, eszköze és szolgáltatása még több módon használható a táblázatok rendszerezésére, valamint az idő hatékonyabb és produktívabb felhasználására.
