Hogyan illessze be a Zen to Done produktivitás módszerét a mindennapi életébe

A Zen To Done (ZTD) a Getting Things Done megközelítésen alapuló feladatkezelő rendszer. Ez egy sor gyakorlatot követ, amelyek segítenek a hatékony időgazdálkodásban, és segítenek a hosszú távú célokra koncentrálni, amelyek valóban elengedhetetlenek az Ön számára.

A ZTD 10 szokásának megértése

A Zen Habits Leo Babauta szerint, a ZTD megalkotója, ez a rendszer a produktív megőrzésről szól, miközben a dolgokat a lehető legegyszerűbben tartja. Mondja:

A ZTD megragadja az új rendszer lényegi szellemét: az egyszerűséget, a tervezés és a rendszer helyett a cselekvésre való összpontosítást itt és most.

A ZTD-szokásokat legjobban egyenként lehet megtanulni és gyakorolni. Bármilyen sorrendben átveheti a szokásokat, amelyek a legjobban működnek az Ön számára, és nem is feltétlenül kell mindegyiket átvennie.

1. Gyűjt

Vesse papírra az ötleteit úgy, hogy feljegyez minden feladatot, ötletet, projektet vagy egyéb gondolatot, ami eszébe jut. Használhat egyszerű jegyzetfüzetet vagy indexkártyákat, hogy útközben is összegyűjtse ötleteit. Minél kevésbé bonyolultak az eszközök, annál könnyebben szállíthatja őket. Még a Google Keep-en vagy a Notes-on keresztül történő feljegyzés is megteszi.

2. Folyamat

Ez a szokás az egyik tippek a lustaság megszüntetéséhez és a halogatás. Tedd rutinná a gyors döntést, és ne halaszd el a fontos döntéseket. Naponta legalább egyszer dolgozza fel az összes beérkező levelét – beleértve az e-maileket, a jegyzetfüzeteket, a hangpostát és a fizikai leveleket is. Döntse el, mit kezdjen az egyes tételekkel, és végezze el, ha nem sok időt vesz igénybe, vagy ütemezze be egy későbbi időpontra.

3. Terv

Állítsa be a hét és nap legfontosabb feladatait (MIT). Ezenkívül készítsen napi listát egy-három MIT-ről, és naponta töltse ki azokat. Nagyszerű ötlet, ha a legfontosabb feladatait a nap elején teljesíti, hogy elvégezze azokat, és elkerülje az útból.

4. Tedd

Ez az egyik legfontosabb szokás, amelyet a ZTD részeként kell kialakítani, és egyszerre csak egy feladatra kell összpontosítani. Először is távolítson el minden olyan zavaró tényezőt, amely zavarhatja a fókuszt – ezeket használhatja Chrome-bővítmények, amelyek segítenek elkerülni az online zavaró tényezőket.

Beállíthat egy időzítőt is a feladathoz, és ezalatt csak erre az egy dologra összpontosíthat. Ha valami megzavarja, jegyzeteljen fel minden kérést, új feladatot vagy információt a jegyzetfüzetébe, és folytassa tevékenységét.

5. Egyszerű megbízható rendszer

A ZTD részeként alapvető fontosságú az egyszerű listák fenntartása, és elkerülni a bonyolult eszközöket vagy rendszereket, beleértve az Outlookot, a tervezőket vagy a címkerendszereket. Használja a legtisztább és legegyszerűbb jegyzetkészítő alkalmazások listáit indexkártyákra, kis jegyzetfüzetekre vagy mindkettőre megtalálhatja vagy elmentheti. Tartson csak egy listát minden kontextushoz és egy projektlistát, és értékelje naponta vagy hetente.

6. Szervez

Minden elemhez jelöljön ki egy helyet. Azonnal helyezze el a tárgyakat, ahelyett, hogy halomba rakná őket, hogy később rendezze őket. Ezzel egy tiszta asztalon koncentrálhat a munkájára.

7. Felülvizsgálat

A ZTD nagy hangsúlyt fektet arra, hogy minden héten felmérje a céljait. A heti áttekintés során meg kell határoznia éves céljait, hogy megtudja, mennyit jutott el az előző hét óta. Ezt követően dönthet a további lépésekről.

8. Egyszerűsítsd

Korlátozza céljai és munkája körét. Fontos, hogy eltávolítson minden zűrzavart, hogy az alapvető tevékenységekre és projektekre koncentrálhasson. Próbáljon módot találni kötelezettségvállalásai és a beérkező információk egyszerűsítésére.

9. Rutin

tudsz egyszerűsítse reggeli rutinjait olyan technológiával, mint az Alexa, beleértve az ütemezés ellenőrzését, a kontextuslisták áttekintését és a napi MIT-ek meghatározását. Heti rutinokat is készíthet, amelyek magukban foglalják a hét áttekintését, ügyintézést, mosást és a szeretteivel való időt.

10. Találja meg szenvedélyét

Keressen olyan munkát, amiért lelkes. Gyakorold, hogy olyan dolgokat keress, amiket szeretsz, és ha megtalálod, nézd meg, hogy karriert csinálhatsz-e belőle.

Hogyan ültesd be a ZTD-t a mindennapi életedbe

Bármilyen új gyakorlat átvétele eleinte kihívást jelenthet, de hihetetlenül kifizetődő lehet, ha egyszer hozzájut.

Kezdje kicsiben és építse fel a lendületet

A ZTD a jobb élet egyszerű, stresszmentes módjainak kidolgozására összpontosít. Kezdje kicsiben azzal, hogy kiválasztja azt a szokást, amelyik a legkönnyebben elsajátítható, és naponta dolgozzon rajta egy ideig, mielőtt egy másik szokásra térne át. Ha valami kezelhető dologgal kezdi, megnő a siker esélye, és szilárd alapot teremt.

Íme néhány tipp, amelyek segítenek ebben:

• Határozzon meg egyetlen szokást: Ez olyan egyszerű lehet, mint minden reggel öt perc meditáció, vagy otthonod egy részének rendetlensége.
• Tűzz ki elérhető célokat: Bontsa le választott szokását kisebb, elérhető célokra, így könnyebben nyomon követheti a fejlődést és ünnepelheti a kis győzelmeket.
• Emlékeztetők létrehozása: Használjon vizuális emlékeztetőket, például cetliket, digitális emlékeztetőket vagy riasztásokat a telefonján, hogy cselekvésre ösztönözze.
• Kövesse nyomon a fejlődést: Használjon naplót, szokáskövető alkalmazást vagy egy egyszerű naptárat a szokás teljesítésének minden napjának megjelölésére.
• Fokozatosan növelje a nehézséget: Fontolja meg a nehézség vagy az időtartam fokozatos növelését, amint kezdeti szokása beépül a rutinjába.

Egyszerre egy szokásra összpontosítva

Íme néhány tipp, amelyek segítenek fenntartani a fókuszt és előrehaladni:

• Válasszon egy prioritást élvező szokást: Határozza meg a legfontosabb szokást, amelyet szeretne kialakítani vagy megváltoztatni. Fontolja meg céljait, értékeit és azokat a területeket, ahol javulást szeretne látni.
• Lebontani: Bontsa le prioritást élvező szokásait kisebb, kezelhető lépésekre. Például vállalja, hogy naponta 10 oldalt elolvas, ha többet szeretne olvasni.
• Távolítsa el a zavaró tényezőket: Ez magában foglalhatja egy dedikált munkaterület létrehozását, az értesítések kikapcsolását a telefonon, vagy határok felállítását másokkal.
• Gyakorold az éberséget: Legyen teljesen jelen, és tisztában legyen azzal, amit csinál. Ez elmélyíti kapcsolatát a szokással, és javítja az általános élményt.
• Értékelje és igazítsa: Rendszeresen értékelje előrehaladását, és szükség szerint végezzen módosításokat. Ha úgy találja, hogy a szokás nem működik jól, vagy már elsajátította, gondolja át, ideje lenne-e újat bevezetni, vagy módosítani a meglévőt.

A ZTD integrálása a napi rutinba

Íme néhány tipp, amelyek segítenek a ZTD elveinek zökkenőmentes beépítésében a mindennapi életben:

• Határozza meg MIT-jét: Határozza meg a három legfontosabb MIT-t, amelyek összhangban vannak hosszú távú céljaival és értékeivel. Azáltal, hogy ezekre az alapvető feladatokra összpontosít, biztosíthatja, hogy előrehaladjon abban, ami a legfontosabb.
• Hozzon létre egy egyszerű rendszert: Keressen egy olyan rendszert, amely rezonál Önre, és megkönnyíti a feladatok nyomon követését, rangsorolását és hatékony kezelését.
• Gyakorold az egyfeladatos munkát: Öleld át a az egyszeri feladat elvégzésének ereje a megfelelő technológiával. Ha egyszerre csak egy dologra összpontosítunk, az növeli a termelékenységet és csökkenti a mentális zűrzavart.
• Alakíts ki rutinokat és rituálékat: Ezeknek a rutinoknak a következetessége segít a stabilitás érzetének megteremtésében, és lehetővé teszi, hogy szándékosan kezdje a napot.

A ZTD megvalósításának gyakori akadályai

Mint minden más gyakorlat, a ZTD elfogadása is kihívásokkal jár. Íme néhány a ZTD megvalósításának leggyakoribb akadályai közül.

Motiváció hiánya

A motiváció hiánya megakadályozhatja, hogy ürügy keresésével vagy a kezdési időpont elhalasztásával kezdje. Az akadály leküzdéséhez a következőket teheti:

• Kapcsolódj újra a miérteddel: Ha emlékezteti magát a nagyobb összképre, az újraindíthatja a motivációját, és céltudatosságot adhat.
• Keressen ihletet és elszámoltathatóságot: Vegye körül magát ihletforrásokkal, például könyvekkel, podcastokkal vagy a személyes fejlődéssel és termelékenységgel kapcsolatos videókkal.
• Ünnepelje a kis győzelmeket: Elismerje és ünnepelje eredményeit, bármilyen kicsinek is tűnnek azok.

A rutinhoz való ragaszkodás nehézségei

A rutin felépítése fegyelmet igényel, és időbe telhet. Ez az oka annak, hogy sok ember, aki új szokással kezdi, nehezen tudja követni a lépést és ragaszkodni a rutinhoz.

Néhány stratégiával és beállítással azonban leküzdheti ezt az akadályt. Itt van, hogyan:

• Tervezze meg környezetét: Állítsa be fizikai és digitális környezetét a ZTD-rutin támogatásához. Tedd a lehető legegyszerűbbé a kívánt szokások megvalósítását.
• Hozzon létre triggereket és emlékeztetőket: Például, ha el akar kezdeni egy napi meditációs gyakorlatot, helyezzen egy meditációs párnát egy látható helyre vizuális kiváltó okként.
• Fogadja el a rugalmasságot: Engedd meg magadnak, hogy tökéletlen legyél, és a haladásra koncentrálj a rutin merev ragaszkodása helyett.

Úgy érzi, túlterhelték a feladatok

Nehéz feladatot találhat feladatai kezelésében, amikor új szokást alakít ki ezek kezelésére. Ettől túlterheltnek érezheti magát, és feladhatja az új szokás kialakítását.

Íme néhány tipp, amelyek segítenek eligazodni a nehéz feladatok között:

• Használja a 2 perces szabályt: Ha egy feladat végrehajtása kevesebb mint két percet vesz igénybe, azonnal foglalkozzon vele. A kis feladatok gyors megoldásával megakadályozza, hogy felhalmozódjanak, és hozzájáruljanak a túlterheltséghez.
• Gyakorolja az idő blokkolását: Szánjon koncentrált időt az alapvető tevékenységekre. Például megteheti használjon időblokkoló alkalmazásokat blokkolja az elmélyült munkára és a megszakítás nélküli koncentrációra szánt időszakokat.
• Kérjen segítséget vagy delegáljon: Ne habozzon kapcsolatba lépni kollégáival, barátaival vagy családtagjaival, akik konkrét feladatokban segíthetnek.

Kezdje el a ZTD-t

Még ha ez csak egy szokás a tízből, a Zen to Done megvalósítása jelentősen növelheti a teljesítményt. Lassan vedd a dolgokat, lépj lépésről lépésre, és tarts ki elég sokáig, hogy lásd a fejlődést.