10 jobb módja annak, hogy nyomon követést kérjünk, mint azt mondani, hogy „nem hallottam felőled”

Az emberek gyakran ugyanazzal a kezdősorral kezdik a követő e-maileket: „Még nem hallottam felőled.” Bár egyértelmű, durvának is tűnik. Gondosan meg kell választania a megfogalmazást, hogy határozott, de udvarias hangot közvetítsen a munkahelyi e-mailek küldésekor.

A címzettek valószínűleg több tucat üzenetet kapnak úgy, hogy „Még nem kaptam tőled”, ezért próbáljon meg egy másik kezdősort használni. Íme néhány professzionális, munkabarát módszer a nyomon követés kérésére.

1. „Csak nyomon követem, ha volt lehetősége [insert Prior Request]”

„Csak követni, ha volt alkalma [kérni]” egy szerény, de proaktív nyomon követési üzenet. Gyors válaszadásra ösztönöz anélkül, hogy passzív-agresszívnek tűnne. A címzettek jobban kedvelik a gyengéd bökéseket és a finom utalásokat az előzetes kérésekhez képest, mint a bűntudatot keltő megnyilvánulásokat.

Sőt, ez a sor arra utal, hogy a késleltetett válasz nem szándékos. Az empatikus megközelítés kiépíti a kapcsolatot – nagyobb valószínűséggel vált ki pozitív reakciót, ha figyelembe veszi a másik fél helyzetét.

Vegyük példaként az alábbi e-mailt. A feladó elkerüli az értékesítési hangot azáltal, hogy megfontolt, de proaktív kérdést tesz fel, mielőtt beszúrna egy rövid cselekvésre ösztönzést (CTA).

2. „Nagyon jó volt látni az [eseményen vagy összejövetelen]”

A „Nagyon jó volt látni téged [eseményen vagy összejövetelen]” sor egy kényelmes jégtörő. Megállapítja, hogy már személyesen találkozott a címzettel, és felidézi a közös pillanatokat. Az emberek előnyben részesítik az általuk ismert e-maileket, nem pedig az idegenektől.

A korábbi beszélgetésekre való hivatkozás segít abban is, hogy belevágjon az ajánlatokba vagy a bemutatókba, anélkül, hogy eladási hangokat hallana. A hirtelen leeső CTA-k csak eltaszítják az olvasókat. Kedvező válasz kiváltásához építsen ki szakmai kapcsolatot, és először érdemelje ki a másik fél bizalmát.

A hálózatépítés túlmutat a LinkedIn-meghívók küldésén. Használja hatékonyan hálózatépítési tippek a szakmai előmenetelhez, mint például az online jelenlét kialakítása és a világos célok meghatározása.

3. „Ez az üzenet csak a beérkező levelek tetejére kerül”

Mondja azt, hogy „Csak küldje el ezt az üzenetet a beérkező levelek tetejére”, hogy könnyed, de sürgős nyitást kapjon. Hangsúlyozza az azonnali válaszadás fontosságát, anélkül, hogy türelmetlennek tűnne. A címzettek értékelni fogják, ha figyelembe veszik elfoglalt postaládájukat.

Ennek a vonalnak a használatával megkímélheti az üzenetek újraküldésével járó gondokat is. Csak győződjön meg arról, hogy a megfelelő szálra válaszol, hogy a címzettek gyorsan hivatkozhassanak a beszélgetés korábbi részeire.

4. „A beérkezett üzenetek mappáját azonnal be kell tölteni. Szívesebben vitatná meg az [Insert Mattert]-t egy gyorshíváson keresztül?

Az összetettebb témák nyomon követéséhez konkrét cselekvési tervekre van szükség. Ahelyett, hogy csak egy másik üzenetet küldenél, javasolj egy világos, egyértelmű megoldást a közös célok eléréséhez. Tegyük fel, hogy egy kritikus projektet hirdet. Felgyorsíthatja a folyamatot, ha azt mondja: „A beérkezett üzenetek mappáját most azonnal be kell tölteni. Szívesebben megbeszélné az [ügyet] egy gyors híváson keresztül?” Közvetlen és proaktív, de tisztelettudó.

Használat értekezletütemező alkalmazások mint a Calendly vagy a Rally, amikor a hívás időpontjáról és dátumáról dönt. Megszüntetik a felesleges oda-vissza e-maileket az időpontfoglalás során.

5. „Csak küldök egy gyengéd emlékeztetőt a [feladat beszúrása]-ról, mivel ez időérzékeny”

Vegye át az irányítást a beszélgetés felett, mondván: „Csak küldjön egy gyengéd emlékeztetőt a [feladatról], mivel az időérzékeny.” Ez egy hiteles, ugyanakkor tiszteletteljes nyitás, amely felkelti az olvasó figyelmét. És ha elmagyarázzák a helyzet sürgősségét, jobban megértik, miért küldtél nyomon követést.

Használja ezt a sort takarékosan – állandóan nyűgös és a csapat mikromenedzselése akadályozza a termelékenységet.

6. „Elnézést a kellemetlenségért, de [Kérés beszúrása]”

A „Elnézést a kellemetlenségért, de [kérés]” sor. szelíd, udvarias nyitás a nyomon követésre. Használja, ha szívességet vagy segítséget kér. Előfordulhat, hogy a címzettek teljesen figyelmen kívül hagyják Önt, ha e-mailje csak kérésekkel bombázza őket.

Bár tiszteletteljes, azt tanácsoljuk, hogy ne mondd ki a beszélgetés elején. A rossz szándékú emberek kihasználják azokat, akik szükségtelenül bocsánatot kérnek vagy túl udvariasak. Ne feledd: nem mindenki érdemli meg a kedvességedet.

7. „Csak szerettem volna még egyszer ellenőrizni, hogy a [Kérdés beszúrása]-e?”

„Csak ellenőrizni akartam, hogy [kérdés beszúrása]?” semleges. Más megnyitásokkal ellentétben nem feltételezi, hogy az olvasó figyelmen kívül hagyta korábbi e-mailjeit. Ez egy egyszerű, egyértelmű nyomon követés, amely lehetővé teszi a másik fél számára, hogy bocsánatot kérjen a késésért, vagy megmagyarázza a helyzetet.

A rövid nyitó sorok szintén megszüntetik az e-mailek zűrzavarát. A címzettek gyakran késleltetik az üzenetek elolvasását és megválaszolását egy hosszú, unalmas bevezetővel. Hagyd abba a vergődést, különben elveszíted a figyelmüket.

8. „Van még valami, amiben segíthetnénk [Insert Project or Task], hogy elguruljon a labda?”

Azt mondhatja: „Van még valami, amiben segíthetnénk a [projekt vagy feladat beszúrása] során, hogy elguruljon a labda?” agresszívebb, közvetlenebb pályákhoz. Közli a címzettekkel, hogy bármikor készen áll az ügylet megkötésére. Figyelembe véve az értékesítési hangszínt, csak azoknál használja, akik már érdeklődnek az Önnel való üzletkötés iránt.

9. „Meg akartam kérdezni, hogy továbbra is érdekli-e az [Ajánlat beszúrása], és egyeztessen Önnel, mielőtt mindent véglegesítene”

„Azt akartam kérdezni, hogy továbbra is érdekli-e az [ajánlat], és egyeztessen veled, mielőtt mindent véglegesítenünk.” Ez proaktív, de udvarias módja az ügyletek lezárásának. Az első rész közvetlen megerősítést kér. Ez azt jelenti, hogy azért kereste fel a kapcsolatot, mert a címzettet érdekli az ajánlata.

Eközben a második állítás ügyfélközpontú gondolkodásmódot demonstrál. A tranzakció természetétől függetlenül az üzleti partnerek nagyobb valószínűséggel reagálnak pozitívan, ha prioritást ad az igényeiknek.

Egyszerűsítse a zárási folyamatot a szerződéskezelő szoftverek. Ez létrehozza a szerződés biztonságos digitális másolatait, amelyeket minden fél aláírhat.

10. „Csak küldöm ezt az üzenetet arra az esetre, ha átcsúszna a neten”

Megközelíthetően hangzik az a kifejezés, hogy „csak ütöm ezt az üzenetet, ha átcsúszott a hálón”. Gyengéd emlékeztetőt küld, miközben fenntartja a pozitív hangot. A másik fél nem fogja zavarba hozni az idő előtti reakciót, így elősegíti az együttműködő, megértő kapcsolatot.

Ez azt jelenti, hogy gondosan válassza meg a kifejezéseket. Bár színesítik a beszélgetéseket, a szokatlan kifejezések félreértéseket szülnek. Csak néhány üzenetet használjon, és gondoskodjon arról, hogy az olvasók megértsék a szövegkörnyezet alapján.

Udvarias, professzionális nyomon követési e-maileket küldhet

A munkahelyi kommunikációhoz nincs mindenkire érvényes sablon, ezért a fenti nyitósorokat ennek megfelelően alakítsa át. Az általános hangnem a beszélgetés természetétől függ. Használhat például alkalmi kifejezéseket társaival, de a komoly munkahelyi e-mailekhez hivatalos nyelvezetre van szükség.

És ne hagyja abba a szerkesztést a nyitó sorban. Az e-mailnek szilárd bevezetővel, vonzó szöveggel és erős záróvonallal kell rendelkeznie, hogy szilárd benyomást keltsen. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy a címzettek nem veszik komolyan. Szerkessze többször a piszkozatot az olyan problémák miatt, amelyek miatt professzionálisnak tűnik, például elírások, szöszmötölések és szükségtelen mellékletek.