Hogyan válasszuk ki a megfelelő projektmenedzsment eszközt

Ha valami fontoson dolgozik egy kis csapattal vagy egy személyes projekten, fontos, hogy naprakész legyen, és megszervezze a munkafolyamatait. Ennek legjobb módja egy projektmenedzsment eszközbe való befektetés. Speciális szoftverek segítségével egyszerűsítheti a munkafolyamatot, és rendben tarthatja a mozgó alkatrészeket.

Azonban, mivel rengeteg lehetőség van, hogyan válassza ki a megfelelőt? Az első lépés annak ismerete, hogy milyen funkciókat és szempontokat kell keresni. Koncentrálj arra, ami igazán számít neked és csapatodnak. Gondoljon a funkcionalitásra, a rugalmasságra, a felületre, a biztonságra és a támogatásra.

1. Jellemzők és funkcionalitás

Mielőtt projektmenedzsment eszközt keresne, meg kell találnia azokat a funkciókat, amelyek segítenek a dolgok hatékony elvégzésében. Tegyen fel magának néhány kérdést, mielőtt továbblép. Például egyedül vagy csapattal fog dolgozni? Ha ez utóbbi, akkor mekkora a csapata? Milyen eszközökre van szükséged, és mit tudsz nélküle?

Általában a feladatok, mérföldkövek, ütemezések és idővonalak létrehozására van szüksége, hogy mindenki a pályán maradjon. Minél testreszabhatóbbak és rugalmasabbak ezek az eszközök, annál jobb. Egyes eszközök lehetővé teszik ismétlődő feladatok, függőségek és értesítések beállítását a projektek hatékony mozgásának biztosítása érdekében.

Egyes eszközök sokoldalúbbak, mint mások. Például megteheti használja a ClickUpot a személyes termelékenység eszközeként valamint kis csapatoknak. Tehát az első lépés a munkafolyamat igényeinek felmérése, majd a legmegfelelőbb eszköz kiválasztása.

2. Egy interfész, amelyet valóban használni fog

Sok projektmenedzsment eszköz rendkívül sokoldalú, és alkalmazkodni tud a különböző helyzetekhez. Például, sok mindent megtehetsz a Notionnal, mint például a jegyzetelés, a teendőlisták létrehozása vagy akár az egyéni CRM felépítése. Bár talán ez az egyik legjobb eszköz a termelékenység növelésére, néhányan valami egyszerűbbet részesítenek előnyben, amivel gyorsan megszokják.

Ha ez a helyzet, keressen egy egyszerű és intuitív kialakítást, amelyben néhány kattintással könnyen navigálhat. A funkcióknak könnyen elérhetőnek kell lenniük, és nem kell a menük rétegei alá temetni. A felsorolásjelek, a számozott listák és a rengeteg szóköz megkönnyíti az utasítások és információk beolvasását.

Az alkalmazásnak rendelkeznie kell egy irányítópulttal is, amely egy pillantással áttekintést ad a feladatokról, ütemezésekről és értesítésekről, hogy hatékonyan tájékozódhasson mindenről. Ne feledje, hogy ezt az eszközt szinte minden nap fogja használni, ezért találjon valamit, amit valóban szívesen használ.

3. Személyre szabási lehetőségek

Az ideális eszköznek teljes ellenőrzést kell biztosítania afelől, hogy mely funkciók és nézetek láthatók Ön vagy csapata számára. Néhányuknak szüksége lehet egy egyszerű Kanban táblára és feladatlistára, míg mások a diagramokat, grafikákat és időkövetőket részesítik előnyben az adatok megjelenítéséhez. Akárhogy is, a szakaszoknak testreszabhatónak és könnyen engedélyezhetőnek vagy letilthatónak kell lenniük.

Egyéni mezőket, nézeteket és szűrőket is hozzáadhat a valóban fontos előrehaladás nyomon követéséhez. Előfordulhat például, hogy bizonyos feladatokat egy ügyfél nevével vagy prioritási szintjével szeretne megcímkézni. Hasonlóképpen, érdemes lehet egy egyéni nézetre, amely csak a csapatához rendelt magas prioritású feladatokat jeleníti meg.

4. Együttműködés és kommunikáció

Az együttműködés minden jó projektmenedzsment eszköz kulcsa. Valami olyasmit szeretne, amely lehetővé teszi a csapattagokkal és ügyfelekkel való egyszerű együttműködést, így mindenki nyomon követheti az előrehaladást és tájékozott maradhat. Győződjön meg arról, hogy felvehet felhasználókat, és megadhatja a hozzáférési szintjüket.

Adminisztrátorokat, különböző jogosultságokkal rendelkező csapattagokat és korlátozott hozzáférésű ügyfeleket kell felvennie. A feladatok és a határidők kiosztásának is egyszerűnek kell lennie. Amikor egy feladatot kiosztanak, a megbízottat azonnal értesíteni kell egy értesítéssel. Ettől eltekintve a csapattagoknak képesnek kell lenniük megjegyzéseket fűzni a feladatokhoz, megosztani a frissítéseket, kérdéseket feltenni, és könnyedén megoszthatnak fájlokat.

5. Rugalmasság

A jó projektmenedzsment eszköz az, amely alkalmazkodik az Ön igényeihez, ahogy a projekt hatóköre, összetettsége és adatai nőnek. Az eszköznek képesnek kell lennie arra, hogy a teljesítmény vagy az együttműködés veszélyeztetése nélkül kezelje ezt az adat- és összetettségnövekedést.

Ha tovább bővíti a projektet, végül több eszközre lesz szüksége az összes folyamat kezeléséhez. Ezért fontos, hogy az eszköz jól integrálható legyen más szoftverekkel, például fájlmegosztó alkalmazásokkal, e-mail szolgáltatásokkal és üzleti eszközökkel.

6. Mobil elérhetőség

Ha a csapat bizonyos tagjai távolról dolgoznak, és nem mindig férnek hozzá egy dedikált munkaterülethez, egy mobilalkalmazás segítségével szinte bárhonnan kapcsolatban maradhatnak. Ellenőrizze, hogy az eszköz rendelkezik-e dedikált iOS- vagy Android-alkalmazással, és hogy a funkciók átkerülnek-e a teljes asztali élményből.

A felhasználóknak legalábbis képesnek kell lenniük válaszolni a megjegyzésekre, ellenőrizni a hozzárendelt feladatokat, és lépést kell tartaniuk a projekt előrehaladásával a mobilalkalmazás használata közben. Ez manapság kevésbé probléma, mint néhány a legjobb projektmenedzsment eszközök már rendelkezik dedikált mobilalkalmazásokkal, amelyek produktív élményt nyújtanak.

7. Biztonság és adatvédelem

Bár sok ember figyelmen kívül hagyja a biztonsági szempontot, ez elengedhetetlen, ha az eszközt bizalmas projektekkel kapcsolatos adatokkal, dokumentumokkal és információkkal bízza meg. Titkosító eszközök, mint pl Az SSL-tanúsítványok rendkívül fontosak. Ez azt jelenti, hogy adatai és dokumentumai kódolva vannak, hogy megakadályozzák az illetéktelen hozzáférést.

A kéttényezős hitelesítés is fontos, amelyhez nem csak jelszóra van szükség, hanem a telefonra vagy egy hitelesítő alkalmazásra küldött kódra is. Ez sokkal nehezebbé teszi a hackerek számára, hogy hozzáférjenek fiókjához.

Végül ügyeljen az adatmentési és helyreállítási eszközökre. Lehetséges, hogy a szoftverszerverek leállnak, vagy kibertámadások áldozataivá válnak. A rendszeres automatizált biztonsági mentések és az adatok visszaállítására és futtatására vonatkozó terv létfontosságú ilyen helyzetekben.

8. Árak és tervek

Sok projektmenedzsment eszköz ingyenesen használható, de legtöbbjük előfizetés mögé zárt funkciókkal rendelkezik. Előfordulhat, hogy egy bizonyos eszközt teljesen ingyenesen használhat, de korlátozott hozzáférést kap a fedélzetre felvehető személyek számához.

Győződjön meg arról, hogy az Ön által használt eszköz ésszerű árú, és tökéletesen illeszkedik a projekt költségvetéséhez. Miközben figyelembe veszi az árat, ellenőrizze az online véleményeket, hogy megtudja, jó-e az ügyfélszolgálat. Könnyű hozzáférést szeretne csevegni, felhívni vagy e-mailt küldeni a cégnek, ha valami rosszul sül el.

A projektmenedzsment eszköz nagyon fontos azoknak a vállalkozásoknak vagy az embereknek, akik a jövőben potenciális növekedést rejtő dolgot szeretnének építeni. Lehet, hogy ez nem olyan fontos a független szabadúszók számára, de továbbra is sokat segít a munkafolyamat egyszerűsítésében és abban, hogy ne mulass el a határidőket.

A legjobb az egészben az, hogy sok ilyen eszköz nem csupán projektmenedzsment szoftver. Használhatja őket jegyzetek készítéséhez, útiterv készítéséhez, vagy akár munkanaptárként is. Ez a többfunkciós funkció nagy értékké teszi őket, ha minden funkcióhoz megtalálja a megfelelő használati esetet.