6 e-mail hatékonyságnövelő eszköz, amellyel órákat takaríthat meg

Az e-mail továbbra is szerves helyet foglal el a mai munkahelyeken, annak ellenére, hogy elterjedtek a praktikus funkciókkal rendelkező kommunikációs eszközök. Megbízható eszközként a belső kommunikációhoz, az ügyfelek megszólításához és a regisztrációhoz használt online azonosítóhoz A különféle szolgáltatások esetében létfontosságú a legjobb e-mail-hatékonysági eszközök használata ennek maximalizálása érdekében technológia.

Ez miért fontos? Az e-mailek termelékenységének növelésével egyszerűsítheti kommunikációs folyamatát, elkerülheti a beérkező levelek zsúfoltságát jelentő e-mailek beáramlását, és több időt szabadíthat fel más feladatokra. Az alábbiakban bemutatjuk a legjobb eszközöket az e-mailek hatékonyságának növelésére.

1. ChatGPT e-mailek írására

A ChatGPT egy mesterséges intelligencia által vezérelt chatbot, amely képes szimulálni az emberhez hasonló beszélgetéseket, és természetesnek hangzó válaszokat generál. Az egyik hihetetlen módja annak, hogy a ChatGPT-t a munkanapja fokozására használja, ha írósegédként vagy pontosabban e-mail-vázlatok készítésére használja.

Mindössze annyit kell tennie, hogy használja a ChatGPT-t nehéz e-mailek írására munkahelyén megy a OpenAI weboldal és hozzon létre egy fiókot, ha nincs. Ezután adjon kontextust ahhoz, amit az e-mailben írni szeretne.

Például az Ön szerepe, kinek küldték az e-mailt, és mit szeretne elérni a beszélgetéssel. Ezután kérje meg a ChatGPT-t, hogy írja meg az e-mail piszkozatát. Ezt a piszkozatot a jelenlegi állapotában használhatja, vagy módosíthatja, ha szükséges.

Alternatív megoldásként használhatja a Microsoft Bing Chatet, egy beépített társalgási csevegőbotot, amelyet az OpenAI GPT természetes nyelvi rendszere hajt, ugyanaz a technológia, mint a ChatGPT.

A Bing Chat használatának egyik előnye, hogy be van építve a Microsoft Edge böngészőbe. Csak annyit kell tennie iratkozzon fel az AI-alapú Bing-keresésre az Edge-ben, és használja azt Összeállít funkciót az oldalsávon az e-mail írásához.

2. GrammarlyGO e-mailek szerkesztéséhez és írásához

Miután elkészítette e-mailjét, a következő lépés az elírási és egyéb hibák szerkesztése. A GrammarlyGo a következő e-mail hatékonyságnövelő eszköz, amelyet érdemes megfontolni. Így, mi az a GrammarlyGO? Ez egy generatív AI-képességekkel rendelkező szerkesztőeszköz, amely segíthet az írási munkafolyamat és a termelékenység javításában.

A GrammarlyGO segítségével ellenőrizheti az írásjeleket és a helyesírási hibákat, kijavíthatja a nyelvtani hibákat, és javíthatja az írást. Ezenkívül kihasználhatja a Grammarly generatív mesterséges intelligencia képességeit az e-mailek összeállításához vagy átírásához.

Mindössze annyit kell tennie, hogy regisztrál egy ingyenes Grammarly-fiókra, amely hozzáférést biztosít az alapvető írási és szerkesztési javaslatokhoz, valamint havi 100 felszólításhoz. Ezenkívül letöltheti a Grammarly bővítményét a böngészőjébe, hogy közvetlenül a böngészőből szerkeszthessen és generáljon tartalmat anélkül, hogy el kellene hagynia az oldalt.

3. Tüske az e-mailezési élmény egyszerűsítéséhez és javításához

Ha olyan innovatív megoldást keres, amely túlmutat a hagyományos e-mail klienseken, A Spike egy innovatív megoldás, amely javíthatja az e-mailezési élményt és a termelékenység.

Kezdjük néhány olyan fő problémával, amelyek gyakran sok e-mail klienshez kapcsolódnak, mint például a zsúfolt beérkező levelek és az e-mailek automatikus rendezésének korlátozott lehetősége.

A Spike beépített szervezési funkciójával Fontos levelek, könnyedén rendezheti a kevésbé fontos e-maileket, például a promóciós e-maileket és a közösségi média alkalmazások értesítéseit egy másik beérkező levelek között, az ún. Egyéb miközben a fontos e-maileket a Fontos levelek.

Ezután a Spike csevegésszerű szálai, amelyek hasonlóak az üzenetküldő alkalmazásokban láthatókhoz, lehetővé teszik az ismerőseivel folytatott beszélgetések egyszerű követését. Ez a párbeszédes megközelítés leegyszerűsíti és javítja az e-mailezési élményt, lehetővé téve az e-mailek gyors navigálását.

Ezenkívül a Spike segítségével az összes e-mail fiókját egyetlen portálba egyesítheti, hogy nyomon követhesse a különböző fiókokból származó e-maileket anélkül, hogy váltana közöttük. Miközben annak Szuper keresés funkció megkönnyíti, hogy megtalálja, amit keres.

4. Zapier az e-mail munkafolyamatok automatizálásához

Ha a leggyakrabban használt eszközöket integrálja a termelékenységi verembe, időt takaríthat meg, és javíthatja termelékenységét, mivel lehetővé teszi az adatok szinkronizálását a különböző alkalmazások és platformok között. Figyelembe véve, hogy mennyi időt tölt az e-mail postaládájában, ésszerű az e-mailjeit más, rendszeresen használt alkalmazásokkal és szolgáltatásokkal összekapcsolni.

Használhat munkafolyamat-automatizálási eszközt, például a Zapiert, hogy összekapcsolja e-mailjeit más népszerű termelékenységi eszközökkel. Például használhatja a E-mail a Zapier integrációval hogy összekapcsolja e-mailjeit a Slack-kel, és az összes bejövő e-mailt egy adott Slack-csatornára küldje. Ön Google Naptár felhasználó? A Zapier segítségével automatikusan létrehozhat Google Naptár-eseményeket a bejövő e-mailekből.

A Zapier lehetővé teszi egyéni automatizált munkafolyamatok létrehozását is az e-mailekhez és egyéb eszközökhöz kapcsolódó ismétlődő feladatok kezelésére. Ezek a Zapier-integrációk jelentősen növelhetik az e-mailek termelékenységét.

5. SaneBox a beérkező levelek rendszerezéséhez

Nehéz bármit is elérni, ha a beérkező levelek zsúfoltok, és az idő nagy részét az e-mailek válogatásával tölti. A SaneBox egy intelligens e-mail megoldás, amely segít a beérkező levelek automatikus rendszerezésében.

A SaneBox segítségével megtisztíthatja beérkezett üzeneteit, ha átvizsgálja e-mailjeit, és megkeresi azokat az alkalmazásokat, webhelyeket és hírleveleket, amelyekre feliratkozott, és kiválasztja azokat, amelyeket a kukába szeretne helyezni.

Ezután a SaneBox a mesterséges intelligencia segítségével rendezi az e-mail postaládáját azáltal, hogy azonosítja az azonnali figyelmet igénylő e-maileket, míg a kevésbé fontosakat besorolja @SaneLater mappát. Ezenkívül megtaníthatja a SaneBoxot az e-mailek rendszerezésére úgy, hogy manuálisan küldi el az e-maileket meghatározott mappákba.

Például spam jellegű e-maileket küldhet a @SaneBlackHole vagy hozzon létre egy külön mappát a családtagoktól érkező e-mailek számára. A SaneBox megjegyzi, és automatikusan hozzáadja az összes bejövő e-mailt a megfelelő mappákhoz.

6. Todoist hogy az e-maileket feladatokká alakítsa

Az e-mailek hatékonyságának javításának egyik legjobb módja, ha e-mailjeit végrehajtható feladatokká alakítja. A Todoist egy hatékony teendőlista-alkalmazás, amely segíthet a feladatok megszervezésében és a több elvégzésben.

Telepítheti a Todoist a Gmailhez vagy a Todoist for Outlook bővítmények, amelyekkel az e-maileket közvetlenül a beérkező levelek közül gyorsan feladatokká alakíthatja. A telepítés után nyisson meg minden olyan e-mailt, amelyet Todoist feladattá szeretne alakítani, kattintson a Todoist ikonra, nevezze el a projektet, állítsa be a határidőt és a prioritási szintet, majd kattintson a gombra FELADAT HOZZÁADÁSA.

Töltsön kevesebb időt az e-mail postafiókjában, és végezzen többet

Kommunikációs eszközként az e-mailnek meg kell adnia azokat az információkat, amelyekre szüksége van a döntések meghozatalához és a cselekvéshez. Ha túl sok időt tölt a postaládájában, az akadályozza a munka hatékony elvégzését.

Ideje tehát proaktív megközelítést alkalmazni a fent felsorolt ​​e-mail-hatékonysági eszközök használatával. Ezzel könnyebben rendszerezheti beérkező leveleit, csökkentheti az e-mailek túlterheltségét, lépést tarthat a legfontosabb e-mailekkel, gyorsabban válaszolhat, és ideje felszabadulhat a fontosabb feladatokra.