Hogyan írjunk részvétnyilvánító e-mailt a munkahelyen (sablonokkal)

Amikor egy munkatárs veszteséget él át, az Ön átgondolt támogatása nagy megnyugvást jelenthet számára. A részvétnyilvánítás e-mailben azonban meglehetősen nehéz lehet. Ahelyett, hogy vigasztalná őket, a végén még nagyobb szorongást okozhat kollégájának, ha véletlenül rosszat mond.

Ezért tudnia kell, hogyan kell professzionális részvétnyilvánító e-mailt írni a munkahelyén. Olvasson tovább, hogy megtudja, mit tehet és mit ne tegye az e-mailben történő vigasztalás lehetőségét. Különféle részvétnyilvánító e-mail-sablonokat is tartalmaztunk, amelyek segítségével kifejezheti együttérzését.

Teendők részvétnyilvánító e-mail írásakor

Íme néhány dolog, amit meg kell tennie részvétnyilvánító e-mail írásakor:

Megfelelő tárgysor

Kezdje az e-mailt a megfelelő tárgysorral. Használhat olyan kifejezéseket, mint: „Sajnálom a veszteségét”, „Részvétem”, „Részvétem” vagy „Sajnálom, hogy veszteségéről értesültem”.

A cél az, hogy valami tömöret és lényegre törőt írjon, hogy munkatársa azonnal tudja az e-mail célját. Ezután eldönthetik, hogy kinyitják-e vagy sem.

Egyenesen a lényegre

Ha professzionális beállításokról van szó, van néhány gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni az e-mailek nyitósoraiban. Tehát soha ne térjen le a pályáról, és ne beszéljen egymással nem összefüggő dolgokról, különösen akkor, amikor szakmai részvétnyilvánító e-maileket ír.

Meg kell értenie, hogy a munkatársa gyászol, ezért nem szabad feleslegesen hosszú e-mailekkel pazarolnia az idejét. Menjen közvetlenül a lényegre, mondván valami ilyesmit: „Hallottam a veszteségéről, és legmélyebb részvétemet fejezem ki”, vagy egyszerűen csak: „Nagyon sajnálom a veszteségét”.

Tedd személyre szabott

Ha tudja, hogy munkatársa milyen kapcsolatban volt az elhunyttal, fontolja meg ennek az információnak a megadását, hogy az e-mail személyre szabottabb hangzású legyen. Példa erre: „Nagyon sajnálom, hogy a testvére elhunyt.”

Ha személyesen ismeri az elhunyt személyt, fontolja meg, hogy a részvétnyilvánító e-mailben egy közös emléket is írjon róla. Ezzel nem csak emléküket tiszteljük, hanem a gyászolók iránti támogatásukat is kifejezzük.

Ajánlja fel támogatását

A részvétnyilvánító e-mail utolsó részében feltétlenül ajánlja fel a támogatását munkatársának. Mondd el nekik, hogy mindig ott leszel nekik, és teljes támogatást kapnak ebben a nehéz időszakban. Így a munkatársa nem érzi magát egyedül a gyászfolyamatban.

Ennél is fontosabb, hogy készen álljon arra, hogy felajánlja a támogatását, ha a munkatársa ezt kéri, akár egy gyors hívás, akár egy személyes látogatás formájában. De ha jelenleg nincs is szükségük segítségre, kollégája mindenképpen értékelni fogja a gesztust.

Ezután befejezheti az e-mailt egy professzionális aláírással, mivel ez az egyik legjobb e-mail etikett hogy ezt tegye. Ez nem csak professzionálisabb megjelenést tesz lehetővé, hanem abban is segít, hogy a címzett kapcsolatba lépjen Önnel, ha szükséges.

Kerülendő dolgok részvétnyilvánító e-mail írásakor

Íme néhány dolog, amit mindenáron kerülnie kell, ha részvétnyilvánító e-mailt ír professzionális környezetben:

Alkalmi üdvözlet

Ha professzionális e-mailekről van szó, a hüvelykujjszabály az, hogy kerüljük a hétköznapi üdvözléseket. Ez különösen fontos, ha részvétnyilvánításról szóló e-mailekről van szó.

Ehelyett többféle szakmai üdvözletet is használhat, például „Üdvözlöm”, „Tisztelt Mr/Mrs” vagy egy egyszerű „Mr/Mrs” szót a munkatársa neve előtt. Ha a gyászoló közeli munkahelyi barátja, használhatja a „Hello”-t. De minden hétköznapibb durvának tűnhet.

Vallási meggyőződést feltételezve

Soha nem jó ötlet kolléga vallásos meggyőződését feltételezni, és a vallási részvétnyilvánítást belefoglalni az e-mailbe e feltételezések alapján. Kollégája ezt nem helyénvalónak vagy egyenesen tiszteletlennek találhatja.

De ha közel áll a gyászolókhoz, és őszintén hiszi, hogy megvigasztalja őket, ha megemlít egy ismerős vallási mondást, megteheti. De ügyeljen arra, hogy rövid legyen, és a szavak helyesen legyenek megfogalmazva.

Kéretlen tanácsok adása és veszteségük összehasonlítása a sajátjával

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy kéretlen tanácsot adnak a részvétnyilvánítás során. Meg kell értenie, hogy ha szükséges, az ember önállóan kér tanácsot. Ezért kerülje el az olyan szavakat, mint például: "Próbáljon elfoglaltnak maradni, hogy elterelje gondolatait erről a tragédiáról."

Továbbá senki sem akarja, hogy a gyászát érvénytelenítsék, vagy valaki máséhoz hasonlítsák. Ezért ügyeljen arra, hogy ne hozzon párhuzamot a munkatársai elvesztése és a sajátja között.

Részvétnyilvánító e-mail sablonok

Íme néhány részvétnyilvánító e-mail-sablon, amelyek segítségével kifejezheti támogatását munkatársa felé. A következőket is létrehozhatja:

1. sablon:

Tárgysor: Részvétem

Szia [Munkatárs neve]!

Mélységes szomorúsággal hallom a veszteségét. Szeretném kifejezni legmélyebb részvétemet. [Elhunyt neve] csodálatos ember volt, és szeretettel emlékszem rájuk abból az időből, amikor találkoztunk [Állam, amikor találkozott az elhunyttal].

Szeretném, ha tudnád, hogy itt vagyok neked, ha szükséged van valamire.

Üdvözlettel,

[A neved]

Olvass tovább

2. sablon:

Tárgysor: Őszinte részvétem.

Kedves [Munkatárs neve]!

Hallottam a családod közelmúltbeli veszteségéről. Kérem, fogadja legmélyebb együttérzésemet. Remélem, megnyugvást talál a velük megosztott jó emlékekben. [Issze be a közös jó emléket] még mindig az egyik legkedvesebb emlékem velük kapcsolatban, amelyet mélyen őrzök.

Ha bármire szüksége van, vagy szeretne valakivel beszélni, kérem, vegye figyelembe, hogy csak egy hívásnyira vagyok.

Tisztelettel,

[A neved]

Olvass tovább

3. sablon:

Tárgysor: Együttérzésem.

Kedves [Munkatárs neve]!

Nagyon sajnálom, hogy [elhunyt neve] elhunyt. Remélem, minden támogatást megkapsz, hogy átvészeld ezt a nehéz időszakot. Kérem keressen, ha bármire szüksége van.

Üdvözlettel,

[A neved]

Olvass tovább

A szakmai részvétnyilvánító e-mailek erősíthetik a munkakapcsolatokat

Ezek a professzionális részvétnyilvánító e-mailek írásához szükséges lépések és tiltások, valamint néhány sablon, amelyek segítenek Önnek. Kezdje e-mailjét egy tömör tárgysorral, és üdvözölje a professzionálisan.

Ne felejtse el rövidre írni az e-mailt, kifejezni részvétét és támogatását. Ezenkívül feltétlenül olvassa el még egyszer az e-mailt, mielőtt megnyomja a „Küldés” gombot, nehogy véletlenül olyasmit mondjon, ami tovább ront a helyzeten.