9 nem szakmai hiba munkahelyi videohívások fogadásakor

Sok szakember még mindig alábecsüli a virtuális találkozókat. Keveset vagy egyáltalán nem készülnek fel, mivel ezek a hívások videokonferencia-platformokon keresztül zajlanak, ráadásul kikapcsolhatják a kamerát és a mikrofont.

Bár a virtuális találkozók kényelmesebbek, mint a személyes összejövetelek, nem kevésbé fontosak. A rosszul felkészültség késedelmet okozhat, akadályozhatja az együttműködést vagy összezavarhatja az üzeneteket. A professzionális, hatékony virtuális értekezletek biztosítása érdekében kövesse ezeket a tippeket, amikor munkahelyi videohívásokat szervez és vesz részt.

1. Kilátás a biztonsági intézkedésekre

Az adatvédelmi intézkedések figyelmen kívül hagyása a munkával kapcsolatos videohívások megkezdése előtt nem professzionális és nem biztonságos. Megbeszéléseit behatolási támadások kockázatának teszi ki, amikor harmadik felek véletlenszerű videokonferencia-hívásokat térítenek el, például Zoom bombázás. Vegye figyelembe, hogy a behatolóknak különböző indítékai vannak. Vannak, akik csak internetes trollok, akik bosszantani akarják az embereket, mások azonban képzett kiberbűnözők, akik adatlopást hajtanak végre.

A legjobb módszer az ülések védelme a következőkkel:

• Jelszavak beállítása: Állítson be egyedi jelszót minden találkozóhoz – ügyeljen arra, hogy ezt privátban küldje el a résztvevőknek.
• Várószobák engedélyezése: Lehetővé teszik a résztvevők szűrését és megerősítését a csatlakozás előtt.
• Limitált résztvevők: Könnyebb kezelni a virtuális megbeszéléseket korlátozott számú résztvevővel.

Érdemes elolvasni a módszereket őrizze meg magánéletét a videokonferencia-platformok használatakor.

2. Hagyja bekapcsolva mikrofonját a megbeszélések során

Ne hagyja bekapcsolva a mikrofont a videomegbeszélések során. Véletlenszerű zajokat vesz fel a közeli emberekből, házi kedvenceiből és futó készülékeiből, amelyek a résztvevők figyelmét elvonhatják. Rosszabb esetben az Ön végéből jövő hang elnyomhatja mások hangját.

A hang és a hang tisztaságának biztosítása érdekében megfontoltan használja a némítás funkciót. Kapcsolja be a mikrofont, amikor beszél, némítsa el magát, amikor hallgat, és kattintson a képernyőn megjelenő hangulatjelekre, ha meg kell szakítania a hangszórókat.

Igaz, a mikrofon be- és kikapcsolása bosszantó lehet a hosszú megbeszélések során. De ez egy egyszerű, de hatékony módja annak, hogy a beszélgetések során kifejezze tiszteletét mások hozzájárulása és figyelmessége iránt.

3. Rossz videohívás hátterek beállítása

Az alkalmazottaknak ügyes, professzionális hátteret kell találniuk a virtuális megbeszélésekhez – ez javítja a másokban hagyott benyomást. Szervezett egyéniségnek fognak tekinteni, aki mindig a dolgok felett áll. Alternatív megoldásként a rendetlen, piszkos környezet olyan embernek tűnhet, aki alig vesz részt online találkozókon vagy együttműködéseken.

Természetesen ez nem azt jelenti, hogy könyvtári polcokat kellene építeni az otthoni irodájában. Egy sima, tiszta fal minimális akadályokkal egyszerűnek és minimalistanak tűnik, ráadásul nem tartalmaz zavaró elemeket.

De ha korlátozott helyen dolgozik, szerkessze a hátteret. Tegyük fel, hogy gyakran használja a Zoom-ot. Görgethet a Zoom virtuális hátterein, vagy elhomályosíthatja a környezetét közvetlenül a Zoom-hívás megkezdése előtt. Érdemes lehet tanulni is hogyan tervezheti meg saját Zoom hátterét.

4. Privát csevegési funkciók használata személyes beszélgetésekhez

Kerülje a privát csevegés funkció használatát a videokonferencia-alkalmazásokban személyes beszélgetésekhez, különösen akkor, ha nem munkával kapcsolatos ügyeket oszt meg. Előfordulhat, hogy a felettesei láthatják ezeket az üzeneteket. Míg a házigazdák nem láthatják valós időben a privát csevegéseket, egyes alkalmazások megjelenítik őket a hívás utáni értekezletek nyilvántartásában. Nyugodtan feltételezhető, hogy a munkáltatók teljes ellenőrzést gyakorolnak a vállalat által biztosított számlák felett.

De még ha a vezetői nem is nézik át manuálisan a privát beszélgetéseket, a munkahelyi hívások során nem helyénvaló becsmérlő megjegyzéseket tenni. Büntetést kaphat, ha valaki látja az üzeneteit. Összpontosítson a tiszteletteljes, produktív légkör fenntartására – tartsa a viccelődést a megfelelő csatornákra.

5. Online találkozókon való részvétel helytelen beállításokkal

Míg a távoli és hibrid munkavégzési modellek rugalmasságot kínálnak, akkor is részt kell vennie a virtuális megbeszéléseken a megfelelő beállításokkal. Hagyja abba a munkahívásokban való részvételt vezetés, utazás vagy étkezés közben. Csak elvonod mások figyelmét, ha véletlenszerű, esztelen válaszokat adsz ki, amikor a figyelmed megoszlik.

A legjobb megközelítés az, ha közöljük a helyzetünket. Vagy ütemezze át az értekezleteket a következő elérhetőségre, vagy iratkozzon le teljesen – mindkettő megfelelőbb, mint a részvétel színlelése érdekében csatlakozni hozzájuk. Ha nem rendelkezik megfelelő beállítással az otthoni hívások lebonyolításához, érdemes lehet egy közös munkaterülethez való csatlakozást is megfontolni. Ha igen, győződjön meg róla vegye figyelembe a különböző tényezőket, mielőtt kiválasztja a közös munkaterületet.

Írjon professzionális, egyedi OOO e-mailt, mielőtt szabadságra indulna. Győződjön meg arról, hogy munkatársai tudják, kihez fordulhatnak sürgős kérések és üzenetek esetén, különben megszakítják a szünetet.

6. Későn csatlakozik az online találkozókhoz

A pontosság fontos a személyes és a virtuális találkozóknál egyaránt. Megfontolatlan túl későn kezdeni a hívásokat, és késéseket okozni. Mindenki idejét vesztegeti azzal, hogy rád vár.

Ezenkívül a legtöbb videokonferencia-alkalmazás figyelmeztetést jelenít meg, amikor a felhasználók belépnek a helyiségbe, vagy elhagyják azt, amit mások bosszantónak találhatnak. Vegyük például a Zoom-ot. Hangos buborékhangokat ad ki, amikor valaki csatlakozik a híváshoz – nem lehet észrevétlenül besurranni a megbeszélésekre. Még az is előfordulhat, hogy megszakítja a fő szónok gondolatmenetét.

A késések elkerülése érdekében ütemezzen be emlékeztetőket a naptáralkalmazásokban. Állítsa be az ébresztőket úgy, hogy öt perccel a találkozók előtt szólaljanak meg, majd szinkronizálja őket minden munkahelyi és személyes eszközén.

7. Nem sikerült felkészíteni az eszközt a képernyőmegosztásra

Előzetesen készítse elő eszköze(ke)t, ha munkahelyi hívásokhoz használja a képernyőmegosztó funkciót. Ideális esetben törölnie kell az összes mappát, amelyben navigálni fog. A zökkenőmentes prezentációk érdekében rejtse el a bizalmas fájlokat, a személyes fájlokat és a nem megfelelő tartalmakat, többek között a munkával nem kapcsolatos elemeket. Semmi sem kínosabb, mint ha a munkatársai valami privát dolgot látnak.

A gyakran előadásokat tartó szakembereknek kérniük kell a kijelölt munkaeszközöket; ellenkező esetben időt pazarol a fájlok törlésére és visszaállítására.

8. Nem gondol semmit a megjelenésébe

Ne feltételezzük, hogy a virtuális értekezletek nem kötelezőek a kamerával. Üzleti partnerei vagy felettesei időnként megkérhetik Önt, hogy kapcsolja be a kamerát – ügyelnie kell arra, hogyan néz ki. Mossa meg az arcát, fésülje meg a haját, és vegye fel a munkának megfelelő felsőt. Ezenkívül helyezze a fényképezőgépet fényforrás közelébe, hogy az arca tiszta és látható legyen.

9. Hanyagul bekapcsolódva kötetlen beszélgetésbe

Gyakori, hogy az alkalmazottak kis beszélgetéseket folytatnak, miközben arra várnak, hogy a többi résztvevő csatlakozzon a munkahívásokhoz. Kellemes dolgok törik meg a kínos csendet a találkozók kezdete előtt. Bár egy kicsit felhozhat nem munkával kapcsolatos témákat is, kérjük, korlátozza magát a munkához illő megjegyzésekre. Ne izgulj túl csak azért, mert a barátaid is telefonálnak. Képzelje el, milyen kínos lenne, ha üzleti partnerei, ügyfelei, kollégái és felettesei hirtelen csatlakoznának.

Ha Ön ad otthont a hívásnak, engedélyezze a várótermet, így kiszűrheti a résztvevőket, és figyelmeztetheti a többi felhasználót. Győződjön meg róla, hogy mindenki összeszedje magát, mielőtt beengedi a tekintélyes embereket. Eközben a résztvevőknek figyelniük kell az új résztvevők hangjelzésére.

A házigazdai munka úgy hív, mint egy üzletember

Mivel egyre több vállalat alkalmazza a hibrid és távmunkát, a virtuális találkozók fokozatosan általánossá válnak. Hagyd abba, hogy kevésbé kezeld őket, mint a személyes találkozásokat. Az olyan apróbbnak tűnő hibák, mint a fényképezőgép kikapcsolása, az ápolatlan megjelenés és a rendetlen háttér használata, nem professzionálisak. A felkészületlenséged végül megsértheti a munkatársaidat.

Hozzon létre egy egyszerű rutint, mielőtt videohívásba kezdene. Tedd szokásoddá, hogy átöltözz munkaruhába, teszteld eszközeidet, és tisztességes hátteret alakíts ki.