Mondjon búcsút a jegyzetelés gondjainak, és üdvözölje a fokozott termelékenységet.

Ha Ön a felelős azért, hogy feljegyzéseket készítsen és megosszon a csapatával, akkor tudja, milyen nehéz lehet mindent nyomon követni az értekezlet előrehaladtával. Az értekezleten való részvétel során rendszerezettnek kell maradnia, fel kell jegyeznie a legfontosabb pontokat, finomítania kell a részleteket, és ki kell jelölnie a műveleti elemeket a résztvevők számára.

Szerencsére a Google Dokumentumok értekezlet-jegyzetsablonja leegyszerűsíti ezt a folyamatot. Ez a funkció egyszerű, mégis jelentősen javíthatja megbeszélései termelékenységét.

Megbeszélési jegyzetek létrehozása és megosztása a Google Dokumentumokban

A sablonok a termelékenység kenyerét és vajat jelentik. Ahelyett, hogy értékes időt töltene jegyzetei koherens szerkezetének felépítésével, használhatja Google Dokumentumok sablonok és koncentrálj a fontos dolgokra. Ez a sablon a megbeszélés részleteit az Öntől kapja meg az ülés napirendjét a Google Naptárban- lehetővé teszi, hogy gyorsan jegyzeteket készítsen és megossza azokat kollégáival.

Az értekezlet-jegyzetek létrehozása és megosztása a Google Dokumentumok beépített sablonjával meglehetősen egyszerű. A következőket kell tennie:

  1. Nyissa meg a Google Dokumentumok fájlját.
  2. típus @ a dokumentumban, és válassza ki Találkozói jegyzetek (alatt található Építőkockák) a legördülő menüből.
  3. Megjelenik egy menü, amely a Google Naptár összes eseményét tartalmazza. Válassza ki a megfelelő találkozót vagy eseményt.
  4. Adja hozzá a résztvevőket, és kezdje el lejegyezni a jegyzeteit.

Ha az értekezlet jegyzeteit a naptári eseményhez szeretné csatolni, kattintson a gombra Csatolni gombot a jobb oldalon. Ezzel a résztvevők hozzáférhetnek az értekezlet jegyzeteihez a Google Naptárukból.

Alternatív megoldásként dönthet úgy, hogy e-mailben elküldi az értekezlet feljegyzéseit a résztvevőknek. Ehhez kattintson a boríték ikonra bal oldalon.

Az értekezlet jegyzeteihez bármilyen kiegészítő Drive-fájlt is csatolhat. Ehhez kattintson a bal oldali három pontra, és kattintson a gombra Drive-fájlok csatolása.

Műveleti elemek létrehozása és hozzárendelése a Google Dokumentumokban

A találkozó során a csapat valószínűleg megállapodik bizonyos dolgokban akcióelemek amelyeket be kell fejezni. A Google Dokumentumok egyszerű módot kínál ezeknek a műveleteknek a rögzítésére, és a csapatok adott tagjaihoz való hozzárendelésére, ami lehetővé teszi a könnyű nyomon követést. Ezt a következőképpen teheti meg:

  1. Sorolja fel az elvégzendő feladatokat az alatt Akcióelemek.
  2. Kattintson duplán a feladatra a kiemeléshez.
  3. Kattints a Megjegyzés hozzáadása ikonra, és írja be megjegyzését.
  4. Ugyanebbe a szövegmezőbe írjon be egy at jelet (@), amelyet a feladatért felelős személy neve követ.
  5. Jelölje be a jelölőnégyzetet a megjegyzés mezőben a feladat hozzárendeléséhez. Ezt a négyzetet be kell jelölnie, hogy a személy értesítést kapjon a műveleti elemről.
  6. Végül kattintson Hozzárendelni.

A Google Dokumentumok jegyzetelésre való használatának előnyei

A Google Dokumentumok jegyzetkészítő sablonjának használata növelheti a megbeszélés termelékenységét és az együttműködést. A Google Dokumentumok használatának fő előnye a többihez képest jegyzetkészítő eszközök értekezletekhez az, hogy egy ismerős munkaterületen fog dolgozni, és nem kell újat telepítenie.

Íme néhány további ok, amiért érdemes elkezdenie használni a Google Dokumentumokat fontos jegyzetek és műveletek rögzítésére:

1. Valós idejű együttműködés

A Google Dokumentumok valós idejű együttműködési eszközei lehetővé teszi, hogy az értekezlet minden résztvevője lássa a frissítéseket, a hozzárendelt feladatokat és a befejezett elemeket, amikor azok megtörténnek.

2. Jobb elszámoltathatóság

A jelölőnégyzetekkel ellátott műveletelemek hozzárendelése a megfelelő csapattagokhoz biztosítja az elszámoltathatóságot, és arra ösztönözheti csapatát, hogy időben végezzen el feladatokat.

3. Távoli hozzáférhetőség

Mivel a Google Dokumentumok felhőalapú, a megbeszélések jegyzetei bárhonnan elérhetők internetkapcsolattal. A csapattagok fizikai tartózkodási helyüktől függetlenül áttekinthetik, szerkeszthetik és nyomon követhetik a jegyzeteket és feladatokat.

4. Időhatékonyság

A felhasználóbarát kezelőfelület és a beépített jegyzetelési sablon megszabadít a jegyzetek megbeszélés közbeni rendszerezésével járó gondoktól. Ez lehetővé teszi, hogy aktívan részt vegyen az értekezleten, ahelyett, hogy belefáradna a jegyzetelésbe és a szervezésbe.

Egyszerűsítse az értekezleteket a Google Dokumentumokkal

Az értekezlet-jegyzetek létrehozása a Google Dokumentumok segítségével olyan egyszerű, amennyire csak lehet. Ez a remek funkció lehetővé teszi a jegyzetek gyorsabb és hatékonyabb feljegyzését, mint korábban.

Ezenkívül a Google Naptárral való zökkenőmentes integráció biztosítja, hogy Ön és a többi résztvevő valós időben megtekinthesse, együttműködhessen és nyomon követhesse a feladatokat. Ennek a sablonnak a felhasználásával növelheti a termelékenységet és fokozhatja a csapaton belüli együttműködést.