Az Airtable automatizálás használata az egyszerű projektmenedzsmenthez

Ha folyamatosan egy hatékony projektmenedzsment eszközt keres, ne keressen tovább az Airtable-nál. A platform számos funkciót kínál a kiváló adatvizualizációhoz és az egyszerűsített szerkesztéshez. Ezeken kívül az Airtable automatizálni is tudja a feladatokat, csökkentve az adatkezelésre fordított időt és erőfeszítést.

Az Airtable automatizálás kiválóan alkalmas ismétlődő feladatok elvégzésére, például adatbevitelre és e-mail-frissítésekre. Nézzük meg az Airtable ingyenes verziójával elérhető automatizálások összes típusát.

Mik azok az Airtable automaták?

Levehető Az automatizálások előre meghatározott sorozatok vagy munkafolyamatok, amelyek jelentősen növelhetik a termelékenységet az ismétlődő feladatok automatizálása. Csökkentik a kézi folyamatok hibaarányát, miközben időt és erőfeszítést takarítanak meg az ismétlődő feladatok során.

Az Airtable automatizálásának három fő eleme van:

• Trigger: Ez határozza meg azt az eseményt, amely elindítja az automatizálási folyamatot.
• Trigger konfiguráció: Ez az az állapot, amikor a trigger kioldódik. Itt meg kell határoznia azokat a táblázat részleteit és mezőszintű feltételeket, amelyeknek egy rekordnak meg kell felelnie az esemény elindításához.
• Műveletek: Ez határozza meg azt a műveletet vagy műveletsort, amelyet az automatizálás aktiválásakor végre kell hajtani.

Amikor egy Airtable automatika be van kapcsolva, az a bázison lévő eseményeket keresi, amelyek megfelelnek a trigger konfigurációnak. Az automatizálás csak akkor aktiválódik, ha a trigger minden feltétele teljesül.

Hogyan készítsünk automatizálást az Airtable-on

Automatizálás létrehozásához konfigurálnia kell a triggert és a triggert követő műveletek halmazát. A következőképpen állíthat be automatizálást az Airtable-on:

1. lépés: Adjon hozzá egy triggert

Az Automatizálások lapon kattintson a gombra Indító hozzáadása. Ez megmutatja a választható triggerek listáját. A lista az Airtable bázisán belüli triggereket és olyan külső integrációkat tartalmaz, amelyek eseményt indíthatnak el, például a Google Naptárban létrehozott eseményt.

2. lépés: Konfigurálja a triggert

A trigger kiválasztása után megtekintheti és módosíthatja a trigger tulajdonságait. Itt választhatja a trigger típusának módosítását is.

Az aktiválási eseményt a trigger típusa alapján kell beállítani. Például, ha a trigger típusa Amikor a rekord megfelel a feltételeknek, meg kell adnia a figyelni kívánt táblát azon feltételek mellett, amelyeknek a rekordnak meg kell felelnie az esemény elindításához.

3. lépés: Adja hozzá a műveletet

Ezután ki kell választania a végrehajtani kívánt műveletet. Itt számos lehetőség közül választhat, kezdve a rekordok létrehozásától és frissítésétől az e-mailek vagy értesítések küldéséig külső alkalmazásokon. Például,

4. lépés: Konfigurálja a műveletet

Most be kell állítania a műveletet a kiválasztott művelet alapján. Például, ha a művelet az Küldj emailt, meg kell adnia az e-mail címzettjeit, tárgyát, tartalmát és az e-mailbe belefoglalni kívánt adatokat.

5. lépés: Adjon hozzá további feltételeket vagy műveleteket

A korábbi műveletek alapján további logikákat és műveleteket vezethet be az automatizálásba. Ezt a 4. és 5. lépés szükség szerinti megismétlésével teheti meg.

6. lépés: Tesztelje az automatizálást

Az újonnan létrehozott automatizálás futtatása előtt kattintson a gombra Teszt automatizálás annak ellenőrzésére, hogy a trigger és a műveletek a kívánt módon lettek-e beállítva.

7. lépés: Kapcsolja be az automatizálást

Bekapcsolhatja az automatizálást, ha már biztos a beállításában. Vegye figyelembe, hogy ha egy Airtable automatizálás be van kapcsolva, az nem vonatkozik azokra a meglévő rekordokra, amelyek megfelelnek az aktiválási konfigurációnak.

Az Airtable automatizálások integrálása

Az Airtable automatizálások nem csak az alaprekordok létrehozására/frissítésére és e-mailek küldésére korlátozódnak. Integrálhatja olyan külső alkalmazásokkal is, mint a Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Táblázatok, Outlook e-mail, Outlook-naptár, GitHub-problémák, Facebook-oldalak, Salesforce, Jira Cloud, Jira szerver/adatközpont, Twilio és Hootsuite.

Íme néhány példa használati eset az Airtable automatizálás külső integrációjához:

1. Üzeneteket küldhet a Slack egyik munkatársának amikor rekordhoz vannak rendelve: Ennek az automatizálásnak az indítója Ha a rekord megfelel a feltételeknek, és a feltétel az, hogy egy rekord jogosultja egy adott felhasználóra változik. Így az Airtable fogja futtatni a Slack > Üzenet küldése művelet, ha az összes trigger jelen van. Beállíthatja az üzenet szövegét és címzettjeit.
2. Bejegyzés hozzáadása a feladatlistához, ha egy esemény a Google Naptárban jön létre: Itt van a trigger Google Naptár > Az esemény létrehozásakor, és az akció az Rekord létrehozása. Kiválaszthatja, hová kerüljön az új rekord, és megadhatja az adatait.
3. Elvégzett feladatok hozzáadása egy Google-táblázathoz: A trigger itt az Amikor a rekord megfelel a feltételeknek hogy egy rekord állapotmezője készre változott, vagy a rekord szűrt nézetben van, amely csak a befejezett feladatokat mutatja. Az akció az Google Táblázatok > Sor hozzáfűzése lehetőséget. Kiválaszthatja a frissíteni kívánt Google-táblázatot és az alapról a munkalapra migrálandó mezőket.

A levegőztető automatizálás korlátai

Bár az Airtable automatizálása nagyon hasznos lehet, bizonyos korlátozásokkal járnak. Minden Airtable bázishoz legfeljebb 50 automatizálási munkafolyamat lehet, függetlenül attól, hogy aktívak vagy inaktívak. Ezt azonban megkerülheti, ha több műveletet kombinál egyetlen automatizálásban.

Minden Airtable automatizálás legfeljebb 25 művelettel rendelkezhet. Ez sem jelent nagy akadályt, mivel az egyik művelet kimenete egy másik művelet bemenete lehet ugyanabban a munkafolyamatban. Ezenkívül az Airtable automatizálások a tervtől függően eltérő futási korlátokkal rendelkeznek. Ez magában foglalja a sikeres és a sikertelen futtatásokat is.

Az Airtable megőrzi az automatizálási futások előzményeit az egyes végrehajtott automatizálás részleteivel. A funkció terjedelme a munkaterület-tervtől is függ.

Az Airtable ingyenes verziójával csak automatizált e-maileket küldeni a kiválasztott bázison belüli együttműködőknek. Ezt azonban beállíthatja külső e-mail címekhez más munkaterület-tervekben.

Csak új változtatások válthatják ki az automatizálást. Emellett érdemes megemlíteni integráció a Google Dokumentumokkal, a Salesforce, a Jira Cloud, a Jira Server/Data Center és a Twilio nem érhető el az ingyenes csomagban.

Takarítson meg időt az Airtable automatizálásával

Az Airtable automatizálása hatékony módja a folyamatok optimalizálásának és a kézi munka csökkentésének. A megfelelő munkafolyamat-beállítással hetente több órát igényelhet a projektmenedzsment rutinjából.

Tehát, amikor legközelebb egy projektet állít be, szánjon időt és erőfeszítést az Airtable automatizálások beállítására, hogy lazítson, és hagyja, hogy a feladatok maguk végezzenek.