Fedezze fel, hogyan sajátíthatja el a Microsoft Word Változások követése funkcióját, és hogyan teheti hatékonyabbá és élvezetesebbé a szerkesztési élményt.
A Változások követése az egyik legjobb eszköz a Word-dokumentumok szerkesztéséhez és a másokkal való együttműködéshez, de használata bonyolult és zavaros lehet. Ha még nem ismeri ezt a funkciót a Microsoft Wordben, vagy nem bírja a piros jelzéseket és a furcsa beállításokat, még ne add fel a Változások követése funkciót.
Miután megértette, hogyan működnek a különböző összetevők, a funkció használata egyszerűbb. Testreszabhatja a funkciót, hogy rendezettebb rendszert állítson elő, amikor egy dokumentumot vagy valaki más szerkesztéseit tekinti át. Íme néhány ötlet.
1. Változatok megjelenítése léggömbökben
A Változások követése nem csak egy ki-be kapcsoló kapcsoló. Miután megtanulta az alapokat az MS Word Változások követése funkciójával, felfedezheti funkcióit, és még jobban testreszabhatja felhasználói élményét.
Az egyik fő módosítható összetevő a jelölőképernyő. Amikor arra jársz
Áttekintés > Jelölések megjelenítése > Lufi, három lehetőség közül választhat:- Változatok megjelenítése léggömbökben
- Az összes változat megjelenítése soron belül
- Csak a formázás megjelenítése a léggömbökben
A Változások követése alapértelmezés szerint soron belüli átdolgozást használ, ami azt jelenti, hogy kikarcolja a törölt szavakat, és beilleszti a módosításokat magába a szöveg törzsébe. Néhány ilyen átdolgozás kezelhető, de ezekből egy egész könyv fájhat a szemnek. Ezenkívül ez a beállítás nem emeli ki a formázást – ezeknek a módosításoknak a megtalálása nehézségekbe ütközik.
A buborékok csak formázásra való használata előrelépést jelent a soron belüli változatokhoz képest. A törlések és beillesztések továbbra is megjelennek a főtörzsben, de a formátumváltozások buborékokban jelennek meg a szövegtől jobbra lévő panelen.
Ha a soron belüli szerkesztést egyáltalán nem részesíti előnyben, váltson át a buborékos változatokra. Ezután mindent törölhet, beszúrhat és formázhat, és a jobb oldali panelen megjelenik a változtatások listája. Még mindig piros, de a szerkesztések sokkal rendezettebbek és könnyen kezelhetők.
2. Használjon nem vagy egyszerű jelölést a zavaró tényezők elkerülésére
Szerkesztési stílusától függően érdemes lehet először átolvasni a dokumentumot, mielőtt módosítani kezdené, hogy átérezhesse annak folyamatát, olvashatóságát és esetleges hiányosságait. A szöveg jelölésekkel való kitöltése az induláskor kontraproduktív lehet.
A Track Changes két megoldást kínál a Megjelenítés áttekintésre legördülő menü. Egyszerű jelölés elrejti a léggömböket és a soron belüli revíziókat, és csak függőleges piros vonalakat jelenít meg a változtatások helyére. Kattintson e sorok bármelyikére a módosítások gyors megjelenítéséhez. Kattintson újra az elrejtéshez.
Nincs jelölés eltávolítja a függőleges vonalakat is. Nyugodtan olvashatsz és szerkeszthetsz, amíg mást nem választasz. Ha ezen beállítások bármelyikével dolgozik, akkor a dokumentum áttekinthető, minimális zavaró tényezővel. Ha csapatban dolgozol, alakítsd ki a legjobb módja a valós idejű együttműködésnek a Wordben, és állítsa be a Változások követése szabályait, hogy mindenki kényelmesen dolgozhasson.
3. Az összes jelölést vagy az eredetit takarékosan használja
Nem kell megjelenítenie a Word-dokumentum teljes jelölését, hacsak nem szeretne egy bizonyos revíziót áttekinteni vagy a módosításokat integrálni.
Az eredeti szöveget nézni még kevésbé szükséges. Megnézheti az eredeti szöveget, hogy röviden összehasonlítsa a két változatot, például stílus vagy hossz tekintetében, de nagyjából ennyi. Tehát nem kell aktiválnia egyik beállítást sem, amíg valóban szüksége van rájuk. Ez segíthet minimalizálni a csalódottságot a Változások követésével kapcsolatban.
4. Tegye személyre a színeket és a jelöléseket
Amikor több felhasználó dolgozik egy Word-dokumentumon, és változtatásokat hajt végre, a Változások követése funkció különböző színekkel emeli ki a módosításaikat. A Változások követése funkcióval kapcsolatos legmegrázóbb probléma gyakran a jelölések alapértelmezett piros színe, különösen, ha ez uralja a sok átdolgozást tartalmazó szövegeket.
A jó hír az, hogy megváltoztathatja ezt a színt. Valójában minden dokumentumot színkódolhat, amelyen dolgozik.
Ban,-ben Követés szakaszban kattintson a Nyomon követési beállítások módosítása nyíl. Látni fog néhány alapvető beállítást, amelyeket módosíthat, de további lehetőségek eléréséhez kattintson a gombra Haladó beállítások. Ezzel megnyílik egy ablak, amely további lehetőségeket kínál a Változások nyomon követésére.
Jobb színeket választhat a beszúráshoz, törléshez, formázáshoz stb. Még az egyes funkciók jelölését is módosíthatja, a félkövértől a dupla áthúzásig és a szimbólumokig. Ezenkívül még a léggömbök megjelenését is módosíthatja. Merítsen ihletet hatékonyságnövelő alkalmazások hatékony színkóddal vagy egyszerűen válasszon olyan színeket, amelyek kímélik a szemet a Változások követése használatakor.
A megjegyzések írása a következő legjobb módja annak, hogy visszajelzést adjon a Microsoft Word-ről a Változások követése mellett. A megjegyzések túlzott használata azonban a szerkesztési és olvasási élményt éppoly elsöprővé teheti.
Ami megkönnyíti a megjegyzések használatát a Változások követése mellett, az az, hogy előre eldönti, hogyan fogja használni az egyes funkciókat. Ami a megjegyzéseket illeti, fenntarthatja azokat a szerzőhöz intézett kérdések vagy a szöveg javítására vonatkozó ötletek számára – olyan dolgokat, amelyeket nem mondhat el a Változások követése funkcióval anélkül, hogy további pirosat írna.
Ezenkívül a legjobb, ha csak azokat a szavakat emeli ki, amelyek a megjegyzéseihez kapcsolódnak, nem pedig a teljes bekezdéseket. Megjegyzéseit akár csak a fejezetek elején vagy végén is elhelyezheti.
Ha olyan dokumentummal küzd, amely túlterhelt jegyzetekkel és megjegyzésekkel, próbálja meg felfedezni a Megjegyzések megjelenítése legördülő menü. Ez a funkció segíthet abban, hogy a megjegyzéseket az Ön számára érthető módon rendezze, akár olvassa, akár szerkeszti a szöveget.
Alternatív megoldásként, ha a felülvizsgált dokumentum kicsi, de sok mondanivalója van, fontolja meg egy üres oldalt a dokumentum elején vagy végén, és felsorolja azokat a visszajelzéseket, amelyeket megjegyzésekben írt volna ott. Ezt megteheti az egyes fejezeteknél is. A megjegyzések eszköze praktikusabb, de szabadon használhatja, amikor és amikor akarja.
Ne habozzon kreatívkodni a rendelkezésére álló funkciókkal, például a Microsoft Word sorszámainak hozzáadásával a szöveghez, majd a visszajelzés konkrét soraira hivatkozva. Szánjon időt arra, hogy megtanulja mindazt, amit ez a szövegszerkesztő szoftver kínál, és ennek megfelelően alakítson át minden Track Changes feladatot.
7. Változáscsoportok elfogadása vagy elutasítása
A szerkesztő által végzett módosításokat áttekintő íróként fontos, hogy alaposan átgondolja a legtöbb változtatást, még akkor is, ha saját szerkesztéseket hajt végre.
Ha azonban kisebb javításokról van szó, például formázási vagy helyesírási javításokról, van egy gyorsabb módja a módosítások integrálásának vagy azok eltávolításának. Csak jelölje ki a teljes bekezdést, kattintson rá jobb gombbal, és válassza ki az egyiket Változás elfogadása vagy Módosítás elutasítása. A választása hatással lesz az adott bekezdésben szereplő összes módosításra.
Továbbléphet, és integrálhatja a teljes dokumentum revízióit. Ehhez kattintson a jobb gombbal a kiemelt bekezdésre, válassza ki az alatta lévő lefelé mutató nyilat Elfogad az eszköztárban, majd Minden változtatás elfogadása. Közvetlenül alatta lehetősége van a Változások követése automatikus leállítására is.
8. Állítsa be az áttekintő ablakot
Ahogy korábban említettük, bármit felhasználhat, ami javítja a felhasználói élményt a Változások követésével, beleértve termelékenységi bővítmények a Microsoft Word számára. Azonban még a digitális munkaterület elrendezésének egyszerű átrendezése is előnyös lehet a munkafolyamatban.
A Változások nyomon követése oldal áttekintő ablaktáblája egy másik módja annak, hogy megtekinthesse az összes változatot anélkül, hogy azok összezavarnák a képernyőt. Szerkeszthet egy dokumentumot jelölés nélkül, és hagyhatja, hogy az ablaktábla létrehozza a változtatások egyszerű listáját. A mellette lévő nyílra kattintva Áttekintő ablak, átkapcsolhatja függőleges helyzetből vízszintes helyzetbe, majd vissza.
Kövesse nyomon a változtatásokat
Első pillantásra bonyolultnak tűnhet, de a Microsoft Track Changes programja valójában nagyon egyszerű és hasznos, ha megtanulja a csínját-bínját. Akár szerkeszt, akár fogad, állítsa be a Változások követése beállításait a munka megkezdése előtt, hogy megkönnyítse a dolgokat. Rendezze meg, hogyan nézzenek ki a jelölések, megjegyzések és az áttekintő panel a szövegben és körül.
A Változások követése a Microsoft Word alkalmazásban egyszerűbb, ha olyan elrendezést és színsémát hoz létre, amely motiválja Önt a túlzott stimulálás helyett.