A Gmail lehetővé teszi az e-mailek archiválását és törlését, de a két funkció felhasználása nagyon eltérő. Tehát melyik a jobb a beérkező levelek ellenőrzéséhez?
Ha túl sok felesleges e-mail zsúfoltja a beérkező leveleket, archiválhatja vagy törölheti őket. De felmerülhet a kérdés: Az archivált e-mailek törlődnek, és az archiválás ugyanaz, mint a törlés?
Az archivált e-maileket a rendszer eltávolítja a beérkező levelek közül, a törölt e-mailek pedig a kukába kerülnek. De mikor érdemes archiválni, és mikor érdemes törölni? Az e-mailek archiválása helyet takarít meg a Gmailben? Ebben a cikkben részletesen áttekintjük mindkét funkciót, és azt, hogy mikor a legjobb mindegyiket használni.
Mi történik, ha egy e-mailt archiválnak?
Amikor archivál egy e-mailt a Gmailben, az átkerül a beérkező levelek mappából és a kapcsolódó kategóriákból az Összes levél mappába. Az e-maileket azonban továbbra is elérheti a Gmail-címkék használatával vagy az Összes levél mappában. Levonásra kerül a beérkező levelek között lévő olvasatlan e-mailek számából is.
Ne feledje, hogy az archivált e-mailek csak akkor törlődnek, ha manuálisan törli őket Gmail-fiókjából. Továbbá, ha valaki válaszol egy archivált e-mailre, a válasz e-mail megjelenik a beérkező levelek között.
E-mailek archiválása a Gmailben
Egy vagy több e-mailt archiválhat, ha bejelöli az előttük lévő jelölőnégyzetet, és rákattint a Archívum ikonra a tetején.
Az e-mailre jobb gombbal kattintva is kiválaszthatja Archívum menüből.
Archív e-mailek keresése a Gmailben
Az archivált e-mailek megkeresése a Gmailben, menj Összes levél a Gmail oldalsávján, hogy megtalálja archivált e-mailjeit.
Alternatív megoldásként beléphet itt: archívum ba,-be Gmail keresősáv csak az archivált e-mailek megtekintéséhez.
Az e-mailek archiválásának automatizálása a Gmailben
Ha nem szeretné manuálisan kiválasztani az archiválandó e-maileket, használhatja a Gmail szűrőfunkcióját, amely automatikusan elvégzi ezt Ön helyett. A következőképpen teheti meg:
- Kattints a Beállítások ikonra a Gmailben, és válassza ki Az összes beállítás megtekintése a bal oldalsáv ablakából.
- Válassza ki Szűrők és blokkolt címek lapon.
- Adja meg a feladók adatait egyéb releváns információkkal, és kattintson a gombra Szűrő létrehozása.
- A következő ablakban jelölje be a jelölőnégyzetet A beérkező levelek kihagyása (archiválás) opciót, és kattintson Szűrő létrehozása.
- Az új szűrő automatikusan archiválja az adott feladótól származó e-maileket.
Az e-mailek archiválásának megszüntetése a Gmailben
Ha tévedésből archivált egy e-mailt, amelyet a beérkező levelek mappájába szeretne bevinni, a lehetőség kiválasztásával visszavonhatja Visszavonás az alsó értesítési előugró ablakban.
Ha azonban lemaradt az értesítésről, lépjen a következőre: Összes levél és válassza ki az e-mailt. A tetején kattintson a Ugrás a Beérkező levelek mappába ikon.
Alternatív megoldásként beléphet itt: archívum ba,-be Gmail keresősáv és válasszon ki egy vagy több e-mailt, amelynek archiválását szeretné megszüntetni. Kattintson a jobb gombbal az e-mailre, és válassza ki Ugrás a Beérkező levelek mappába a listáról.
Mi történik, ha egy e-mailt törölnek?
Ha töröl egy e-mailt a Gmail-fiókjából, az automatikusan törlődik a beérkező levelek közül, és a Kuka mappába kerül. Az e-maileket vagy véglegesen törölheti, vagy visszaállíthatja a törölt e-maileket a postaládájába a Kuka mappából.
Egy e-mail végleges törlésekor törli a kapcsolódó csatolt fájlokat is. A Kuka mappában lévő e-mailek azonban 30 nap elteltével véglegesen törlődnek. A Kuka mappát is teljesen ürítheti.
Hogyan lehet törölni egy e-mailt a Gmailben
Kétféle módon törölhet e-mailt a Gmailből. Kiválaszthat egy vagy több e-mailt a beérkező levelek közül, és kattintson a gombra Töröl ikonra a tetején.
A kiválasztott e-mailekre is jobb gombbal kattinthat, és kiválaszthatja Töröl a listáról.
Több e-mail törlése a Gmailben
Ha akarod több e-mail törléséhez a Gmailben, válassza ki Minden a tetején található jelölőnégyzet legördülő menüjéből, és kattintson a Töröl ikon.
Egyszerre azonban csak 50 e-mailt töröl, és ha sok e-mailt szeretne törölni, akkor ezt többször is meg kell tennie.
Alternatív megoldásként beállíthat egy Gmail-szűrőt, hogy automatikusan törölje az egyes feladóktól érkező e-maileket.
- Kattints a Beállítások ikonra a Gmailben, és válassza ki Az összes beállítás megtekintése.
- Válassza ki Szűrők és blokkolt címek lapon.
- Adja meg a feladók adatait egyéb releváns információkkal, és kattintson a gombra Szűrő létrehozása.
- A következő ablakban jelölje be a jelölőnégyzetet Töröldés kattintson Szűrő létrehozása.
- Az új szűrő automatikusan törli az adott feladótól származó e-maileket.
Mi a különbség az e-mailek archiválása és törlése között?
Sok különbség van a Gmail archívum és a között. törölni, attól függően, hogy hogyan működnek. Íme néhány lényeges különbség, amit érdemes megjegyezni:
- Bár az archivált és törölt e-maileket is eltávolítja a beérkező levelek közül, az archivált e-mailek az Összes levél mappába kerülnek, míg a törölt e-mailek a Kuka mappába kerülnek.
- A törölt e-mailek mindaddig elérhetők a Kuka mappában, amíg 30 nap elteltével teljesen el nem távolítják őket fiókjából. Az archivált e-mailek viszont az Összes levél mappából érhetők el.
- Az archivált e-mailek nem törlődnek automatikusan, de a törölt e-mailek 30 nap elteltével automatikusan törlődnek a kukából. Az archivált e-mailek mindaddig a Gmail-fiókjában maradnak, amíg manuálisan nem törli őket.
- A törölt e-mailek tárhelyet szabadítanak fel, miután véglegesen törölték őket Gmail-fiókjából. Az archivált e-maileket azonban továbbra is a fiókjában tároljuk, és beleszámítanak a teljes tárhelykiosztásba.
- Ha a Gmail keresőmotorjával keres valamit, az archivált e-mailek megjelennek a találatok között, a törölt e-mailek viszont nem.
- Ha rákattint a címkére, hogy megtekinthesse az összes címkével ellátott e-mailt, az archivált e-mailek is megjelennek. A törölt e-mailek azonban csak a Kuka mappában tekinthetők meg.
Mikor érdemes archiválni egy e-mailt?
Ha kíváncsi arra, hogy mikor érdemes archiválni vs. Ha törölni szeretné az e-maileket Gmail-fiókjából, íme néhány ok, amiért előnyben részesítheti az archiválást a törlés helyett:
- A már nem szükséges e-mailek archiválásával megszüntetheti a beérkező levelek zsúfoltságát, és könnyebben kezelhetővé teheti.
- A nulla beérkező levelek eléréséhez archiválja az összes régi e-mailt amelyek zsúfolják a postaládáját.
- Archiválhatja azokat a fontos e-maileket, amelyekre jelenleg nincs szüksége, de a jövőben hasznosak lehetnek.
- Előfordulhat, hogy biztonsági okokból meg kell őriznie bizonyos e-mailjeit. Az archiválás segítségével nyomon követheti ezeket az e-maileket, és elkerülheti a véletlen törlést.
- Ha egy e-mailes beszélgetési szál véget ér, és nem várható további válasz, archiválhatja ezeket a fontos e-mailes beszélgetéseket, hogy rögzítse és könnyebben megtalálhassa őket.
- Az e-mailek archiválása lehetővé teszi, hogy olyan bizalmas információkat és mellékleteket tároljon a postaládájában, amelyeket nem szeretne elveszíteni.
Gmail Archívum vs. E-mailek törlése: Mikor célszerű törölni egy e-mailt?
Számos oka lehet annak, hogy miért érdemes törölni egy e-mailt az archiválás helyett. Íme néhány a legjobb okok közül, amelyek miatt törölheti a nem kívánt e-maileket a Gmail beérkező levelei közül:
- Ha teljesen biztos abban, hogy a jövőben nem lesz szüksége e-mailre, törölje azt, hogy megtisztítsa a postaládáját.
- Törölhet egy e-mailt, ha nem szeretné, hogy a jövőben megjelenjen a Gmail keresési eredményei között.
- Ha tárhelyet szeretne felszabadítani a Gmailben, törölheti a régebbi e-maileket, amelyekre már nincs szüksége.
- Ha már nincs szüksége egy e-mail mellékletének vagy dokumentumának megtekintésére vagy lekérésére, kétszeri ellenőrzés után törölje azokat.
- A kéretlen levelek és a promóciós e-mailek megtölthetik beérkező leveleit, és tárhelyet foglalhatnak el. Könnyedén szabadíthat fel helyet a fontos e-mailek számára, ha tömegesen törli a spameket.
Az archivált e-mailek törlése
Az archivált e-mailek mindaddig a Gmail-fiókjában maradnak, amíg manuálisan nem törlik őket. Az archivált e-maileket több módon is törölheti. Így teheti meg mindkettőt:
- Menj Összes levél mappában válassza ki a törölni kívánt archív e-mailt, és kattintson a gombra Töröl ikonra a tetején.
- Alternatív megoldásként írja be itt: archívum ba,-be Gmail keresősáv, válassza ki az archív e-mailt, és kattintson a Töröl ikon.
Miért jobb megoldás az e-mailek archiválása?
Amikor a Gmail archívumáról van szó. törölni az e-maileket, gyakran a legjobb az e-mailek archiválása. Így bármikor visszatérhet és kereshet egy e-mailt. Ezenkívül ez lehetővé teszi az összes múltbeli beszélgetés nyomon követését, és szükség esetén megkönnyíti a konkrét információk megtalálását.
Az e-mailek törlése adatvesztéshez vezethet, és megnehezítheti az információk későbbi visszakeresését. Ennek eredményeként nem kell aggódnia amiatt, hogy elvesznek az e-mailek, amelyeket könnyen archiválhat és eltávolíthat a postaládájából.
Általában csak azokat az e-maileket törölje, amelyekre biztos, hogy soha többé nem lesz szüksége. Tehát, ha nem szeretne valamit örökre törölni, a törlés helyett válassza a Gmail archívumát. Hasonlóképpen, az e-mailek archiválásával tisztítsa meg Outlook-beérkezett üzeneteit nem akarod törölni.
Rendezze Gmail-postafiókját az e-mailek archiválásával
Most már tudja a választ a következő kérdésre: "Az archiválás megegyezik a törléssel vagy sem?". Az archiválás segít megőrizni a beérkezett üzenetek mappáját, és a már nem szükséges e-maileket az Összes levél mappába helyezi át.
Ha például új e-mailt kap, és feldolgozza azt, gyorsan archiválhatja, hogy a beérkező levelek tiszta maradjanak. A Kuka mappából törölt vagy az Összes levél mappában archivált e-maileket azonban könnyen visszahelyezheti a beérkezett üzenetek mappájába.
