13 Google Calendar Hack a termelékenység növelésére

Kulcs elvitelek

• Állítson be alapértelmezett emlékeztetőket a Google Naptár összes eseményéhez, hogy elkerülje a fontos találkozók elmulasztását és javítsa a termelékenységet. Ha szükséges, adjon hozzá több értesítést.
• Integrálja a Google Naptárt más eszközökkel a munkafolyamatok egyszerűsítéséhez és az alkalmazások közötti folyamatos váltás elkerüléséhez. Például integrálja a Slacket az ütemezéshez és az állapotfrissítéshez.
• Napi napirendi e-mailt kap a fontos emlékeztetők és találkozók rangsorolásához. Állítsa be ezt a Google Naptár beállításaiban, hogy soha ne maradjon le egyetlen értesítésről sem.

Valószínűbb, mint nem, hogy legalább egyszer használta a Google Naptárt, függetlenül attól, hogy valaki küldött értekezleti meghívót, vagy csak azért használta, mert az eszközhöz tartozik.

Míg a Google Naptár egy meglehetősen egyszerű alkalmazás, ami az ütemezést illeti, számos szolgáltatással rendelkezik elképesztő funkciók és integrációk, amelyek növelhetik a termelékenységet és javíthatják az általános teljesítményt hatékonyság. Íme egy lista a legjobbak közül az alábbiakban.

1. Alapértelmezett emlékeztetők beállítása

Mindig hasznos emlékeztetőket beállítani, hogy elkerülje a közelgő események lemaradását, vagy hogy elegendő időt hagyjon magának a felkészülésre. Mindazonáltal, ha minden egyes új eseményhez emlékeztetőt állítasz fel, az elég gondot okozhat.

Szerencsére a Google Naptár segítségével automatikusan létrehozhat alapértelmezett emlékeztetőket az összes eseményhez. Itt van, hogyan:

1. Nyissa meg a Google Naptár kezdőlapját.
2. Kattintson a fogaskerék ikonra a jobb oldalon, és válassza ki Beállítások.
3. Alatt A naptáraim beállításai, válassza ki a naptárát.
4. Válassza ki Eseményértesítések majd válassza ki + Értesítés hozzáadása.
5. Válassza ki a kívánt időtartamot a legördülő menüre kattintva.

A továbbiakban az összes létrehozott eseményhez automatikusan ezek az alapértelmezett emlékeztetők lesznek. Ne feledje, hogy egynél több értesítést is hozzáadhat – ha például több értesítést szeretne kapni az eseményről.

Különböző eszközök napi szintű kezelése és használata, akár személyes, akár munkahelyi használatra, elsöprő erejű lehet – ehhez folyamatosan váltani kell az eszközök között, hogy tisztában maradjon projektjeivel és feladataival.

Ezen eszközök közül sok lehetővé teszi a Google Naptár integrálását, így nem kell manuálisan átvinnie az adatokat az alkalmazásból a naptárába. Például a Google Naptár a elég hasznos Slack integrációt érdemes kipróbálni ha az üzleti üzenetküldő alkalmazást használja. Az integráció lehetővé teszi az események ütemezését és törlését közvetlenül a Slackből. A Slack frissítheti állapotát az ütemezése alapján! Vegye figyelembe, hogy a Google Naptár és az alkalmazás integrálásának módja az alkalmazástól függően változik.

3. Kapja meg napirendjét e-mailben

Ha megszokta, hogy figyelmesen elhúzza az értesítéseket anélkül, hogy meggondolná őket, akkor jó eséllyel figyelmen kívül hagyja a Naptár értesítéseit. Ha pedig előnyben részesíti az e-maileket a kommunikáció egyéb formáival szemben, itt van egy praktikus trükk: napi ütemezését közvetlenül az e-mail-címére küldheti. Így nem marad le a fontos emlékeztetőkről és találkozókról.

Ezt csináld meg:

1. Nyissa meg a Google Naptárat, és kattintson a fogaskerék ikonra.
2. Válassza ki Beállítások > A naptáraim beállításai.
3. Válassza ki azt a naptárat, amelyből e-mailt szeretne kapni.
4. Görgessen le a lehetőséghez Egyéb értesítések.
5. Menj Napirend és válassza ki Email a legördülő menüből.

Számítson rá, hogy minden reggel ötkor kap egy napirendi e-mailt, hogy bepillantást nyerjen a napjába.

4. Kezdje a hetét egy másik napon

Függetlenül attól, hogy a munkája változó ütemezést, offshore feladatokat foglal magában különböző heti kezdési napokkal, vagy egyszerűen inkább a nem hagyományos hétkezdést részesíti előnyben, a Google Naptár mindenre kiterjed. Könnyedén módosíthatja a hét kezdő napját a Google Naptárban.

Egyszerűen lépjen a Google Naptárba Beállítások, válassza ki Tábornok, majd görgessen le a lehetőséghez Beállítások megtekintése. Kattintson Kezdje a hetet és válassz közülük szombat, vasárnap, vagy Hétfő.

5. Használja hangját új esemény beállításához

Ha a keze pillanatnyilag nem szabad, de azonnal ütemeznie kell egy eseményt, hangjával hozhat létre eseményt ahelyett, hogy megnyitná a Google Naptár alkalmazást és beírná az összes részletet.

Csak mondjon valami ilyesmit: „Hé, Google, hozz létre egy naptári eseményt: egy vacsora Jane Doe-val este 8-kor. a Chiliben. Az összes információ rögzítésén kívül a Google további információkat kérhet az esemény mentése előtt.

Vegye figyelembe, hogy ez nem lehetséges, ha Apple-eszközt használ. A Siri nem tud eseményeket létrehozni a Google Naptárral. Ha azt szeretné, hogy a Siri eseményeket adjon hozzá a Google Naptárhoz, be kell állítania alapértelmezett naptárként. Ezt úgy teheti meg, hogy megy Beállítások > Naptár > Alapértelmezett naptár.

6. Naptár beágyazása

Az ütemezés kezelése nehéz lehet, különösen akkor, ha az emberek ütemezést akarnak veled összeállítani. Ha van webhelye, a naptár beágyazásával engedélyezze másoknak, hogy saját preferenciáik alapján ütemezést állítsanak össze Önnel.

7. Használjon online ütemező szoftvert

A naptár megosztásának hátránya is lehet, ha kihasználja szabadidejét. Ha jobban szeretné ellenőrizni, hogy mások mikor egyeztethetnek Önnel találkozókat, érdemes felfedezni eszközök, amelyek leegyszerűsítik az online ütemezést, mint Calendly.

Ha Gmail-címével regisztrál a Calendly szolgáltatásra, az zökkenőmentesen szinkronizálja naptárát Calendly-fiókjával. De ez még nem minden. Ez az integráció számos előnnyel jár, mint például az automatizált ütemezés, az időzóna-kezelés és a testreszabás – így a foglalási élmény személyre szabottabb.

8. Időblokkok beállítása

A Google Naptár további segítséget nyújthat csúcstermelékenység elérése időblokkokkal. A funkció lehetővé teszi a kijelölt helyek hozzárendelését, így konkrét projektekre vagy feladatokra összpontosíthat. Ez lehetővé teszi, hogy energiáját hatékonyan bizonyos célokra összpontosítsa, és megakadályozza, hogy halogatja és időt veszítsen az egyik feladatról a másikra való váltásra.

9. Események automatikus elutasítása

A Google Naptár használata nemcsak a találkozók nyomon követésében segít. Használhatja a munka és a magánélet egyensúlyának megőrzésére is. Ha beállít egy munkaütemezést, a Google Naptár automatikusan elutasítja az értekezlet-összehívásokat, amikor Ön távol van az irodától vagy szabadságon van.

Üzenetet is küldhet nekik az irodán kívül, tájékoztatva őket arról, hogy addig mit tehetnek, például egy másik kollégához irányíthatják őket, aki el tudja intézni kéréseiket vagy aggályaikat.

10. Váltakozzon másik időzónával

Ha más időzónában tartózkodó emberekkel dolgozik, bonyolulttá teheti a megbeszélések tervezését és az ütemezések beállítását. Ahelyett, hogy túl sok időt töltene a konzultációval online időzóna konvertáló, használhatja a Google Naptár másodlagos időzóna funkcióját az időeltérések nyomon követésére és az ütemezési hibák megelőzésére.

A Google Naptárban kattintson a lehetőségre Beállítások > Tábornok > Időzóna. Ketyegés Másodlagos időzóna megjelenítése alatt Időzóna.Az egyes időzónákhoz címkéket is hozzáadhat a további szervezés érdekében.

11. Ismétlődő találkozók létrehozása

Ha minden héten vagy havonta tartanak értekezleteket, beállíthat ismétlődő értekezleteket ahelyett, hogy minden alkalommal manuálisan hozna létre eseményeket. Esemény létrehozásakor válassza ki a legördülő menüt Nem ismétlődik és válassza ki, hogy milyen gyakran szeretné megismétlődni az eseményt.

12. Hozzon létre egy eseményparancsikont

Míg egy új esemény létrehozása a Google Naptárban csak néhány kattintással történik, az eseményparancsikon átugorja a legtöbb lépést, és közvetlenül a Google Naptár új eseményablakához vezet.

Csak nyissa meg a böngészőt, írja be cal.új, és nyomja meg Belép vagy vissza. Ezenkívül van egy hosszú lista A Google Naptár parancsikonjai amelyek segítségével hatékonyabban navigálhat és használhatja az alkalmazást.

13. Találja meg az ideális időpontot a találkozókra

Az ideális időpont megtalálása újabb nehézséget jelent a találkozó vagy az ütemterv összeállításával. Ez annál nehezebb, minél többen vesznek részt benne, és a helyzet még zavarosabbá válik, ha különböző időzónákat veszünk bele az egyenletbe.

Szerencsére a Google Naptárnak van egy Idő keresése funkciója, amely lehetővé teszi, hogy mindenki számára elérhető időt találjon. Ehhez azonban hozzá kell férni a csapat Google-naptáraihoz, és csak a webalkalmazáson keresztül használhatja, a mobilalkalmazásban nem. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy megtalálja a kölcsönösen elérhető időpontot, amely mindenki számára megfelelő.

Használja ki a naptárát

A Google Naptár számos termelékenységnövelő funkciót és integrációt kínál. Az alapértelmezett emlékeztetők beállításától az időzónák kezeléséig és a hangutasítások használatáig ezeknek a feltöréseknek az elsajátítása segíthet a legtöbbet kihozni naptárából a hatékony időgazdálkodás érdekében.