Hogyan válaszolhatunk minden e-mailre a helyes módon: Inline

Hirdetés

1971-ben az első e-mailt küldték egyik számítógépről a másikra. Most, 269 ​​milliárd e-mailt minden nap elküldik.

Lehetetlen elképzelni, hány ilyen e-mail szükségtelen. Hány csak arra szolgál, hogy további zavart keltsen. Hogy még nagyobb figyelmet és türelmet szenteljen a címzetteknek.

De egy dolog biztos: ha több ember indulna hatékonyan válaszol az e-mailekre 5 eszköz jobb e-mailek írására, amelyeket az emberek elolvasnak és megválaszolnakAz írás nem mindenki csésze tea. De nem kell nagy írónak lennie, hogy nagyszerű e-mailt küldjön. Csak néhány eszközre van szüksége a minőségi üzenetek biztosításához. Olvass tovább , mindannyian kicsit kevésbé szorulnak bennünket a postafiókjainkhoz és a miénkhöz e-mail szorongás Hogyan lehet elsajátítani a Gmail beérkező levelek szorongásátOlyan sok e-mail, oly kevés idő. Úgy érzi, hogy így kezeli a Gmail beérkező leveleit? Megmutatjuk az egyszerű beállításokat és a hasznos eszközöket a Gmail beérkező leveleinek rendezéséhez és stresszbiztosságához. Olvass tovább egy kicsit kevésbé gyengítő lenne.

A legnyilvánvalóbb megoldás itt nemcsak az „inline válasz”, hanem az inline válasz is megfelelően. Az inline válaszban az az e-mailes törzsön belül válaszol, ahelyett, hogy saját e-mailt írna a semmiből.

Az inline válaszokat a legtöbbünk időnként megteszi. De inline-en kell válaszolnunk messze gyakrabban. És néhány szabály szem előtt tartásával kell ezt megtennünk, hogy ezeket a bonyolult e-mail szálakat rendszeresen és könnyen követhetővé tegyük.

Rosszul válaszolunk az e-mailre

Az inline válaszok ellentéte az, amit gyakran „top posting” -nek hívnak. Itt válaszol egy e-mailre, és csak elkezdi beírni a szövegmező tetejét. Így áll a mai mai e-mailek nagy része. De ha a rendkívül egyszerű e-mail beszélgetésekkel nem foglalkozik, a felső postázás mindenféle problémát okozhat.

Először, amikor a legfelső feladás feladja, az eredeti e-mailre való visszatérés óriási gondot jelent, amely magában foglalja az e-mailben történő e-mailben történő súrolást, hogy megtalálja, amit keres. Ezután vissza kell gördítenie az általad megírt e-mailen, hogy talán újrafogalmazza azt, amit éppen talált, a kontextusból, és gyakran hiányzó kiemelkedő pontokból.

Időnként a címzett egy teljesen új e-mail szálban válaszolhat az Ön e-mailjére, azaz a beszélgetés két vagy több külön szálon zajlik.

GIPHY-n keresztül

Ha csoportos beszélgetésben vagy, a dolgok még rendetlenebbé válnak. Annak nyomon követése, ki válaszol, mit, mikor és mi volt a válasz azok válaszok szinte lehetetlen feat.

Az inline válasz a megoldás

Ahelyett, hogy a legjobban feladnánk, válaszolnunk kell Sorban - azaz az eredeti e-mail szövegében. Az Outlook és az Apple Mail alkalmazásban láthatja az eredeti üzenetet, amint megérinti a választ. A Gmailben csak nyomja meg a három pontot a szerkesztési képernyő alján, hogy megjelenítse a beszélgetést.

Tipp: A függőleges „idézet” sor eltávolításához a Gmail válaszából jelölje ki a teljes e-mailt, majd kattintson a gombra kevesebb francia bekezdéssel gomb.

Az inline válaszadás megoldja az üzenetek tömege közötti görgetés problémáját, mivel az eredeti e-mail szerepel és kereshető a beszélgetésben kapott legutóbbi üzenetben. Ez azt jelenti, hogy mindent összefüggésben tartanak.

Ráadásul nem kell pazarolnia az időt a mások válaszai összefoglalásával vagy az e-mailek kivonatának beillesztésével, csak annak érdekében, hogy a saját válaszai értelmesek legyenek. Az inline válaszokkal mindenki számára elérhető, amire bármikor visszatérhet.

És a több embert érintő szálak esetében könnyű megkülönböztetni azt, ki mit mondott, és kinek válaszolva (ha helyesen hajtják végre).

Inline megfelelő válasz

Amikor a legtöbb ember inline-en válaszol, akkor egyszerűen csak azt a szöveget írja meg, amelyre válaszolni akar, és ezt félkövérre vagy vörösre teszi.

Ez messze nem ideális. Amint valaki egyszerű szöveges e-mailt nyit, nem látja ezt a formázást. És amint egynél több ember van egy szálban, a dolgok gyorsan rendetlenné válhatnak.

Tehát itt van egy rövid útmutató erről megfelelően Az inline válasz, amely méretezhető, és minimálisra csökkenti a zavart.

1. Ne támaszkodjon a formázásra

Mint már említettük, egyes esetekben a címzett nem látja az e-mailben szereplő formátumot (például inkább a sima szöveget részesítik előnyben). Ha valaki színvak, akkor nehéz lehet követni a több színt tartalmazó szálakat.

Mindenesetre használja a formázást, hogy a válaszokat könnyebben megtalálják az e-mail beolvasásakor. De ne támaszkodj kizárólag Rajta.

2. Az Előszó a nevével válaszol

A formázás helyett a szokás, hogy az összes válaszát nevével és, ha külön meg kell szervezni, a dátumával előrejelezni. Kérje meg az összes címzettet, hogy tegye ugyanezt.

Jelenleg a Gmailben nincs más választása, mint hogy kézzel írja be a nevét. Ugyanez vonatkozik a örökkévaló Apple Mail alkalmazás.

Ha azonban az Outlook programot használja, akkor van egy olyan funkció, amely automatikusan előrejelzi a válaszokat a nevével. Ehhez menjen ide Fájl> Opciók> Levelezés. Akkor menj ide Válaszok és továbbítás, ellenőrizd a Előszó megjegyzés a mezőbe, és írja be a nevét a szövegmezőbe. Amikor e-mailben válaszol, a neve automatikusan zárójelben jelenik meg.

Mailbird alapértelmezés szerint ez a lehetőség is van.

3. Használjon vonalszakadásokat, kérem

Ha egy inline választ hagy, ennek új sorra kell állnia, nem pedig a mondat közepére vagy egy bekezdés végére kell beillesztenie.

Ez megkönnyíti mások számára az észrevételek megválaszolását, és sokkal egyszerűbbé teszi az egyes pontok körül zajló beszélgetést.

4. Többszintű válaszok behúzása

Ha egy e-mailen több ponttal foglalkoznak, akkor egyetlen üzenetben több szál fog történni.

A szervezés érdekében be kell vonni a menetes válaszokat, hogy nyilvánvaló legyen, mely megjegyzések vonatkoznak az egyes pontokra. Személy szerint a szögletes zárójelben (>) használom a leginkább intuitív karaktereket, mivel a felsorolás pontok nem feltétlenül jelennek meg a sima e-mailekben.

Ez sok erőfeszítést megtakarít, amikor megpróbálja kitalálni, hogy a beszélgetés mely részén kell figyelnie.

5. Utolsó lehetőség: Használjon jobb eszközt

Senki sem úgy tesz, mintha a válaszok a tökéletes megoldás. De ha nincs más választása, mint az e-mail használata, szánjon rá időt hatékony és eredményes e-maileket írhat Hogyan írhatjuk a tökéletes professzionális e-mailt (adatokkal alátámasztva)Az e-mail továbbra is a kommunikáció fő formája az üzleti életben. A környezet sikere érdekében el kell tanulnia hatékony professzionális e-mailek összeállításának módját. Megmutatunk Önnek 9 egyszerű trükköt, amelyek működésének bizonyítottnak bizonyult. Olvass tovább . A fenti okok alapján az inline válasz a legjobb módszer a projektek előrehaladásának fenntartására. Ezenkívül segít mindenkinek, hogy lépést tartson a több beszélgetéssel az e-mail szálakon belül anélkül, hogy pazarolnia kellene az időt a korábbi e-mailek hosszú listáinak áttekintésével.

Ha úgy találja, hogy akár az inline válaszok is túl bonyolulttá válnak, vagy ha kollégái nem tudnak belemenni a szokásosba, hogy megfelelő módon válaszoljanak, előfordulhat, hogy ideje más eszközt keresni.

Kommunikációs eszközök, mint például Laza, Sóvárogés Összebújik megkönnyíti a komplex csapatkommunikációt. Ahelyett, hogy tovább harcolna az e-mailekkel, akkor ideje kipróbálni az egyiket.

Hirdessétek

Amikor elfogadja ezeket az egyszerű inline válaszszabályokat, sok címzett értékeli, mennyire hatékony e-mail viselkedés 5 eszköz, amely segít jobb e-mailek írásábanMindenki továbbra is megpróbálja megoldani az e-mail problémát. Tehát beszéljünk a legalapvetőbb szokásról is - a jobb e-mailek írásának művészetéről. Néhány jó eszköz segítségével. Olvass tovább az, és elkezdi természetesen utánozni a megközelítést.

Ha természetesen nem másolják át átgondolt e-mailedet, akkor húzza rá őket. Küldje el nekik ezt a cikket. Mutassa be, hogyan kíván válaszolni, és magyarázza el, hogy ez rengeteg félreértett üzenetet, az idővesztegetést és a kontextus elvesztését fogja megmenteni.

Valójában nincs hátránya.

Gondolod, hogy ezek a szabályok segítenek maradni a komplex e-mail szálak tetején? Van-e egyéb olyan válaszbeviteli tipp, amely szerinte hasznos lenne?

Kép jóváírás: sangoiri /depositphotos