A Microsoft Word levelezés használata az e-mailek automatizálására

Hirdetés

Bár sok olyan dolog van, ami nem tetszik a Microsoft Word-rel kapcsolatban, még sok más dolog, amit szeretek. Különösen azt szeretem, hogy a rajzeszközök mennyire rugalmasak, a mellékelt sablonok például levelek és önéletrajzok, és mindenekelőtt nagyon szeretem azt a képességet, hogy automatizálja az elvégzett feladatokat gyakran. Az egyik ilyen feladat a jelentések vagy e-mailek küldése.

Legtöbbünk olyan munkával szembesül, ahol jelentést kell küldenie egy egész embercsoportnak. Amit még ennél is rosszabbá teszi, az kell, hogy mindenkinek személyre szabott e-maileket kell küldenie, a rájuk vonatkozó specifikus információkkal. A szóbeszéd talán 80–90% -a ugyanaz, de az adott személyre jellemző 10 vagy 20% egyedi, tehát úgy találja magának, hogy órákat töltene az e-mailek írása után.

Automatikus e-mailek küldése

A múltban, Írtam arról, hogyan Hogyan lehet a Google Analytics működését segíteni az e-mail jelentésekkel Olvass tovább automatizálhatja a Google Analytics szolgáltatást ütemezett jelentések elküldésére, amelyeket továbbadhat főnökének vagy ügyfelének. De az automatizálás formája, amelyet ma megmutatok neked, egy kicsit más. Az adatok előállítása helyett a Word automatikusan kitölti az érintett személy adatait a névjegyzékét, miközben lehetővé teszi az adatok vagy információk gyors kitöltését, amelyeket el akar küldeni ehhez személy. Ez az e-mailt személyesnek és közvetlennek érzi magát, ugyanakkor nem töltenek órákat tíz vagy száz személyes, közvetlen e-mail írására.

Az induláshoz a Word-ben (példáimban a Word 2007) kattintson a „levelezésMajd kattintson a „Indítsa el a Mail Merge alkalmazást.”

A varázsló nem szükséges, de nagyon jó, mert segít megjegyezni mindent, amit tennie kell. Először válasszon egy sablont, amelyet használni szeretne az általános jelentéshez.

A Wordnek nagyon sok jó stílusa és elrendezése van. Miután kiválasztotta a sablont, kattintson az OK gombra. Most a teljes jelentés neked készült, csupán annyit kell tennie, hogy kitölti a szöveget. A dátummal kapcsolatban feltétlenül válassza a „ma” lehetőséget, hogy a dokumentum mindig használja a mai dátumot, minden egyes alkalommal, amikor később újra létrehozza.

Amikor kiválasztja a címzettek listáját az e-mailek fogadására, használhatja a jelenlegi Outlook-ot névjegyek, egy aktuális névjegyzék, amelyet valahol másutt exportált, vagy hozzon létre egy új listát kapcsolatokat.

A példámban a jelenlegi Outlook-névjegyeim közül választottam meg címzetteket.

Most, hogy kiválasztotta a címzetteket, meg fogja mondani a dokumentumnak, hogy milyen információkat kell kihúznia a névjegyek adataiból, és automatikusan beágyazni a jelentésbe. Ehhez kattintson a „Helyezze be az egyesítési mezőt”Gombot.

Például jelentést készítek egy adott webhelyről egy ügyfél számára, ezért meghatároztam azt a webhelyet az elérhetőségi adataikban, és itt azt mondom a Word-nek, hogy használja ezt az URL-t a jelentésben.

Ha Outlook-ot használ, ne felejtse el, hogy az Outlook névjegyek felhasználói mezőket kínálnak, ahol az adott személy számára megadott információkat beillesztheti.

Ez akkor hasznos, ha az a személy számára beágyazni kívánt információ nem található a névjegyzék mezőiben.

A legmenőbb dolog a Microsoft Word Mailings esetében az, hogy alapvetően „kitöltő” mezőket hoz létre a jelentés azon részeinek számára, amelyek mindenki számára egyediek.

Tehát amikor az általános üzenetet írja, és eljut olyan helyre, ahol el kell írnia valamit, amely az adott személyre vonatkozó konkrét adatokkal rendelkezik, kattintson a „szabályokÉs válassza a „Töltsd ki“. Ez lehetővé teszi a gyors kérdés és az alapértelmezett válasz meghatározását. Ami történik, ha betölti az automatikus dokumentumot, akkor az felszólítja Önt, hogy töltsön ki minden egyes kitöltési mezőt minden címzett számára.

Miután befejezte az automatikus levelezés létrehozását, a dokumentum néhány automatikusan megjelenő mezőből áll töltse ki a címzett elérhetőségei alapján, és a többi mező kitölti az Ön által megadott alapon információ.

Minden dokumentumhoz gyorsan elküldheti az e-mail jelentést a Wordből, ha a képernyő jobb felső részén található Outlook gombra kattint, és a „Küldjön e-mailt”(Vagy elküldheti PDF mellékletként), és kész!

Ezzel a technikával legalább 50% -kal csökkenteni fogja a levelezési munkáját. A dokumentum elkészítése ideje eltart egy ideig, de a jelentés kiállításához minden héten vagy havonta nagyon boldog lesz, hogy erőfeszítéseket tesz.

Készítsen egy képet a Microsoft Word Mailings-ről, és tudassa velünk, hogyan ment. Időt takarított meg? Ossza meg saját tapasztalatait az alábbi megjegyzés szakaszban!

Kép jóváírása: clix az sxc.hu-n