Fedezze fel újra a Gmail címkéit és végül szelídítse a Beérkező levelek mappát

Hirdetés

Előbb vagy utóbb mindenkinek a Gmail beérkezett üzenetei hatalmas rendetlenséggé válnak. Rengeteg trükkö van az e-mailek túlterhelésének kezelésére, de van egy orrad alatt egy, amit esetleg nem használsz: jó öreg Gmail-címkék.

A címkék már régóta léteznek, tehát sokunk számára szinte vakponttá váltak. A kezdetektől kezdve Gmail-felhasználó voltam, de a közelmúltig soha nem használtam címkéket. Teljes mértékben megváltozott az e-mailekhez való hozzáállás módja, és végül segít nekem megszelídíteni a postafiókomat.

A címkék sikeres használata néhány alapvető termelékenységi alapelvtől függ, akárcsak minden teendőkezelő rendszerhez. Íme néhány trükkö, amely segített nekem, és segíthet neked is.

A címkéknek nem szabad gondolkodniuk

A címke felvételének mechanikusnak kell lennie; a címkén alapuló műveletnek mechanikusnak kell lennie.

Ez valószínűleg a Gmailben a címkék használatának legfontosabb része. Kezdetben a kísértésnek fog állni, hogy hosszú címkéket készítsen. „Minden feladat vagy e-mail egyedi,” mondja ki magának. Kerülje el a csapdába esését. Minél több címke van, annál inkább gondolkodásra készteti, annál több időbe telik. Neked kell

aktívan harcol a döntési fáradtság Hogyan lehet új szokást kialakítani, ha túl nehéznek tűnik ahhoz, hogy tovább menjenA szokások nem alakulnak ki egyik napról a másikra. Évente ezeket az állásfoglalásokat hozunk, amelyek jelentős változtatásokat igényelnek. Ha új szokást akar, akkor készen kell állnia a buktatókra, és hogyan kell ezeket legyőzni. Olvass tovább , így legyen ennek a címkének.

Annyi címkével rendelkezik, amennyit csak tudsz. Minden címkének egyetlen célnak kell lennie. Hüvelykujjszabályként használja ezeket az elsődleges címkéket, és adjon hozzá további öt, a munka igényeire jellemzőt.

Az 5 elsődleges címke: Ma kész, kész, vár, tennivaló, válasz

Számos postaláda szakértő javasolja napi szkennelést végez e-mailen reggel Hogyan lehet legyőzni az e-mail függőséget a beérkező levelek szokásainak követésévelAz e-mail eltéríti a napjait, és ez alattomos. Visszaszerezheti az idejét. Megtalálhatja, mennyi időt szentel az e-maileknek, és lopja vissza. Olvass tovább , így tudja, hogy mit kell tennie az egyes e-mailekkel. Kezelje ezt a beolvasást a beérkező levelek rendezésének idejével, ugyanúgy, mint a teendők listáját.

Az nulla szabály az e-mail kezelése: Ha törölheti, törölje. A nem törölhető üzenetekhez általában az alábbi öt elsődleges címke alapján kategorizálhatja őket:

1. Ma: Jelölje meg ezt minden olyan e-mailben, amelyen ma végre kell hajtani. Rendben, ha egy e-mailt ma megjelöl, valamint valami mást; a lényeg az, hogy tudjuk, hogy ez az e-mail napjainkban releváns.
2. Csinálni: Ha egy e-mailben van egy projekt vagy feladat, amelyet ma meg kell tennie, akkor jelölje meg ezzel a címkével. Kulcsfontosságú pont: A feladatnak többnek kell lennie, mint pusztán az e-mailre adott válasznak. Kipróbálhatja ezt a csatolást Úgy rendezve, hogy a Gmail Trello-szerű munkalapjává váljon Kapcsolja be a Gmail-t egy Trello-szerű munkalaphoz, rendezveA modern munkaerőben az e-mail gyakran a feladatlistává válik. Nos, mostantól a Trello-stílusú szervezetet közvetlenül a Gmail-ben is megkaphatja egy új, rendezett Chrome-bővítménnyel. Olvass tovább .
3. Válasz: Jelölje meg ezt minden e-mailen, amelyre válasz szükséges. Tehát egy e-mailt „Today + To-Do + Reply” felirattal lehet megjelölni, jelezve, hogy e-mailben nem szereplő feladatot tartalmaz, és a nap végére meg kell válaszolni.
4. Várok: Jelölje meg ezt minden e-mailben, ahol ez fontos neked, de meg kell várnia, hogy egy másik személy cselekedjen. Ezt a trükköt az ActiveInbox alapítójától vettem át Andy Mitchell tippjei az e-mailek túlterhelésének kezelésére Hogyan lehet kezelni a Beérkező levelek túlterhelését és az e-mailek feladatlistáit?Az e-mail nem csak a kommunikáció, hanem a teendők listáját is nagymértékben diktálja. Beszéljünk a legjobb tippekről a beérkező levelek és a termelékenység összekapcsolására Andy Mitchell-rel - az ActiveInbox alapítójával. Olvass tovább .
5. Kész: A legfontosabb címke. Minden olyan e-mailt, ahol a bevitelre már nincs szükség, jelölje meg Készként. Nem vagyok rajongója az e-mailek törlésének, mivel jobban szeretem ezt a papírokat; és még ha e-mailt is archivál, a feladó válaszával visszatér a beérkező levelek mappájába. Szüksége van erre a „Kész!” címke - különösen, ha rajongója a Kész lista termelékenységi módszernek.

A címkék nagyszerűek, mint a Placebos!

Amikor új e-mail értesítést kaptam, az első ösztönöm az volt, hogy nyissa meg, olvassa el, válaszoljon vagy törölje. Zavaró volt a munkafolyamatom szempontjából. De ez a felügyelet nélküli értesítés zavart engem, tehát véget vettem annak, amit tettem annak érdekében.

Most felveszem a címkét, és visszatérek a munkához. Később megkeresem az e-mailt, miután befejeztem a jelenlegi munkámat. A címke használata szellemi elégedettséget okoz nekem azáltal, hogy kapcsolatba léptem az e-mail címmel, vagy anélkül, hogy eltöltöttem volna annyi időt, amennyire másképp volna.

A címkék fantasztikus placebót jelentenek azok számára, akiknek kényszerítő módon kell tennie valamit a bejövő e-mailekkel kapcsolatban.

A címkéknek könnyen hozzáférhetőnek, alkalmazhatónak és azonosíthatóaknak kell lenniük

A Gmail rengeteg eszközzel rendelkezik, hogy a címkéket a lehető leginkább felhasználóbarátvá tegyék. Töltsön egy kis időt a címkék megjelenésének testreszabásához, ez növeli a felhasználását.

Menj Fogaskerék ikon> Beállítások> Címkék az összes címke megtekintéséhez és kezeléséhez. Itt is azt javaslom a bal oldali sávban látható többi elem nagy részének elrejtése A Gmail frissíti a címkéket két laborbővítéssel [Hírek] Olvass tovább , például az Elküldött levelek, Piszkozatok, Fontos, Kategóriák, Körök és így tovább. Ha a címkék először jelennek meg, könnyebb lesz észrevenni őket, és az e-mailekre húzással áthelyezni őket.

Szintén, színkódolja a címkéket. A színek kiválasztásához kattintson az oldalsáv bármelyik címkéjének legördülő menüjére. Az elsődleges címkékre alkalmazott egyszerű színek segítségével könnyen azonosíthatók. Zöld címkét használok a „KÉSZ!” Címre - ez kielégítő megnézni, és tudom, hogy nem kell többé zavarnom ezt az e-mailt. Hasonlóképpen, a "MA!" élénkvörös címkével, így mindig felhívja a figyelmemet.

Nincs kiterjesztés, nincs fodor

A címkék szépsége az, hogy beépítették a Gmailbe. Nincs szükség olyan RAM-rágó-bővítményekre, amelyeket használhat a Chrome-ban, de nem a mobil Gmail alkalmazásban. Tökéletesen működik, amikor megnyitja a postafiókot. A legjobb termelékenységi rendszerek azok, amelyek kiszorulnak az útjából, és ez az, ami a címkék.

Ha van egy trükköd a címkék hatékonyabb használatához a Gmailben, szívesen meghalljuk! Dobja el javaslatait a megjegyzésekben, vagy tegyen fel kérdéseit.

Kép kreditek: Kairó