Hogyan kezeljük a spam e-maileket a Gmailben sablonok és szűrők segítségével

Sok digitális marketingszakembernek és online vállalkozás tulajdonosának naponta többször is válaszolnia kell az azonos típusú e-mailekre. A folyamat egyszerre lehet elsöprő és időigényes.

Ilyen helyzetekben a válasz sablonok jól jöhetnek. Néhány szűrő a Gmailben szintén hatékonyabbá teheti a spam használatát.

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan lehet válaszsablonokat és Gmail-szűrőket használni a spam elleni hatékony küzdelemhez.

Mik azok a Gmail sablonok, és hogyan használhatók?

Az előre megírt e-maileket mentheti a fiókjába, és újra felhasználhatja ahelyett, hogy a semmiből írná őket. 50 különböző válaszsablont menthet el egyidejűleg egy Gmail-fiókkal. Tehát néhány általános sablon létrehozása a megcélzott közönség számára produktívabbá teszi az e-mail kommunikációt.

Ha egy adott résen belül rendelkezik hatósági jogkörrel, több száz e-mailt kaphat olyan emberektől, akik vendég bejegyzések írását kérik. Létrehozhat egy sablont, és felhasználhatja azt ahelyett, hogy egyes e-mailekre válaszolna egyenként.

A fenti forgatókönyv szerint hozzunk létre egy sablon e-mailt, amely megmondja az embereknek, hogy nem fogadnak vendég bejegyzéseket. Válaszsablon létrehozása előtt engedélyezze a sablonbeállításokat a Gmailben.

1. Jelentkezzen be Gmail-fiókjába.

2. Menj Beállítások> Az összes beállítás megtekintése.

3. Ban ben Speciális lapok, görgessen le a Sablonok szakasz.

4. Engedélyezze Sablonok.

5. Kattintson Változtatások mentése.

A sablonbeállítások engedélyezése után a következő lépés a válaszsablon létrehozása és mentése.

Összefüggő: Az SMS automatikus továbbítása e-mailjeire Androidon

Válaszsablon létrehozása

Válaszsablon létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket.

1. Nyissa meg Gmail-fiókját.

2. Kattintson Összeállít új üzenet írására.

3. Az e-mailben magyarázza el a vendég bejegyzések elfogadásának elutasításával kapcsolatos politikáját. (Legyen általánossá, tehát mindenkire vonatkozik, aki bármilyen beosztásban vagy kategóriában vendégposztot kér.)

4. Amikor a válasz készen áll, kattintson a gombra három pont a levélírás jobb alsó sarkában.

5. Menj Sablonok> Piszkozat mentése sablonként> Mentés új sablonként.

6. Miután elmentette a nevet az előugró ablakban, mentse el a sablont. (Válasszon itt egy leíró nevet, mivel a sablon ugyanazt a nevet fogja használni, mint az e-mail tárgya).

Így ellenőrizheti, hogy egy sablont sikeresen létrehoztak-e.

1. Kattintson a Összeállít újra.
2. Válaszd ki a három pont a jobb alsó sarokban.
3. Menj sablonok.

Itt találja a mentett sablonok listáját a Gmail-fiókjában. A sablon átmásolásra kerül E-mail írása négyzetet, ha rákattintasz.

Ha manuálisan kell válaszolnia több száz e-mailre, a folyamat akkor is időigényes lesz, ha létrehozott egy e-mail sablont. Itt jön jól a szűrők használata az automatikus válaszok létrehozásához.

Létrehozhat olyan szűrőt, amely meghatározott szavakat tartalmazó e-maileket helyez a spam mappába, például "vendég bejegyzés", "backlink" és "cikk elfogadása". A szűrő használatával automatikus válaszokat is beállíthat az ilyen spam e-mailekhez.

Lássuk, hogyan teheti ezt meg.

Sablon használata automatizált válaszszűrő létrehozásához

1. Nyissa meg ugyanazt a Gmail-fiókot a válaszsablonnal.
2. Kattintson a fogaskerek ikon a jobb felső sarokban található beállításokhoz.
3. Menj Minden beállítás> Szűrők és blokkolt címek.

4. Kattintson Hozzon létre egy új szűrőt. (A rendszerbe mentett meglévő szűrőt is importálhatja .xml formátumban)

Szűrheti az e-maileket e-mail cím, tárgy sor alapján, és tartalmazhat vagy kizárhat bizonyos szavakat vagy méreteket. A vendég hozzászólások elutasításának legmegfelelőbb szűrési kritériuma az lesz, hogy tartalmazzon néhány, a témához szorosan kapcsolódó szót. Tegyünk néhány szót a Tartalmazza a szavakat opciót a szűrőhöz.

5. A feltételek megadása után kattintson a gombra Szűrő létrehozása.

Itt el kell döntenie, hogy mit kíván kezdeni azzal az e-mailrel, amely pontosan megfelel a kritériumoknak.

6. Jelölje be A Beérkező levelek kihagyása (Archiválás) mezőbe, így ezek az e-mailek nem fogják elrontani a beérkező leveleket.

7. Ellenőrizze a Sablon küldése mezőbe, és válassza ki ugyanazt a válaszsablont, A vendégposta nem engedélyezett.

8. Kattintson Szűrő létrehozása miután bejelölte a négyzeteket.

Ekkor megjelenik az újonnan létrehozott szűrő a szűrők listájában. A jövőben azok az e-mailek, amelyek a következő szavakat tartalmazzák: "vendégposta, vendégposta, visszalink, elfogadják a cikket, blogba írnak, írnak a weboldalra", már nem jutnak el a postaládájába.

Ezenkívül elküldi a válasz sablonját a feladónak az e-mailre adott válaszként. Így sem a beérkező levelek nem lesznek rendetlenek, sem a feladónak nem kell megvárnia a válaszát.

A szűrőt úgy állítsa be, hogy ne hagyja ki a fontos e-mailt

A szűrő beállítása után figyelje az archivált e-maileket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az üzleti vonatkozású e-maileket nem szűrik ki.

Lehet, hogy egy olyan e-mailt szűr, amely tartalmazza a „bejegyzés elfogadása” szót, de lehet, hogy ez egy promóciós ajánlat, amelyet a szűrő miatt elmulaszt. Ezt a forgatókönyvet elkerülheti, ha néhány szót, például márkát, üzletet vagy promóciót is felvesz a Gmail szűrőjébe.

Összefüggő: A Gmail beállítása az iPhone-on

Hozzon létre független szűrőket, ahol szükséges

Exportálhatja az újonnan létrehozott válaszszűrőt, majd importálhatja az új Gmail-fiókba, ha több webhelye van különböző kapcsolattartási e-mail címmel. Engedélyeznie kell és létre kell hoznia egy válaszsablont az adott e-mailhez.

A szűrők létrehozásának legjobb lehetősége, ha a válaszsablon használatát tervezi, az lenne, ha a semmiből készítené őket.

Ne hagyja, hogy a felhasználók tudják, hogy a válaszok automatizáltak

Ne említsd, hogy ez automatikus válasz az e-mailben. Ennek elkerülésével az emberek nem fogják becsapni a Gmail-szűrőt azzal, hogy átugorják vagy helytelenül írják a megcélzott szavakat, így e-mailjeik eljutnak hozzád spam helyett.

Célszerű rendszeresen ellenőrizni a beérkező leveleket, és válaszolni az Ön számára előnyös e-mailekre.

A spam kezelése a Gmail szűrőkkel és válaszsablonokkal

A Gmail szűrővel és az általános válaszsablonnal válaszolhat a spam e-mailekre anélkül, hogy végig kellene görgetnie őket. Így megspórolhatja az idejét és az energiáját. Ki kell próbálni a Gmail böngészőbővítményeket is, amelyek a Gmail szűrők mellett javítják az e-mail kommunikációt.

A 7 legjobb Microsoft Edge kiterjesztés, hogy a legtöbbet hozza ki a Gmailből

A Microsoft Gmail megfelelő Gmail kiterjesztése javíthatja a kommunikációt. Íme hét kiterjesztés a beérkező levelek termelékenységének növelése érdekében.

Olvassa el a következőt

A szerzőről

Bontsa ki a teljes történet elolvasására