A levélösszevonás segítségével a tömeges e-maileket és leveleket személyre szabhatja helyőrzők használatával. Minden amire szüksége van egy névjegyek adatbázisa és egy sablon a nekik küldött e-mailekhez vagy levelekhez.
Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan hozhat létre Microsoft Word levélösszevonást egy Excel adatbázis segítségével. A lépéseket a Microsoft Word és az Excel 2016 program tartalmazza, de a folyamat minden kiadásnál megegyezik.
Levélösszevonás Excelből
Az e-mail egyesítés egy adatbázis adatforrásait használja, és azokat a megfelelő helyőrzőkbe helyezi a tömeges e-mailek személyre szabásához. Ezek az adatbázisok bármi lehetnek az alább említett listából:
1. Nyissa meg Microsoft Excel táblázat.
2. Hozzon létre egy kézi névjegylistát a Szó amikor a levelek egyesítését használja.
3. Választ névjegyadatok a Microsoft Outlook alkalmazásból.
Kétféle lehetőség közül választhat:
- Gmail-névjegyek kompatibilis fájlban.
- Microsoft SQL Server.
A Microsoft Excel munkafüzet adatbázisa a legelőnyösebb, ha a levelek egyesítését a Wordben kell használni. A levelek egyesítéséhez az Excel segítségével hozzon létre egy adatbázist, amelyet a Word később használ.
Ha nem rendelkezik elérhetőségi adatokkal rendelkező Excel-fájllal, használhatja ezt minta Excel fájl próba céljából.
A tömeges e-mailekben vagy levelekben előforduló következetlenségek elkerülése érdekében az alábbiakban említett módon módosítania kell az Excel fájlt:
- Az első sor csak oszlopfejléceket tartalmazhat, kezdve ettől cella A1. A Word ezeket az oszlopfejléceket használja Mezők egyesítése amikor a Microsoft Word levélösszevonást használja.
- Az oszlopfejléceket úgy kell szerkesztenie, hogy megfeleljenek az e-mail vagy levélsablon dokumentumban használt helyőrző neveknek.
- Biztosítania kell, hogy a táblázatfájl sormintánként egy rekordként tartalmazza a kapcsolattartási adatokat. Például a jelenlegi oktatóanyagban az ügyfél minden elérhető elérhetőségét megadhatja James Butt között elérhető cellák A2 és J2.
- Minden kapcsolattartó számadatának, például irányítószámoknak, kedvezményes százalékoknak, futásteljesítményeknek, pénznemeknek stb., A megfelelő számformátumban kell lennie.
- Bármilyen változtatás végrehajtásához válassza ki a cellákat vagy cellatartományokat, amelyek tartalmazzák a számokat.
- Ban,-ben Főoldal fülre, belül Szalag, kattints a legördülő nyíl kívül Tábornok.
- Végezze el az összes kiegészítést, mielőtt összekapcsolná a Word Merma dokumentumot az Excel adatbázis fájljával. Miután elvégezte az összes módosítást, mentés az Excel fájlt.
- A kapcsolatok Excel adatbázis fájljának a számítógép helyi tárolójában kell lennie.
- Győződjön meg arról, hogy minden adat szerepel az Excel munkafüzet első lapján.
Hogyan készítsünk leveleket a Word-ben
Miután létrehozta az adatbázist az Excel programban, meg kell nyitnia azt az e-mail vagy levél sablont, amelyet sok címzettnek szeretne elküldeni. Kövesse az alábbi lépéseket:
1. A Szalag, kattintson a Levelek fül.
2. Ban,-ben Indítsa el a Levél egyesítése csoportotgombra kell kattintania Indítsa el a Levél egyesítését.
3. Hat levelezési egyesítési dokumentumtípus jelenik meg. Kattintson Betűk vagy E-mail üzenetek.
Összefüggő: Címkék nyomtatása levelek egyesítésével a Microsoft Word és az Excel programban
4. A Indítsa el a Levél egyesítését csoportra kattintva Válassza a Címzettek lehetőséget. Megjelenik az olyan opciók, mint például Új lista beírása, Meglévő lista használata és Kiválasztás az Outlook névjegyek közül.
5. A fenti három lehetőség bármelyikét választhatja attól függően, hogy miként szeretné összekapcsolni a névjegyzéket a sablonlevéllel. Ebben az oktatóanyagban válasszuk ki Használjon meglévő listát hasznosítani az Excel adatbázis amelyet korábban létrehozott vagy letöltött.
6. A Válassza az Adatforrás lehetőséget párbeszédpanelen keresse meg azt a mappát, ahol az Excel adatbázis fájl elérhető. Miután megtalálta a fájlt, jelölje ki, majd kattintson a gombra Nyisd ki hogy betöltse az adatbázist a Word levélösszevonásába.
7. Látni fogja a Válassza a Táblázat lehetőséget párbeszédpanel. A gombra kattintva lépjen ki rendben változtatások nélkül.
8. Nagyszerű! Sikeresen összekapcsolta a forrásadatokat a Word levélösszevonó programmal.
9. A Word automatikusan egyeztetni fogja az adatbázis oszlopfejléceket az egyesítendő mezőkkel. A megfelelő egyezés biztosításához lépjen a következőre: Mezők írása és beszúrása csoport a Levelek fül a Szalag majd kattintson a gombra Mezõmezõk.
10. Mezõmezõk megjelenik a párbeszédpanel. A bal oldali oszlopban láthatja az egyesítési mező elemeket. A jobb oldalon talál egyező adatokat a linkelt Excel adatbázisból.
11. Ugyanez lesz, ha más forrásadatokat használ, például Outlook-névjegyeket vagy exportált névjegyeket a Gmailből. A lista görgetésével ellenőrizze, hogy nincsenek-e eltérések. Kattintson rendben bezárni.
12. A sablon betűjére tegye a kurzort az első betű elé, és nyomja meg a gombot Belép néhányszor, hogy helyet foglaljon a levéltest felett.
13. Vigye a kurzort a dokumentum tetejére, majd kattintson a gombra Címblokk ban,-ben Mezők írása és beszúrása csoport a Levelek fül a Szalag.
14. A bal oldalon a Címblokk beszúrása párbeszédpanelen kiválaszthatja a nevet, a cég nevét, a címét, az országot stb., a formázási lehetőségeket. A jobb oldalon megjelenik a címblokk előnézete.
15. Használhatja a Mezõmezõk lehetőségek a bemeneti adatok eltérésének kijavítására. Kattintson a gombra rendben hozzáadni AddressBlock zsinórokon belül.
16. Ezután kattintson a gombra Üdvözlő sor ban,-ben Mezők írása és beszúrása csoport után AddressBlock, sortávolságot adva neki.
17. A Helyezze be az üdvözlő sort párbeszédpanel jelenik meg. A kívánt változtatásokat elvégezheti, majd rákattinthat rendben. A GreetingLine a chevronokon belül megjelennek a levélben.
18. Kattintson a gombra Eredmények előnézete parancs a Szalag hogy lássa, hogyan néz ki a levél.
19. Hozzáadhat egyéni egyesítési mezőket is AddressBlock és GreetingLine. Tegyük fel, hogy hozzá akar adni Jármű gyártmánya és típusa a levéltesten belül.
20. Ehhez nyissa meg az e-mail egyesítéshez kapcsolt Excel adatbázis fájlt, és adja hozzá a Jármű gyártmánya és típusa oszlopfejléc. Adja meg a jármű adatait és mentés az Excel fájlt.
21. Most lépjen a Word egyesített levelek egyesítéséhez, és ismételje meg négy lépés, öt, és hat.
22. Most válasszon ki egy szót vagy néhány szót a betű törzsében, majd kattintson a gombra Egyesítse a mezőt a Mezők írása és beszúrása csoport.
23. A Egyesítse a mezőt jelölje be Adatbázis mezők, majd válassza a lehetőséget Jármű gyártmánya és típusa. Kattintson Helyezze be az egyéni egyesítési mező hozzáadásához.
24. Így adhat hozzá annyi változó helyőrzőt, amennyit az elküldött levelek vagy e-mailek testreszabásához szeretne. A Microsoft Word levélösszevonás automatikusan összeveti az adatokat a címzettek nevével.
25. A Szalag, kattintson Befejezés és egyesítés parancsot, majd válassza a lehetőséget Dokumentumok nyomtatása vagy E-mail üzenetek küldése. Kattintson rá is Egyedi dokumentumok szerkesztése hogy elolvassa az e-maileket vagy leveleket, mielőtt elküldené őket.
A Mail Merge használatával növelheti az e-mail termelékenységét
Most már tudja, hogyan kell a leveleket egyesíteni a Microsoft Word és az Excel segítségével. A levélösszevonással gyorsabban küldhet testreszabott e-maileket, és jó kapcsolatot alakíthat ki szakmai vagy személyes kapcsolataival. Folytassa a Word használatát, hogy könnyebbé tegye szakmai és személyes életét, mint korábban.
A Microsoft Word nem lenne az az eszköz, amelyik a produktív tulajdonságai nélkül. Íme néhány olyan szolgáltatás, amely minden nap segítségére lehet.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- E-mail tippek
- Táblázati tippek
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Körlevél
- Microsoft Office tippek
Tamal a MakeUseOf szabadúszó írója. Miután jelentős tapasztalatokat szerzett a technológiában, a pénzügyekben és az üzleti életben az előző munkahelyén, egy informatikai tanácsadó cégben dolgozott fel, 3 évvel ezelőtt teljes munkaidős hivatásként vette át az írást. Noha nem ír a termelékenységről és a legfrissebb technológiai hírekről, szereti játszani a Splinter Cell-t és a Netflix / Prime Video-t.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz, amely műszaki tippeket, véleményeket, ingyenes e-könyveket és exkluzív ajánlatokat tartalmaz!
Még egy lépés…!
Kérjük, erősítse meg e-mail címét az imént elküldött e-mailben.