A megbeszélések túlterhelésének kezelése: 5 tipp és eszköz

A konferencia teremben (vagy online munkaterületen) való találkozás ötletek cseréjét, célok kitűzését, az előrehaladás követését, feladatok kijelölését stb.

Bár ezek mind érvényes indokok az értekezlet megtartására, a túl sok hosszas találkozó csökkentheti a termelékenységet. Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan csökkentheti a találkozók számát a naptárban. De először fedezzük fel:

Mi okozhat túl sok találkozót?

Valószínűleg már korábban is megpróbálta kezelni ezt a problémát. A találkozók azonban folyamatosan megjelennek a naptárban. Ez valószínűleg azért van, mert nem próbálta feltárni a probléma kiváltó okait; Ön csak szalagvédő megoldásokat alkalmaz a tünet-találkozó túlterhelésének enyhítésére.

Tekintsük tehát a túlterhelést a mélyebb probléma tüneteként, hogy hatékony és tartós megoldást találhassunk.

Először is, a COVID-19 világjárvány és az ebből következő, a távoli vagy hibrid munkamodellekre való áttérés jelentősen megnövelte a virtuális találkozók számát, elsősorban a Zoom révén. Ennek következtében a távmunkások küzdenek

Zoom fáradtság, vagy a képernyőidő kimerülése. A megbeszélések túlterhelése akkor is problémát jelenthet, ha mindenkit meghív a megbeszélésekre. A látogatottság növekedésével az elkötelezettség fokozatosan csökken.

A Zoom találkozók vagy a konferenciaterem látogatásainak egyik leggyakoribb alapvető oka a világos napirend hiánya. Kezdetben lehet célja a találkozónak, de hamarosan a hangsúly üresjáratra vált.

Végül, de nem utolsósorban, nem használja ki hatékonyan a digitális eszközöket. A szoftverek széles skálája létezik, amelyek a kommunikáció és az együttműködés jobb alternatívái.

A következő leghatékonyabb módszer az ülések számának csökkentésére a munkahelyén, ha növeli az értekezletek termelékenységét. Ezt a következőképpen érheti el:

1. Belső Wiki használata aszinkron értekezletekhez

Az értekezleteket nem mindig kell valós időben (szinkronban) tartani. Bizonyos helyzetekben előnyös az aszinkron kommunikáció (olyan kommunikáció, amely nem igényli a résztvevők egyidejű jelenlétét, és nem igényel azonnali választ).

Az aszinkron kommunikáció használatával javíthatja a megbeszélések hatékonyságát. Lehetővé teszi a csapatok számára, hogy olyan tudásalapú szoftvereket használjanak, mint a 360 dokumentum hogy a saját tempójukban osszák meg ötleteiket. Alternatívaként, ezen weboldalak segítségével létrehozhat egy belső Wikit, és meghatározott oldalakat állíthat be az értekezletekhez. Ezek a digitális eszközök lehetővé teszik, hogy hozzájáruljon a megbeszéléshez a megjegyzés funkció segítségével.

Az aszinkron értekezletek felkarolásával a csapat időt szánhat a megbeszélt információk megértésére, kommunikálni a csapattársakkal az időzónákon keresztül, felhatalmazni az introvertált személyeket a gépelésre, és csökkenteni a megszakításokat és zavaró tényezők.

2. Használjon együttműködési szoftvert

Miért ütemez egy kétórás személyes találkozót új ötletek felvetésére, ha ezt megteheti e-mailben, vagy ami még jobb, egy egyszerű együttműködési szoftver használatával, mint pl. Trello.

A csapat termelékenységének növelése érdekében csak akkor szervezzen valós idejű találkozókat, amikor feltétlenül szükség van rá, például konfliktusmegoldásokhoz. Ellenkező esetben az együttműködési szoftvereket felhasználhatja a célok előrehaladásának frissítéséhez, a projektek áttekintéséhez vagy új ötletek megjelenítéséhez.

Így csapatának elegendő ideje jut arra, hogy átgondolja a megosztani kívánt ötleteket, és rangsorolja a legfontosabbakat. Sőt, az összes információ alapértelmezés szerint mentésre kerül, és mindenki számára hozzáférhető, ahelyett, hogy írásos feljegyzésekre támaszkodna.

A Trello segítségével olyan táblákat hozhat létre, amelyek megfelelnek az értekezlet céljainak, például az értekezlet napirendje, a korábbi megbeszélésekről szóló frissítések, a csapatfrissítések vagy az új ötletek.

Letöltés: Trello számára Android | iOS (Ingyenes, prémium verzió elérhető)

3. Összpontosítson a találkozó napirendjére

A megbeszélés napirend nélküli megszervezése biztos recept a kudarcra. Világos tervet kell készítenie a találkozóra, hogy elkerülje az irányt. A legtöbb értekezlet gyakran lejár a kijelölt időkereten, mert nincs egyértelmű követendő út.

Szóval, hogyan lehet ezt kijavítani? Hagyományosan felírhatja azokat a pontokat, amelyeket meg szeretne vitatni az értekezlet során, kinyomtathatja őket, és csatolhat más releváns dokumentumokat, mielőtt megosztja azokat a résztvevőkkel.

Alternatív megoldásként időt és papírt takaríthat meg a napirend létrehozásával Evernote és csatolja a szükséges fájlokat vagy weboldalakat, mielőtt megosztaná azokat kollégáival. Ez lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy okostelefonjukon, táblagépükön vagy számítógépükön keresztül gyorsan hozzáférjenek a szükséges információkhoz.

Letöltés: Evernote Android | iOS (Ingyenes, prémium verzió elérhető)

4. Hibás csatornák létrehozása az azonnali kommunikációhoz

Amikor egy hatalmas szervezet része, sok részleggel, úgy tűnik, hogy az értekezlet az egyetlen lehetőség az információk megosztására bizonyos személyekkel. Sajnos ez nem mindig a legtermékenyebb módszer.

Miért kell áthelyezni egy csoportot a konferenciaterembe egy 30 perces megbeszélésre, ha ugyanazokat az információkat azonnal és mindenkivel megoszthatja az asztalon lévő üzenetküldő platformon keresztül, például Laza?

Csak szüksége van dedikált csatorna létrehozásához a találkozóra, és hívja meg az összes érintett résztvevőt. Így konkrét beszélgetéseket folytathat a különböző projektekről a meghívni kívánt emberekkel.

Letöltés: Laza Android | iOS (Ingyenes, prémium verzió elérhető)

5. Ne legyen túl sok ember

Gondolj a legutóbbi találkozóra. Hány ember volt jelen? És hányan adtak értékes hozzájárulást a találkozóhoz? Valószínűleg sok résztvevő csak csendben ült anélkül, hogy részt vett volna, míg mások ellenőrizték az e -mailjeiket. Ez szokásos gyakorlattá vált, különösen a nagy tömegekkel való találkozók során.

Ez gyakran előfordul, mert a szervezők el akarják kerülni, hogy az emberek kimaradjanak. Bár ez nemes gesztus lehet, sajnos csökkenti a találkozó produktivitását.

Lehet, hogy kíváncsi, hogyan? Fennáll a kockázata annak, hogy túllépi az értekezleten az oda -vissza viták, a sekély megjegyzések és a felesleges fecsegések kezelésére szánt időt, ami kisebb hatékonyságot eredményez. Tehát a túlterhelés elkerülése érdekében, hívjon meg minél kevesebb embert.

Összefüggő: Alapvető tippek az online videokonferenciákhoz

Ne hagyja, hogy a találkozók lassítsanak

A találkozók a legtöbb szervezetben továbbra is kulcsszerepet játszanak. Azonban akkor válnak terméketlenné, ha elsöprő erejűvé válnak, és amikor a csapatok prioritásokra fordíthatják a találkozók idejét. A fenti tippek és eszközök segítségével növelheti a megbeszélések hatékonyságát.

Az 5 legjobb módszer a képernyőidő -kimerülés kezelésére

Az állandó képernyő -expozíció fejfájáshoz, homályos látáshoz és a szem megerőltetéséhez vezethet. Íme néhány tipp a képernyőidő -kimerültség kezelésére.

Olvassa tovább

A szerzőről