5 időtakarékos alkalmazás a jobb találkozókhoz online és offline

A dolgozó szakemberek nem kerülhetik el a találkozókba való bejutást. Legyen az virtuális vagy személyes, hatékonyabban és produktívabban töltheti el idejét, ha a megfelelő eszközöket használja a találkozók szervezésére és kezelésére.

Az értekezlet lebonyolításának elvei változatlanok maradnak, akár konferencia teremben, akár a Zoom használata online megbeszélésekhez. Be kell állítania egy napirendet, világos cselekvési tervet, rendelkeznie kell az interakcióval vagy a kérdés-felelettel, és perceket kell szánnia a nyomon követésre. Ezek az ingyenes alkalmazások segítenek mindezt online és offline.

1. Hyperkontextus (Web): Ingyenes értekezleti sablonok és beszélgetéskezdők

Ha az értekezletek túl gyakran mennek kifelé, akkor hiperkontextusra van szükség. Ez egy találkozó társalkalmazás a menedzserek számára, amely ingyenes sablonokat és beszélgetésindítókat biztosít mind az egy-egy találkozóhoz, mind a csoportos megbeszélésekhez. Kövesse a forgatókönyvet, és soha nem fog letérni a pályáról, vagy lemaradni valami fontosról.

Miután bejelentkezett, szinkronizálja a naptárat, és hozzon létre egy új munkaterületet. Minden munkaterületnek több sablonja van egy-egy vagy csoportos megbeszélésekhez, például heti és havi felülvizsgálatok, távoli egy-egy vagy csoporttalálkozók, teljesítményértékelések, bejelentkezések, standup értekezletek, scrum, projektmenedzsment, negyedéves tervezés stb tovább.

Minden sablonban egy sor kérdést vagy napirendi pontot láthat a tervezett időrésekkel. Nyugodtan szerkessze ezeket, ahogy jónak látja. Amíg a megbeszélés be van kapcsolva, minden elemhez hozzáadhatja a "Következő lépések" elemet, és létrehozhat egy teendőlistát magának. Ezenkívül meghívhat kollégákat a munkaterületre, hogy együttműködjenek ezekkel a műveleti elemekkel. Kicsit olyan, mint a találkozó jegyzőkönyve.

A Pro -fiókokkal további funkciókat kaphat, mint például a következő lépések időbeli követése, célok hozzáadása, bejelentkezés a múltbeli megbeszélésekhez stb. Mindez hozzáadott értéket képvisel, ha fizetni szeretne a szolgáltatásért. Ennek ellenére az ingyenes verzió sablonjai elegendő okok a Hypercontext használatára.

2. Halasztás (Web): Ingyenes értekezleti jegyzetek alkalmazás a könnyű rendszerezéshez és megosztáshoz

A napirend beállítása, majd az ülés jegyzőkönyvezése elengedhetetlen része a gyümölcsöző találkozóknak. Ellenkező esetben gyakran talál olyan embereket, akik azt mondják, hogy nem emlékeznek arra, amikor valamit megbeszéltek. Az Adjourn az egyik legjobb ingyenes alkalmazás, amely rögzíti a találkozókat.

Minden új értekezleten minden jegyzethez külön kártyákat hozhat létre. Például az Ön napirendje egy kártya, míg mások lehetnek Visszajelzés, Következő lépések, Jegyzőkönyvek, Javaslatok stb. Minden kártya egy egyszerű, gazdag szövegszerkesztő, amely támogatja a Markdown -ot és a táblázatokat. Használhatja a a legjobb találkozó jegyzőkönyvek ezek bármelyikében.

A jobb oldali panelen megtalálhatja az értekezlet többi résztvevőjét, és meghívhatja őket az Elhalasztás táblájának megtekintésére vagy szerkesztésére. A Műveleti elemek menüpontban teendőlistákat állíthat be, és hozzárendelheti azokat az emberekhez, valamint leírásokat adhat hozzá. Végezetül, egy átfogó Agendum Details panel segít a megbeszélések nyomon követésében. Az Adjourn segítségével fájlokat is feltölthet, hogy mások hozzáférjenek az értekezlet során.

A találkozó befejezése után e -mailben elküldheti a jegyzeteket minden résztvevőnek, vagy letöltheti PDF fájlként. Az Adjourn ingyenes verziója korlátozza az e -mailek küldésének számát, de a PDF -letöltések örökre ingyenesek.

3. Szőlőtő (Web): Könnyű aszinkron értekezletek videohívásokon keresztül

Egy pont után ezek a napi és heti találkozók inkább házimunkának tűnnek, mint szükségszerűségnek. Ráadásul, ha távoli csapatról van szó, akkor nehéz összehozni mindenkit. Egyre növekvő tendencia megbeszélni az ülés túlterhelését az aszinkron értekezletek választása, amelyeket továbbra is megtehet videohívásokon keresztül.

Ha nem tudta, az aszinkron értekezlet ugyanúgy fut, mint egy rendes értekezlet, de nem egyszerre. Először is, az értekezlet házigazdája megkezdi az értekezletet, és meghatározza a napirendet, mindezt videóüzenetben rögzítve, és elküldi a csoportnak. Ezután egy második résztvevő szabadon válaszolhat rá videoüzenetével a választott időpontban. Ezután a többi résztvevő megtekintheti ezeket az üzeneteket, és válaszolhat a házigazda által előírt sorrendnek megfelelően, vagy válaszolhat egy köztes személynek. Az ötlet az, hogy hagyjuk, hogy az emberek a saját tempójukban dolgozzanak, és ne kerüljenek állandóan a találkozókba.

Számos online alkalmazás lehetővé teszi az egyszerű aszinkron találkozókat videohívásokon keresztül. A Grapevine az egyik legegyszerűbb, amit láttunk, lehetővé teszi, hogy 15 perces üzeneteket rögzítsen webkameráján vagy képernyőfelvételen keresztül. Megjegyzéseket is hagyhat, és fájlokat adhat hozzá bárki bejegyzéséhez. Az összes üzenet egyszerű időrendben jelenik meg. Az ingyenes verzió legfeljebb öt felhasználót engedélyez, és frissíthet nagyobb csoportok számára.

4. Dory (Web): A legjobb a kérdések és válaszok, valamint az élő közönség interakcióinak kezelése

A volt Google-felhasználók által készített Dory egy teljesen ingyenes webes alkalmazás (nincs hirdetés, nincs rejtett költség) a kérdések és válaszok munkájának és az élő közönség interakcióinak kezelésére online vagy offline. Használhatja vállalati szintű virtuális találkozókra is, mint a hallgatók kérdéseit.

Az alkalmazás egyszerű kezelőfelülettel új eseményt hozhat létre, és meghívhat együttműködőket, akik ugyanolyan szerkesztői jogosultságokkal rendelkeznek, mint Ön. Az események nyilvánosak vagy privátak lehetnek csak azok számára, akik linkkel rendelkeznek. A fő panelen a résztvevők kérdéseket tehetnek fel, amelyeket egy moderátor rangsorolhat, hogy a felszólalók válaszoljanak. A kérdések a láthatóság érdekében rögzíthetők, archiválhatók és szavazhatók.

A Dory tartalmaz egy praktikus Notes panelt is, amely két részből áll. Az egyik egy megosztott Jegyzetterület, ahol minden szervező vagy szerkesztő hozzáadhat olyan jegyzeteket, amelyeket mindenki láthat. A másik egy privát jegyzetfüzet, szerkeszthető és csak Ön számára látható. Ez egy remek kiegészítő, amellyel jegyzőkönyvet vehet fel, gondolatokat adhat hozzá és oszthat meg, sőt szükség esetén utasításokat is adhat.

5. Radír (Web): Tábla, írótábla és kész találkozósablonok

A fizikai értekezleteken gyakran van egy konferenciaterem, ahol minden ember közös táblával és írólappal rendelkezik. A Radír elhozza ezt a virtuális világba, és kétütemű jegyzettömböt, valamint a ingyenes digitális tábla.

Mindkét eszköz meglehetősen könnyen használható, és a kezdéshez megoszthatja a linket másokkal online. A jegyzettömb támogatja a Markdown formázást, míg a táblához szokásos rajzeszközök tartoznak az alakzatok, szöveg és diagramok számára. A Radír audiocsevegést is tartalmaz, ha nem szeretne harmadik féltől származó videohívó alkalmazást használni vele.

A jó rész az előre betöltött sablonok. A Radír gyorsan kirajzol egy egész Agile Sprint táblát, folyamatábrát, úszósáv diagramot vagy egy stand-up értekezletet, majd kitölti az értekezlet szerinti értékeket. Remekül működik, és hatékonyabb lesz.

Ne harcolj állandóan

Ezek az eszközök és alkalmazások hatékonyabbá teszik a találkozókat, de nem mindegyiket. És ez így van rendjén. Ne próbálja meg minden találkozón maximalizálni a termelékenységet és a hatékonyságot, néha unalmasak lesznek, és időpocsékolásnak tűnnek. Még ha felét hatékonyabbá is teszi, nagy változást fog tapasztalni. A másik fele pedig szórakoztassa magát játékkal Találkozás a Pokol Bingóval.

6 egyszerű módszer a találkozók produktívabbá tételére

Ha szeretné tudni, hogyan kell lebonyolítani a sikeres csapatgyűlést, nézze meg ezt a 6 alapvető tippet, amelyeket érdemes követnie.

Olvassa tovább

A szerzőről