A 6 legjobb dokumentumkezelő szoftver vállalkozások számára

Ha továbbra is fizikai módszereket használ a fájlok és a papír megőrzésére, akkor sok mindenről lemarad. A fájlok fizikai tárolása túl sok tárhelyet igényel. Mindig szüksége van szekrényekre, így az adott fájl keresése és nyomon követése meglehetősen kihívást jelent.

Alternatív megoldásként a dokumentumkezelő szoftver lehetővé teszi korlátlan számú fájl egyszerű kezelését. Ezenkívül viszonylag biztonságosabbak és rugalmasabbak, megkönnyítve több csapattag együttműködését egyetlen dokumentumon.

Tehát nézzük meg, milyen dokumentumkezelő szoftverrel kezelheti fájljait.

1. Bitrix24

Ez egy biztonságos platform személyes és együttműködési fájlok tárolására. Világszerte több mint 5 millió felhasználó bízik bennük, és ezzel a szoftverrel kezelik fájljaikat.

Három különböző típusú tárolást kínál a dokumentumokhoz:

• A hajtásom: Itt tárolhatja személyes fájljait.
• Csoportos meghajtó: Ez a legjobb a diákok és a kisvállalkozások csapatának együttműködésére.
• Vállalati meghajtó: Ez a legjobb a több alkalmazottat foglalkoztató vállalatok számára.

Ezenkívül választhat tárolja a dokumentumokat a felhőben vagy helyszíni tárolás, az Ön igényeinek megfelelően. És navigáljon több fájlban a nevük vagy egy rövid leírás beírásával. Mindet a dokumentumtárba menti.

Tetszik a dokumentumoknak is, hogy a gyors elérés érdekében a keresési eredmények tetején maradjanak. Az eszköz lehetővé teszi megjegyzések hozzáadását a dokumentumokhoz, és több dokumentumverzió megőrzését a szerkesztési előzményekkel. Ez megkönnyíti a változások követését a jövőben. Ezenkívül különböző alkalmazásokat is használhat a dokumentum szerkesztésére.

Biztonsági okokból a Bitrix24 lehetővé teszi a dokumentum zárolását a zárolás gombra kattintva. Ez hozzáférhetetlenné teszi a dokumentumot mások számára. A szoftvernek ingyenes és fizetett verziói is vannak. Igényeinek megfelelően szerezhet be egyet.

2. eFile kabinet

Akár diák, akár kisvállalkozó, akár nagyvállalata van több alkalmazottal, ezzel az eszközzel megőrizheti és rendszerezheti adatait és fájljait. Lehetővé teszi a fájlokban való keresést, ha beírja a nevüket a keresősávba.

Emellett gyors hozzáférést kaphat bizonyos fájlokhoz, ha tárolja azokat a portfólióban, és automatizálja a munkafolyamatot ezzel a szoftverrel, mivel az automatikusan fájlolja a feltöltött dokumentumokat. Lehetővé teszi mind a helyszíni, mind a felhőalapú tárolást.

Ezenkívül nem kell minden eszközén megőriznie alkalmazását. A fájlokat a világ bármely pontjáról elérheti egy webböngésző segítségével. Biztonsági okokból azonban csak bizonyos jelszóval rendelkező személyek férhetnek hozzá az adatokhoz. Engedélyeket kapnak a munkavállalók a szerepük alapján.

Az összes megosztott fájl titkosítva van, és át kell mennie kétfaktoros hitelesítés. A nagyobb kényelem érdekében beállíthatja az IP- vagy helyalapú hitelesítést is.

Ezenkívül, ha Ön cég vagy egyéni vállalkozó, örömmel tudja, hogy ez a szoftver lehetővé teszi a szerződések aláírását is. A munka megkönnyítése érdekében integrálhatja a szoftvert harmadik féltől származó alkalmazásokkal, mint például a DocuSign, a Salesforce és a Microsoft Office.

3. Google Drive

Több mint 1 milliárd havi aktív felhasználóval és 6 millió fizetett felhasználó, a Google eddig a legnépszerűbb fájltárolási megoldás. Az emberek személyes, csapat- és vállalati fájlok tárolására használják.

Zökkenőmentes integrációt tesz lehetővé a felhőalapú alkalmazásokkal. Ezenkívül több formátumot is támogat, így tárolhatja a fájlt a típusának megváltoztatása nélkül - például PDF, Word és mások. Dokumentumok keresése a Google Drive -ban is kényelmes. Csak írja be a nevet, és ott van!

Közös teret biztosít a csapattagoknak. Ennek ellenére az adatok továbbra is hozzáférhetetlenek a kívülállók számára az adatvesztés -megelőzés (DLP) funkciója miatt.

A szoftver lehetővé teszi a dokumentumok mentését, valamint létrehozását, megtekintését és szerkesztését. Ezenkívül, ha ezeket a dokumentumokat ezzel az eszközzel szerkeszti, akkor megőrzi a végrehajtott módosítások előzményeit. Így nem kell megtartania a fájl több verzióját. Mindegyiket egy dokumentumban tárolják.

A Google Drive minden felhasználó számára ingyenes, akár 15 GB -os tárhelyet biztosít. Ha ennél több tárhelyre van szüksége, akkor prémium csomagot kell vásárolnia.

4. Összefolyás

Ez egy másik nagyszerű, felhőalapú fájlmegosztó eszköz, amely lehetővé teszi a fájlok tárolását és rendszerezését. Felett 130 000 felhasználó világszerte bíznak ebben a platformban dokumentumaikkal és aktáikkal.

Ezzel a szoftverrel kétféleképpen rendezheti dokumentumait:

• Oldalak: Létrehozhat és szerkeszthet oldalakat, és megbeszélheti azokat alkalmazottaival.
• Spaces: Az összes oldal itt van tárolva. Legyen szó egyénekről, csapattagokról vagy más projektekről.

Ez az eszköz speciális funkciókat kínál a dokumentumok kereséséhez és visszakereséséhez, több mint 75 testreszabható sablont, valamint megjegyzés- és szerkesztési funkciókat. Ezenkívül, ha a csapat bármely tagja feladatot rendel egy másik csapattaghoz, értesítést kap az időben végrehajtott műveletekről.

Ezenkívül szabályozhatja a dokumentumok engedélyeit, és kezelheti, hogy ki férhet hozzá a csoportban. Legfeljebb 10 felhasználó számára ingyenes. E fölött mindenképpen meg kell vásárolnia a prémium verziót.

5. SharePoint Online

Val vel több mint 190 millió ember hozzáféréssel a SharePoint Online szolgáltatásaihoz, ez egy Microsoft eszköz, amely lehetővé teszi dokumentumok, csoportok és munkafolyamatok rendszerezését.

A fájlok tárolásán kívül dokumentumokat is létrehozhat és szerkeszthet ezzel az eszközzel, és felhasználhatja együttműködésre több csapattaggal. Lehetővé teszi a fájlok metaadatainak frissítését, lehetővé téve a gyors keresést.

Ily módon, ha elfelejt egy fájlnevet, vagy több, közel azonos nevű fájlja van, megtalálhatja a dokumentumot, ha beír néhány szót a metaadatokba. Az eszköz mobilalkalmazásokhoz is elérhető. Használatához azonban havi 5 USD előfizetésre van szüksége.

6. Papírkereső

A listán található másik dokumentumkezelő szoftver a Paper Tracer. Kis-, közép- és vállalati szintű vállalkozások számára készült.

Segít a szerződések automatizálásában, a dokumentumok digitalizálásában, valamint az összes mentett fájl nyomon követésében és jelentésében. Ráadásul HIPAA-kompatibilis, ami azt jelenti, hogy betartja a biztonsági törvényeket, és megakadályozza az adatszivárgást. Emellett elektronikus aláírási lehetőséget is biztosít. Ezért ez egy nagyszerű eszköz az egészségügyi, jogi vagy bármely olyan vállalkozás számára, amely szerződés alapján végzi el a projekteket.

A szoftver teljes körű munkafolyamat-megoldásokat kínál, és felhőalapú megvalósítást kínál. Ez egy jó eszköz a legfeljebb 10 főt foglalkoztató kisvállalkozásoknak és a 100 vagy annál több alkalmazottat foglalkoztató középvállalkozásoknak.

Válassza ki a dokumentumkezelő szoftvert

Ha továbbra is fizikailag tárolja fájljait, és átesik az összes problémán, ideje abbahagyni.

A lista számos szoftvert kínál, amelyek rengeteg ingyenes tárhelyet biztosítanak. Kezdje ezekkel, és könnyítse meg fájljainak tárolását, rendszerezését és kezelését számos csapattag együttműködésével.

A 10 legjobb eszköz videomegbeszélések átírására megosztható dokumentumokba

Az átíró alkalmazások lehetővé teszik az audio- és videofájlok konvertálását szöveggé, amelyet megoszthat. Íme néhány a legjobb eszközök közül, amelyeket erre használhat.

Olvassa tovább

A szerzőről