Minden projekt egy sor feladatból áll, amelyeket időben be kell fejeznie. A megfelelő feladatkezelés a projektek menedzselését jelenti a koncepciótól a befejezésig. Akár az irodából, akár otthonról dolgozó csapat tagja, a feladatkezelési folyamat néhány gyakori kihívással szembesítheti Önt.
Ismerje meg az öt gyakori feladatkezelési kihívást, amellyel Ön és csapata szembesülhet, és hogyan küzdheti le ezeket eszközökkel.
1. Nem látható a feladat előrehaladása
A feladatok időben történő elvégzésének és a sikeres együttműködésnek egyik előfeltétele a feladat előrehaladásának láthatósága. Enélkül a feladatok adminisztrálása kihívást jelent minden csapat számára. Bármilyen probléma gyors megoldására csak akkor számíthat, ha biztosítja a feladatok előrehaladásának átláthatóságát.
A Kanban táblákkal vizuális áttekintést hozhat létre a projekt munkafolyamatáról. Trello egy Kanban táblaalkalmazás, amely lehetővé teszi az összes feladat egyszerűsítését a folyamat szűk keresztmetszete azonosításával. Ez az alkalmazás nem csak a feladatok előrehaladását teszi elérhetővé, hanem határozott lépéseket tesz lehetővé a régóta függőben lévő feladatok mozgásban tartása érdekében.
A Gantt-diagram eszköz egy másik hasznos módja a feladat előrehaladásának nyomon követésének. A... val Agantty alkalmazással a csapattagok ennek megfelelően szinkronizálhatják feladataikat. Azt is lehetővé teszi, hogy feladatokat rendeljen hozzá és delegáljon a rendelkezésre álló erőforrásokhoz.
Összefüggő: A legjobb ingyenes Gantt-diagram alkalmazások projektmenedzsmenthez
2. A munkát akadályozó e-mail-függőség
A világos kommunikáció minden csapat számára elengedhetetlen ahhoz, hogy a feladatokat az előírt időn belül és teljes hatékonysággal végezze el. Míg az e-mail népszerű kommunikációs mód a csapattagok körében, az e-mailektől való teljes értékű függőség kontraproduktív lehet, és akadályozhatja a termelékenységet.
Ami egy csapatot illeti, az egyik legnagyobb feladatkezelési kihívás az, hogy mindenki egy oldalon maradjon a szükséges üzenetek közlésével. Itt a mi és hogyan kommunikálása kulcsfontosságúvá válik. Ha valaki több időt tölt e-mailek ellenőrzésével, írásával és megválaszolásával, mint produktív feladatokkal, az e-mailes kommunikáció célja meghiúsul.
Val vel MeisterTask, központosíthatja a csapattagok információmegosztási folyamatát. A jobb csapatkommunikációt megkönnyítheti, ha magában a feladatban hozzáadja a feladat leírását, a mellékleteket, a feladatváltozási naplót és a megjegyzéseket. Ezek a funkciók interaktívvá és nyomon követhetővé teszik a feladatot.
A projekt nyomon követésével naprakész lehet, és minden szükséges információhoz hozzájuthat. Bármilyen feladatmódosításra gyorsan válaszolhat hangulatjelekkel, és e-mailben értesítést kaphat az ilyen változásokról.
3. Strukturált teljesítményjelentések hiánya
Ahhoz, hogy megismerje csapata hatékonyságát és termelékenységét, teljes áttekintést kell kapnia az egyes csapattagok teljesítményéről. Megfelelő betekintés nélkül senki sem tudhat a feladat előrehaladásáról. Csak egy strukturált jelentés tud betekintést nyerni a csapat teljes folyamatába.
Az ilyen jelentések nemcsak a feladatokba és projektekbe nyújtanak értékes betekintést. A gyűjtött információkat is könnyen érthető módon mutatják be. Ha a teljes kép egy helyen van, a feladatok hatékonyságának javítására irányuló intézkedések zökkenőmentessé válnak.
A strukturált jelentések azt is lehetővé teszik, hogy különböző statisztikákat készítsen a kulcsfontosságú mérőszámok segítségével, és személyre szabja, hogyan szeretné látni a részleteket. tudsz használja az Asana Universal Reporting funkcióját hogy grafikus diagramokat és grafikonokat kapjon csapata teljesítményéről. Néhány kattintással megtekintheti csapata valós idejű termelékenységi állapotát.
Minden csapattag létrehozhatja termelékenységi irányítópultját ezzel az eszközzel, amely vizuálisan megjeleníti a teljesítménymutatókat. Az egyének megoszthatják a csak olvasható jelentéseket belső és külső együttműködőkkel. A jelentések testreszabása is egyszerű, mivel különféle szűrőket adhat hozzá, diagramtípusokat választhat, és minden projekthez külön színt rendelhet.
4. Az egyszerű automatizálás hiánya
A modern üzleti világban a feladatautomatizálás kiemelten fontos. Enélkül a feladatok kezelése és a projekt időben történő befejezése nehéz lesz. Az automatizálás hiánya a csapat termelékenységi problémáihoz és a feladatok lassú végrehajtásához is vezethet.
Ezért különböző eszközöket kell használnia a feladatok automatizálására, és megkímélheti csapatát attól, hogy időt töltsön a feladatok manuális végrehajtásával. Az automatizálási eszközök kiválasztásakor ügyeljen arra, hogy ezeknek több előnyük legyen, mint hátrányuk, mint például a meredek tanulási görbe, a rendszer lelassulása és a túlzott időfelhasználás.
Ami az automatizálást illeti, a munkakörétől függően tetszőleges számú eszközt használhat. A csapatmunka leépítése mellett az intelligens automatizálás lehetővé teszi, hogy a fontos feladatokra összpontosítson. Több automatizálási eszköz használata közben segítséget kérhet a Zapiertől az alkalmazások közötti könnyed integráció érdekében.
A Zapier által támogatott népszerű integrációk közül néhány:
- Google Táblázatok és Toggl: Távoli és hibrid csapatok projektjeinek kezelésére használható.
- ClickUp és TimeDoctor: A produktív órák nyomon követésére és a feladatok kezelésére használható.
- Trello és Jira: A problémák nyomon követésére szolgál, miközben a Kanban-stílusú eszközzel kezeli a feladatokat.
- Asana és HubSpot: A CRM szoftver projektmenedzsment eszközzel való szinkronizálására szolgál.
- ClickUp és Jira: A feladatok figyelése közbeni problémák nyomon követésére és megoldására használható.
Összefüggő: Zapier integrációk, amelyek automatizálják a feladatkezelési munkafolyamatot
5. A Scope Creep kezelése
A Scope creep egy gyakori feladatkezelési kihívás, amellyel a csapatok szembesülnek. Ez a projektkövetelményekben bekövetkezett változásokra vonatkozik ahhoz képest, amit a projekt indításakor döntött. Ezek a változások hatással vannak a projekt céljára és eredményeire egyaránt.
A projekt tervezése és a tagokhoz való feladatok hozzárendelése során tisztában kell lennie a hatókör-kúszással. Iparágtól függetlenül kockázatfelméréssel és a projektfeltérképezés során tudatosan megelőzheti.
Minden projekt bizonyos mértékű kockázattal jár, és ha már a kezdetektől készenléti tervet készítünk, az megkímélhet minden váratlan helyzettől. Ezenkívül a kockázatok folyamatos értékelése a projekt életciklusa során szintén segít a kockázatok kezelésében. Használva monday.com, tapintatosan tudja kezelni a hatókör kúszását projektjei során.
Az alkalmazás projektkockázati nyilvántartása lehetővé teszi egy lehetséges incidens felkutatását, értékelését és megtervezését, így csökkentheti a kockázatokat. Annak felhasználásával Scrum sprint tervezési sablon, akkor csapata konkrét feladatokra és célokra koncentrálhat. Az Change Management Tracker Ennek az eszköznek a segítségével felvázolhatja és nyomon követheti a változáskezelési terveket.
Feladatkezelési problémák megoldva
A feladatkezelési problémák késedelmes projekteket és elégedetlen ügyfeleket eredményezhetnek. Legyen tisztában a lehetséges problémákkal, amelyekkel a feladatkezeléssel kapcsolatban szembesülhet.
Mivel ez a cikk a kihívásokat és azok életképes megoldásait tárgyalja, most megteheti a szükséges lépéseket az ilyen problémák elkerülése érdekében a zökkenőmentes projektmenedzsment érdekében.
Alternatívákat keres Asana helyett? Tekintse meg ezeket az ingyenes eszközöket, amelyek segítségével hatékonyan kezelheti projektjeit.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- Feladatkezelés
- Projektmenedzsment
- Idő beosztás
Tamal a MakeUseOf szabadúszó írója. Jelentős technológiai, pénzügyi és üzleti tapasztalat megszerzése után folyamatokat előző munkahelyén egy informatikai tanácsadó cégnél, az írást 3 éve vette át főállású szakmá. Noha nem ír a termelékenységről és a legfrissebb technológiai hírekről, szeret játszani a Splinter Cell-lel és a Netflix/Prime Video-t nézegeti.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez
