9 ok, amiért a projektek késnek, és hogyan lehet őket elkerülni

A projektek késése valóság, és a legnagyobb erőfeszítés ellenére sok csapat nem tudja határidőn belül befejezni a projektet. Ha nem szeretné, hogy a jelenlegi és a jövőbeli projektjei késlekedjenek, akkor tisztában kell lennie azokkal a tényezőkkel, amelyek nagy szerepet játszanak a projekt késedelmében.

A késedelmes projektek okainak ismerete segít megtalálni a legjobb módszert ezek elkerülésére. Íme az egyik legnagyobb projektmenedzsment-probléma – a projekt késedelme – okai és megoldásai.

1. Scope Creep

A projekt hatóköre a projekt teljes körvonalára utal, a hatókör csúszás pedig a hatókör bármely hirtelen változását jelenti megfelelő módosítási kérelmek nélkül. Képzelje el, hogy csapata egy projekt kellős közepén van, és hirtelen megtörténik a hatókör. Minden erőfeszítés, amit eddig tett, hiábavaló lesz, és elkerülhetetlenné válik a projekt befejezésének késése.

A probléma elkerülése érdekében készítsen egy projekttervet, és írjon alá egy megállapodást az ügyfelekkel, amely szerint betartják a vázlatot. Ezenkívül tartsa meg az összes

nyomon követési kommunikáció egy helyen, hogy ne kelljen több kommunikációs forrást követni referenciaként.

2. A csapat nincs tisztában a projekt céljával

A nyüzsgő vállalati világ részeként előfordulhat, hogy nem ismeri minden elvégzett feladat okát. Ez azonban a csapattársak demotivációjának oka lehet, ami a projekt késedelmét eredményezheti.

A feladat és a projekt céljai közötti kapcsolat ismeretében a csapat inspirációt meríthet. Ezért jó ötlet a csapat összes tagjának bevonása a projekt tervezési szakaszába. Kérje visszajelzésüket, hogy megtervezhesse a projektet a számukra megfelelő módon.

Győződjön meg róla, hogy lássák, hozzájárulásaik milyen hatással vannak a projektre és a szervezetre. Ez arra ösztönzi őket, hogy a projektet határidőn belül sikeresen befejezzék.

3. Irreális teljesítések és határidők

Akár hiszi, akár nem, az irreális határidők valószínűleg az elsődleges oka a projekt késésének. Az egész csapat további erőfeszítéseket tehet, de lehetetlen egy projektet időben befejezni, ha a határidő nem tartható.

Bármennyire is csábító az ambiciózus teljesítések meghatározása, az alul- és túlteljesítés a legjobb módja annak, hogy lenyűgözze az ügyfeleket. Emiatt tűzz ki reális, elérhető és mérhető célokat.

Sok projekt több feladatfüggőséget is tartalmaz. Ebben az esetben tervezze meg a projekt idővonalát, figyelembe véve az erőforrások rendelkezésre állását, a becsült időt és a feladatütemezést.

Összefüggő: Hogyan növelheti termelékenységét a SMART kritériumok használatával

4. Az erőforrások elérhetetlensége

Ha a szükséges anyagi, emberi és anyagi erőforrások nem állnak rendelkezésre, akkor a projekt késedelmet szenved. Pénzügyi források esetén értékelje, hogy a kezdeti költségvetés fedezi-e a projekt költségeit. Ha nem, akkor a lehető leghamarabb szerezzen be további finanszírozást, hogy elkerülje a projekt pénzhiány miatti késedelmét.

Az emberi erőforrások tekintetében ellenőrizze, hogy a csapat tagjai rendelkeznek-e a szükséges szakértelemmel és tapasztalattal. Ellenkező esetben képezze ki őket, vagy bízza ki a feladatokat. Legyen óvatos az anyagi erőforrásokkal, például az infrastruktúrával kapcsolatban. Ezeknek az erőforrásoknak a rendelkezésre állása nem garantált, és jó, ha van ezekhez biztonsági másolat.

5. Helytelen haladáskövetés és nyomon követés

A feladat előrehaladásáról szóló folyamatos adatgyűjtés létfontosságú a projekt sikeréhez. Ennek elmulasztása a projekt késését eredményezheti. A célok kitűzése mellett nyomon kell követnie, ha bármilyen feladat késik. Így láthatja, hogy a csapat jó úton halad-e a cél elérése felé.

Feladatkezelő eszközökkel mérheti az egyes feladatok előrehaladását. Ha bármilyen feladatnál késést észlel, átruházhatja a feladatot másra is. Ha szükséges, ezek az alkalmazások segítenek a projekt összes feladatának egyszerű átosztásában.

6. Félreértés az érintettek között

A projektben részt vevő összes félnek ugyanazon az oldalon kell lennie; különben nem tudják befejezni a projektet a határidőn belül. A félreértés félreértéshez vezet, ami végső soron hátráltatja a projekt előrehaladását.

Éppen ezért minden csapattagnak azonnal tudnia kell a hatókör változásáról, az ügyfelek elvárásairól és bármely érintett fél késedelméről. Rendszeres csapattalálkozókat kell tartani a projekttel kapcsolatos frissítések közvetítésére.

A csapatoknak is használniuk kell projektmenedzsment eszközök tudni a határidőket és a főbb határidőket. Ezek az alkalmazások egy helyen tartják a csapat összes kommunikációját az egyértelműség érdekében.

7. Nem hajlandó csapatként dolgozni

A sikeres projekt csapatmunka. Minden tagnak, beleértve a vezetőt is, hatékonyan kell játszania szerepét a cél elérése érdekében. Néha a csapattagok nem működnek együtt, és ez a projekt késését eredményezi. Manapság még a vezetők sem hajlamosak a mikromenedzselésre.

De mindenkinek emlékeznie kell arra, hogy a végső cél a projekt időben történő befejezése. Nem szabad a projektet veszélybe sodornia, csak a konfliktusok elkerülése érdekében.

Míg a csapattagoknak saját terükre és döntési jogkörükre van szükségük ahhoz, hogy a lehető legjobban teljesítsenek, a menedzsereknek szükség esetén be kell avatkozniuk, hogy megakadályozzák a projekt elcsúszását. A menedzsereknek azonnali lépéseket kell tenniük a csapatkonfliktusok megoldására is.

Összefüggő: Mi az a távmunka konfliktus? A megelőzés módjai

8. Harmadik féltől származó tényezők

A szervezeteknek gyakran szükségük van harmadik fél bevonására a projekt bizonyos szakaszaiban. A külső szállítók is felelősek lehetnek a projekt késésekért, ha nem szállítják le időben az erőforrásokat vagy a feladatokat. Ez általában azért történik, mert ezek a harmadik felek nem ismerik projektje mérföldköveit vagy céljait.

Ezenkívül a csapatok nem követik a szállítókat a kiosztott feladatokról, és bajba kerülnek, ha a harmadik fél késik. Az ilyen problémák elkerülése érdekében adjon nekik szigorú határidőt, és tartsa velük a kapcsolatot a kézbesítésig. A késedelem miatt kötbérre vonatkozó rendelkezést is belefoglalhat a szerződésbe. Így komolyan veszik az időben történő szállítást.

9. Váratlan körülmények

Végül, de nem utolsósorban, olyan előre nem látható helyzetekkel kell szembenéznie, amelyek a projekt késedelméhez vezethetnek. Természeti katasztrófák, időjárási zavarok, politikai instabilitás, globális recesszió, befektetési nehézségek – mindez késleltetheti a projektet.

Bár ezek az okok nem előzhetők meg, megfelelő tervezéssel biztosan csökkentheti hatásukat. A csapat minden tagjának mindig fel kell készülnie a legrosszabbra. Ha nem hagyjuk az utolsó pillanatra a feladatokat, ez erős lépés a probléma elleni küzdelemben.

A csapattagoknak akkor is együtt kell működniük, ha a katasztrófák után további munkaterhelés jelentkezik, hogy a projekteket időben befejezzék.

Mentsd meg a projekteket a késésektől

Egy projekt bármely szakaszában elcsúszhat a pályáról. Ha ismeri a projektkésésekért felelős gyakori okokat és az ezek elkerülésére szolgáló megoldásokat, akkor teljesítheti a sikeres projektek időben történő megvalósításának célját. Így a termelékenységi célok elérése is könnyebbé válik, mint valaha.

A 7 legjobb alkalmazás, amelyek segítenek elérni termelékenységi céljait

Szeretnél kitűnni az időgazdálkodásban? Használja ezeket a funkciókban gazdag timeboxing alkalmazásokat a termelékenységi célok eléréséhez.

Olvassa el a következőt

A szerzőről