Hogyan lehet egy késleltetett projektet gyorsan visszaállítani

Minden projekt a jó szándékkal és a legjobb erőfeszítéssel kezdődik, de sokuk alacsony elkötelezettséggel és mérföldkövek hiányával tér el a pályáról. Nem kell azonban csalódnia, mivel bizonyos korrekciós intézkedésekkel rövid időn belül vissza lehet állítani a késleltetett projektet.

Íme néhány hatékony projekt-helyreállítási technika, amellyel megpróbálhatja a dolgokat jó irányba vinni.

1. Hívjon csapattalálkozót

Csapatod több alkalommal is találkozhatott virtuális csapattalálkozók ehhez a projekthez. Ha azonban tudod, hogy hamarosan kihagysz egy határidőt, kötelező, hogy még egyszer mindenki együtt üljön. Ennek a csapattalálkozónak új stratégiát kell kidolgoznia a következő lépésekre vonatkozóan.

Vegye figyelembe a projekt teljesítéseit, a költségvetést és a projekt befejezéséhez szükséges időt (fennmaradó vagy további). Nézze meg, hogy késése milyen hatással van ezekre a szempontokra. Tudja meg, mit tud a csapat teljesíteni az eredeti költségvetés és a határidő változatlansága mellett.

Ezeken kívül nézze meg, mennyi ideig tart a projekt befejezése. Ezután beszélje meg ügyfelével a fenti lehetőségek valamelyikének kiválasztását.

2. Ismerje meg a késés okát

Amellett, hogy életképes lehetőségeket választ ügyfelei számára, használja a találkozót a projekt problémájának meghatározására. Csak a projekt késésének okának ismeretében tehet lépéseket a probléma megoldására.

A projekt késedelmének számos oka lehet, ideértve a költségvetési hiányt, az erőforrások hiányát, a szervezeti prioritások megváltozását, a hatókör elcsúszását, a csapat hatékonyságát stb. Tudja meg, melyik felelős a késésért, és hogyan befolyásolta a projektet. Ezenkívül vegye figyelembe, hogyan tudja a lehető leggyorsabban megoldani a problémát.

3. Állítson be új, de reális határidőt

Ha lemaradt az eredeti határidőről, ideje továbblépni és újat beállítani. Nézze át az eredeti ütemezést, hogy megállapítsa, hány feladat van még függőben a projektben. Állítson be kihívást jelentő, de megvalósítható mérföldköveket a fennmaradó feladatok mindegyikéhez, és keressen új határidőt a projekthez.

Célja, hogy a projektet az új határidőn belül teljesítse. Ezért az új határidő beállítása előtt vegye figyelembe csapata kapacitását, erőforrásait és elérhetőségét.

4. A projekt hatókörének újragondolása

Ha egy irreális projekt hatóköre miatt a projekt késett, fontolja meg a vázlat felülvizsgálatát, hogy az rövid időn belül elérhető legyen. Beszélje meg a hatókört az ügyféllel vagy az érdekelt felekkel, és ellenőrizze, hogy a projekt mely területeit távolíthatja el.

Soha ne engedje, hogy a hatótávolság megtörténjen, amikor valójában a hatókör csökkentését kéri. A hatókör változása megnehezíti a projekt befejezését. Lehetséges, hogy a csapat fókuszát teljesen új irányba kell mozgatnia.

5. Oszd fel apró feladatokra, és állítsd fel a fontossági sorrendet

Miután az ügyfél bólintott a felülvizsgált projekt hatókörével kapcsolatban, kezdjen el rajta dolgozni. Először is ossza fel a fennmaradó munkát kis feladatokra. Ezután keresse meg, hogy vannak-e függőségek a feladatok között. Ha igen, fontolja meg ezeket, mielőtt rangsorolná a feladatokat.

Kérje meg a csapatot, hogy először a kiemelt feladatokon dolgozzanak. Néha az ügyfél kérheti, hogy a projekt késleltetése során először szállítsa le a projekt egy részét vagy egy részét. Ilyen esetekben helyezze azt a szegmenst prioritássá.

Összefüggő: A legjobb technikák a szabadúszók számára, hogy ingyenesen rangsorolják a feladatokat

6. Erősítse meg vagy jelölje ki újra a felelősségeket

Az egész csapattal együtt kell dolgoznia, hogy meghatározza szerepüket a fennmaradó projektkörben vagy feladatokban. Tekintse át az elvégzett feladatokat, hogy azonosítsa a projekttel kapcsolatosan eddig elvégzett munka esetleges konfliktusait vagy nem megfelelő hatékonyságát. Előfordulhat, hogy a korábbi teljesítmény alapján újra meg kell erősíteni vagy át kell csoportosítani a feladatokat.

A feladatok átcsoportosítása során oldja meg az eredeti tervvel kapcsolatos kétségeket. Győződjön meg arról, hogy az újonnan kijelölt személy rendelkezik a feladat elvégzéséhez szükséges készségekkel, és nincs más prioritása.

7. Koncentráljon a valós idejű kommunikációra

Nincs lehetőség több késedelemre egy olyan projektben, amely már elment a pályáról. Néha a döntő döntések függőben maradnak a késedelmes válasz miatt. Ezért a csapatnak nem szabad időt vesztegetnie az aszinkron kommunikációra, ahol nem tudják, mikor kapnak választ.

Összefüggő: Tippek és eszközök az ügyfelekkel és csapatokkal való valós idejű kommunikációhoz

A késleltetett projekteknél helyezze a hangsúlyt a szinkronizált kommunikációra, például az azonnali csevegésre. A kollégák hang- vagy videohívásokban is részt vehetnek, hogy tisztázzák a kétségeiket, vagy feltehessenek egy fontos kérdést. Bármit is csinál, ilyen helyzetekben soha ne függjön a késleltetett kommunikációs módoktól, mint például az e-mail.

8. Kövesse nyomon és kezelje a feladatokat

Nem szeretne kétszer késni egyetlen projektnél. Ennek elkerülése érdekében elengedhetetlen a feladatok napi szintű kezelése és előrehaladásuk nyomon követése. Tegye a teljesítménykövetést a napi rutin részévé dinamikusan projektmenedzsment alkalmazások ahol a tagok ellenőrizhetik a feladatok és a projekt előrehaladását.

A teljesítmények nyomon követése nem elég, mivel össze kell hasonlítani őket a tervezett eredményekkel. Ha észreveszi, hogy valaki lemarad, azonnal lépjen kapcsolatba vele, hogy megtudja a problémát, és mielőbb megjavítsa.

9. Készítsen kockázatkezelési tervet

A késleltetett projektek felülvizsgált vázlata gyakran további munkaterhelést, új erőforrásokat és szigorú ütemezést tartalmaz. Bár nagy az esélye annak, hogy sikeresen befejezi a projektet, ez bizonyos kockázatokkal is jár. Ezért kockázatkezelési tervet kell készíteni.

Ehhez azonosítsa a kockázati tényezőket. Ezenkívül elemeznie kell őket, hogy kidolgozzon egy tervet negatív hatásaik enyhítésére. Törekedjen arra, hogy csökkentse e kockázati tényezők előfordulásának esélyét. Ismertesse az egész csapattal a kockázatkezelési tervet, és a projekt előrehaladtával folyamatosan frissítse.

10. Tegyen további erőfeszítéseket

Mondanunk sem kell, hogy több erőfeszítést kell tennie egy késleltetett projekt gyors megvalósítása érdekében. Ez sok csapattag túlóráját is jelentheti. A projekt terjedelmétől függően az idő változhat. Ez azonban demotiválhatja a csapatot, ha a hosszabbítás kiterjedt lesz.

Emiatt a menedzsereknek világos elképzelést kell adniuk csapattársaiknak arról, hogy meddig folytatódik a hosszabbítás. Ha valaki nem tud több időt fordítani egy elhúzódó projektre, akkor ki kell szerveznie a feladatát.

Hatékony tippek késleltetett projektekhez

Nem ritka, hogy egy projekt elveszti a fókuszát. Ha ez megtörténik, azonosítani és felismerni kell a projekt fájdalmas pontjait.

A projekt visszaállításához kövesse a fent említett tippeket. Projektmenedzsment alkalmazásokat is használhat a projektek sikeres és időben történő befejezéséhez.

A MeisterTask 11 legjobb tulajdonsága az agilis projektmenedzsmenthez

Szeretné megvalósítani az agilis – a dinamikus projektmenedzsment módszert, amely növeli a termelékenységet? A MeisterTask segíthet.

Olvassa el a következőt

A szerzőről