A Microsoft Outlook használata projektmenedzsmenthez

Ha Ön vagy vállalkozása már használja a Microsoft Outlookot e-mail-alkalmazásként, célszerű a projektmenedzsment teljes értékű eszközeként használni. Miért használna egy másik, tetemes szoftvert ismeretlen felülettel, ha feladatokat rendelhet hozzá, emlékeztetőket és határidőket állíthat be a Microsoft Outlook feladatlistájához?

A termelékenység maximalizálása egyszerű feladat a Microsoft Outlook segítségével. Számos hasznos eszközt tartalmaz, amelyek segítségével kategorizálhatja a projekteket, címkézheti őket, és még sok minden mást tehet. Vessünk egy pillantást arra, hogy mit tehet a Microsoft Outlook mint projektmenedzsment eszközzel.

1. Feladatok hozzárendelése

Ha kis csapattal dolgozik, a feladatok kiosztása egyszerű és könnyed, ha Microsoft Outlookot használ. Menj Csinálni a bal oldali panelen, és folytassa a következővel Adjon hozzá egy feladatot.A feladat hozzáadása után kattintson a jobb gombbal, és válassza a lehetőséget Hozzon létre új listát ebből a feladatból.

Miután elkészítette a feladatlistát, kattintson a jobb gombbal, és válassza ki

Tőzsdei árfolyam. Lehetőséged lesz rá Meghívó hivatkozás létrehozása hogy az emberek csatlakozzanak ehhez a feladatlistához és szerkeszthessék. Ez a funkció hihetetlenül hasznos a projektek rendezéséhez egy kis vagy közepes méretű csapaton belül.

2. Adjon hozzá egy e-mail aliast

A munkahelyi frissítések és a projektkommunikáció elveszhet a mindennapi e-mailek özönében, még akkor is, ha túl óvatos. Egy elmulasztott e-mail késedelmet és mindenféle tiltakozást okozhat. A probléma megoldásának egyik egyszerű módja egy e-mail alias létrehozása a Microsoft Outlook programban.

Ez egy további e-mail cím, amely ugyanazt a névjegyzéket és beállításokat használja az e-mailek fogadására. Megteheti, ha odamegy Adjon hozzá egy aliast és új e-mail címet hoz létre, vagy egy meglévőt használ aliasként. Az erre a címre érkező összes e-mail alapértelmezés szerint egy speciális projektmenedzsment szoftverbe kerül.

3. Hozzon létre egy csoportot

Ha a projekt összes tagját szeretné tájékoztatni a projekt minden frissítéséről, könnyen létrehozhat egy csoportot. Ez megkönnyíti a naptárak megosztását is (erről később).

Menj Emberek a bal oldali panelen, és keresse meg Csoportok és hozzon létre egyet. A rendszer felkéri, hogy adjon hozzá tagokat, és miután ezt megtette, megjelenik egy csoport e-mail azonosítója, amellyel elküldheti a projekttel kapcsolatos összes e-mailt, és hozzáférést kaphat a csoportnaptárhoz. Beállíthat új eseményeket, értesülhet a közelgő eseményekről, és megelőzheti a határidőket.

4. Naptárak megosztása

Nincs is jobb annál, mint ha egy projekten dolgozik, ugyanazon az oldalon. A projekt láthatósága kulcsfontosságú a projekt sikeréhez. Ennek biztosítására jó módszer egy olyan projektnaptár megosztása, amely a projekt minden tagja számára elérhető.

ÖSSZEFÜGGŐ: Hogyan lehet az Outlookot kevésbé zavaróvá tenni ezekkel a gyorstippekkel

Nemcsak azt láthatja, hogy mások min dolgoznak, hanem az események mérföldköveire és a közelgő legfontosabb projekteseményekre is összpontosíthat. Egy ilyen naptárintegrációval soha nem marad le a fontos frissítésekről. Most már megoszthatja naptárát ismerőseivel.

A megosztási lehetőség a jobb felső sarokban található, és azt is megadhatja, hogy a projektcsoport naptári tevékenységei megjelenjenek a naptárban, hogy naprakészek maradjanak.

5. Használjon szabályokat a projekt vezetéséhez

Ha automatizálni szeretne néhány hétköznapi folyamatot, és át szeretné venni az e-mail postafiókját, valamint a projektjét, nincs jobb módja ennek, mint a szabályok használata. A kezdéshez egyszerűen kattintson a jobb gombbal egy e-mailre, és lépjen a címre Speciális műveletek.

Kattintson a-ra Szabály létrehozása a legördülő menüből. Dönthet úgy, hogy áthelyezi a meglévő e-mailt egy tetszőleges mappába, és ha többet szeretne, válassza a lehetőséget Több lehetőség.Műveletet is hozzáadhat, és eldöntheti, hogy mi történjen minden alkalommal, amikor e-mailt kap ettől a címzetttől.

6. Mindent kategorizál

Amikor a munkája távoli, és sok kommunikáció történik e-mailben, a legjobb, ha kategorizál és címkéz fel különböző projekteket, hogy ne maradjon le a fontos levelezésről. Kattintson jobb gombbal egy e-mailre, és válassza ki Kategorizálás a legördülő menüből. Most választhat a már rendelkezésre álló kategóriák közül, vagy létrehozhat egy újat.

Ha egy meglévő kategóriát kell módosítania, azt itt megteheti Kategóriák kezelése.

7. Használja a keresősávot

Ha nem hisz abban, hogy mindent kategorizáljon vagy címkéket helyezzen el az e-mailjeihez, egyszerűen használja a keresősávot projekt e-mailek keresésére. Adjon meg egy releváns kulcsszót, és az minden egyes alkalommal pontosan megtalálja azt, amit keres.

ÖSSZEFÜGGŐ: Az Outlook-naptár színes kategorizálása

A keresősáv lehetővé teszi, hogy konkrétan egy tetszőleges mappában vagy egy almappában keressen, ezzel megkönnyítve a feladatot. Időt és sok erőfeszítést takarít meg. Ezenkívül kereshet a törölt e-mailekben, a beszélgetési előzményekben, vagy megadhat más részleteket, például tárgyat, kulcsszót és címzettet, hogy könnyebben megtalálja, amit keres.

8. Hozzon létre új mappákat a projektek megkülönböztetéséhez

Bármikor beállíthat egy új mappát a projekttel kapcsolatos információk tárolására. Ha így tesz, minimálisra csökken annak az esélye, hogy összekeverednek a projektek, vagy hiányoznak a fontos e-mailek és határidők. Kattintson a három sor a képernyő bal felső sarkában, és menjen a legördülő menü végére.

Ott találsz Új mappa, és kevesebb mint egy másodpercbe telik egy új mappa létrehozása.

9. Használja az Excelt, a PowerPointot, a Wordet és a OneNote-ot

Microsoft Outlook vagy annak webes verziója Outlook.com Az Excel, a PowerPoint, a Word és a OneNote beágyazva érkezik. A Microsoft termelékenységi szoftvercsomagját egyszerűen elérheti a kezdőlapról. A bal oldali panelen találja őket, és pillanatok alatt elkezdheti.

Ezekkel az integrációkkal pillanatok alatt prezentációkat készíthet, jegyzeteket fűzhet hozzá, táblázatokat és dokumentumokat hozhat létre – mindezt egyetlen képernyő kényelméről.

A Microsoft Outlook megkönnyíti a projektkezelést

Az online munkát végző távoli csapatok számára tökéletes Microsoft Outlook rendkívül hasznos feladatok kiosztásához és hétköznapi feladatok automatizálásához. Ha lehetősége van új mappák, almappák, e-mail álnevek létrehozására, és mindent kategóriákba rendezni, semmi sem történhet rosszul.

A Microsoft Outlook hasznos lehet a projektmenedzsmentben, mivel lehetővé teszi feladatok létrehozását e-mailekből, cetlik létrehozását és táblák létrehozását, így mindent egy pillantással láthat. Az e-mail alkalmazás ismerős kezelőfelületéhez tartozó projektmenedzsment eszközzel bárhol és bármikor kézben tarthatja termelékenységi eszközeit.

Az 5 legjobb eszköz a Microsoft Outlookhoz

Hiányzik egy funkció a Microsoft Outlookból? Íme néhány Outlook-eszköz, amelyek hasznos funkciókat adnak a postaládájához!

Olvassa el a következőt

A szerzőről