A 10 legjobb tipp a projektjelentések kiemeléséhez

Manapság lehetetlen elképzelni egy projektet jelentés nélkül. Valójában egyes projektekhez több jelentést kell készítenie életciklusuk során. Előfordulhat, hogy projektjei és ügyfelei különféle típusú jelentéseket készítenek, de minden jelentésnek tömörnek és könnyen érthetőnek kell lennie.

Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan készíthet hatékony jelentést egy befejezett vagy folyamatban lévő projektről.

1. Világos és tömör munkaidő-nyilvántartás

A projektjelentéseknek tartalmazniuk kell munkaidő-nyilvántartást. Tömörnek kell lennie, de tartalmaznia kell minden szükséges információt, hogy a címzettek egy pillantással könnyen megérthessék.

Jobb, ha heti munkaidő-nyilvántartást készít, és ha szükséges, elkészítheti kéthetente vagy havonta. A munkaidő-nyilvántartásnak tartalmaznia kell az erőforrás nevét, a feladat nevét, a dátumot, a hét napját, a bejelentkezési időt, a kijelentkezési időt és a teljes munkaórát.

Ahelyett, hogy manuálisan írna be minden adatot egy táblázatba, megteheti használjon bármilyen munkaidő-nyilvántartó alkalmazást, például a Timely-t

. Itt megadhatja a munkaidőt, a feladatok nevét stb. Ezután az eszköz automatikusan munkaidő-nyilvántartási jelentéseket készít.

2. Részletes költségjelentés

A teljes költségjelentés nem csak az ügyfél számára elengedhetetlen. Az is előnyös, ha csapata nyomon követi a költségvetést és a tényleges költségeket a projekt életciklusa során.

A költségjelentésnek tartalmaznia kell a tételt vagy szolgáltatást, annak mennyiségét, értékét, becsült költségvetését, költségét és egyenlegét. Ha a csapat bármely tagja szolgáltatást vagy terméket szeretne vásárolni egy projekthez, kérje meg, hogy küldjön egy hasonló költségjelentést.

Győződjön meg arról, hogy csak az Ön jóváhagyása után vásárolják meg az adott terméket, és küldje el Önnek a számlát. Így hozzáadhatja az adatokat a végső költségjelentéshez, és megakadályozhatja, hogy a költségek túllépjék a költségvetést.

3. Átfogó projektállapotok

Amikor jelentést készít egy projektről, annak egyértelműen jeleznie kell a projekt állapotát. A projekt állapota nem jelenti a munka előrehaladásának aktuális állapotát. Tartalmaznia kell más adatokat is, például a tervezett és a tényleges ütemterv közötti különbséget, eltérést a becsült és a tényleges költség között, a hátralévő feladatok, a késleltetett határidő (ha van ilyen), a lehetséges kockázatok és problémák, valamint hamar.

Létre kell hoznia egy átfogó jelentést, amely minden lehetséges szemszögből tartalmazza az állapotot. Az Asana egyetemes jelentése A funkció segíthet a projekt állapotjelentéseinek elkészítésében különböző hatókörben és szögben.

4. Erőforrások elosztása

A feladatelosztásról szóló jelentés elkészítésekor ügyeljen arra, hogy segítsen másoknak ellenőrizni az erőforrások rendelkezésre állását és szükség esetén delegálni a feladatokat. Adja meg, hogy az egyes erőforrások hány órát töltenek az egyes feladatokra az ilyen jelentésekben.

Ez segít a vezetőknek és a kollégáknak tudni, hogy melyik csapattag van elfoglalva, és kinek van szabadideje. Könnyedén összeállíthatja az adatokat, és felhasználhatja azokat a jelentésben a jövőbeli tervezéshez olyan erőforrás-tervező eszközökkel, mint pl Ezüstvödör.

Összefüggő: A legjobb eszközök és tippek a feladatok hatékony delegálásához

5. Képzeld el a kapacitáskihasználást

Valószínűleg mellékelni fog egy projekt erőforrás-felhasználási jelentést. El kell választani a számlázható felhasználást a teljes erőforrás-felhasználástól. Ezért létfontosságú, hogy minden adathoz külön oszlopot hozzon létre.

Megadhatja az erőforrások nevét és az egyéni felhasználást, valamint a csoportos felhasználást. Hasonlóképpen, szánhat egy kis időt az erőforrás-felhasználás terén legjobban teljesítők sikerének jutalmazására és elismerésére.

6. Várható és tényleges kockázatok

A kockázatértékelés a projektmenedzsment elválaszthatatlan része. Ezért pontosan kell megjelenítenie a kockázatértékelési adatokat. Lehet, hogy a projekt tervezésekor gondolt néhány kockázatra. A projekt előrehaladtával azonban a kockázatértékelés változik. A projektjelentés elkészítésekor említse meg az összes vélt és tényleges kockázatot.

A kockázatjelentésnek tartalmaznia kell a várható kockázatok áttekintését, majd azokat a kockázatokat, amelyeket a projekt a jelentéskészítés időpontjáig tapasztalt. Ezenkívül feltétlenül meg kell említenie a kockázati profil változásait, amelyeket Ön vagy csapata azonosított a projekt előrehaladása során.

7. Projektportfólió-elemzés

Ha egynél több projektet kezel egy adott időpontban, és jelentést kell készítenie portfóliója elemzéséhez, óvatosnak kell lennie. Először is válasszon egy irányítópultot, ahol az összes projektnevet félkövéren szedve felsorolja az egyszerű megjelenítés érdekében.

Az irányítópultnak tartalmaznia kell a projektek összefoglalóját is, például a mérföldköveket, a határidőt, az aktuális előrehaladást, a költségvetést és a költségvetést. költség és erőforrás-allokáció. Különféle grafikonokat is használhat az adatok egy helyen történő megjelenítéséhez. Később minden projekthez külön szakaszokat hozhat létre, és külön-külön elemezheti azokat.

Van néhány robusztus projektportfólió-kezelési eszközök kapható a piacon. A legjobb eszközök bármelyikét kiválaszthatja professzionális és átfogó jelentések készítéséhez.

8. Adat- és címkézési egyezmény

A projektjelentéseknek szabványos konvenciót kell tartalmazniuk az adatokra és a címkékre vonatkozóan. Ha jelentést szeretne készíteni a szervezete számára, kövesse a szervezeti konvenciót. Ha egy ügyfél számára hoz létre egyet, érdemes megvitatni vele, hogy miként szeretné a jelentésben bemutatott információkat.

Ezenkívül használjon rövid és pontos címkéket a jelentésében, hogy bárki minden nehézség nélkül megértse. Ezenkívül próbálja meg követni a helyi idő- és dátumszabványokat. Ha egy egyesült államokbeli székhelyű szervezetnél dolgozik az Egyesült Királyságból, az Egyesült Államok dátumkonvencióinak alkalmazása lenne az ideális.

9. Interaktív diagramok és grafikonok

Nem számít, milyen típusú jelentést készül készíteni, a közönség hasznosabbnak fogja találni az interaktív diagramokat. A számadatokkal teli sorok és oszlopok érdektelenné tehetik az embereket. Ehelyett hozzon létre diagramokat és grafikonokat, amelyek további adatokat jelenítenek meg, amikor valaki a grafikon fölé viszi az egérmutatót.

Különféle grafikonokat és diagramokat használhat a jelentésekben. Ezek közül a kördiagramok, vonaldiagramok és oszlopdiagramok a leggyakoribbak. Az adattípustól függően diagramot vagy diagramot kell választania az egyszerű megjelenítés érdekében.

10. Visszajelzés rész

Minden projektjelentés pozitív vagy negatív visszajelzést vált ki. Minden projektjelentésnek tartalmaznia kell egy részt, ahol az ügyfelek vagy a menedzserek elmondhatják visszajelzéseiket. A beszámolók áttekintése után a hallgatóság megoszthatja véleményét és javaslatait ebben a részben.

Tehát nem kell külön visszajelzést kérnie. Ez azt is megmutatja, hogy hajlandó ismerni a korlátait és javítani. Később megvalósíthatja a javaslatokat a projekt munkafolyamatában.

Kezdje el a projektjelentés készítését

A sikeres prezentáció attól függ, hogyan készíti el a jelentést a közönség számára. A jelentéskészítés során tartsa szem előtt a fent említett szempontokat a hatékony projektjelentések elkészítése érdekében.

Használhat egy robusztus adatmegjelenítő eszközt is a jelentések professzionális bemutatásához, egy kis kreativitás mellett.

A Google Data Studio 8 legjobb szolgáltatása az adatelemzéshez és -vizualizációhoz

Szeretné lenyűgözni közönségét gyakorlatias adatokkal és lenyűgöző vizualizációkkal? Tekintse meg ezeket a Google Data Studio funkcióit.

Olvassa el a következőt

A szerzőről