A Microsoft Teams, a OneDrive és a SharePoint együttes használata az együttműködési munkához

Előfordulhat, hogy a közelmúltban megnőtt az együttműködésen alapuló munkaterület-alkalmazások száma. Ha rendelkezik Microsoft 365-ös tervvel, nincs szüksége további távoli munkaeszközre. Mindössze a Microsoft Teams, a OneDrive és a SharePoint szolgáltatásra van szüksége az otthoni vagy irodai rendkívül produktív és zavaró együttműködési munkához.

Ebben a cikkben megvitatjuk, hogyan segíthet a Microsoft Teams, a OneDrive és a SharePoint a feladatok/dokumentumok kezelésében, a távoli együttműködésben és a beszélgetésekben.

Microsoft Teams az együttműködési munkához

A Microsoft Teams 360 fokos megközelítést alkalmaz az együttműködés és a kommunikáció terén. Ön és csapata egyszerűen gondoskodhat a projekt számos aspektusáról közvetlenül a Teamstől. Csoporttalálkozókat, személyes hívásokat, üzenetküldést, fájlokhoz való hozzáférést és a hibák kijavítását folytathatja.

Az alábbiak a Microsoft Teams létfontosságú, együttműködésen alapuló, munkaorientált funkciói, amelyek lehetővé teszik a távoli és hibrid csapatok számára, hogy teljes kapacitásukkal működjenek:

1. Hívások, találkozók és SMS-ek

A Microsoft Teams egy robusztus alkalmazás csapathívásokhoz és értekezletekhez. Az Outlook-naptárban megbeszéléseket ütemezhet egy adott csoportcsoport csoportüléseihez.

Minden tag automatikus figyelmeztetést kap, hogy senki ne maradjon le egyetlen fontos projekttalálkozóról sem. A csapatok lehetővé teszik a távoli helyekről érkező csapattagok számára is, hogy telefonhívásokon keresztül részt vegyenek az értekezleten.

A Microsoft Teams a csoportos szövegek szálas formátumát követi. Keltse fel a csapattagok figyelmét azzal, hogy megcímkézi őket @ üzenetküldés közben írja alá.

2. Képernyőmegosztás

A csapattalálkozók során kattintson a Tartalom megosztása gombbal megoszthatja számítógépe különféle eszközeit. A Microsoft Teams lehetővé teszi a következők megosztását:

• Asztali a zökkenőmentes együttműködéshez több ablakkal, előugró ablakokkal, értesítésekkel és alkalmazásokkal.
• Egy adott ablak, amikor egy adott tartalomra kell összpontosítania, és meg kell őriznie az asztali tevékenységet.
• PowerPoint prezentációi. A közönség, ha akar, mozoghat a diák között.
• Microsoft Whiteboard az együttműködésen alapuló UI/UX tervezéshez, terméktervezéshez és még sok máshoz.

3. Nyilvános és privát csapatok

A nyilvános csapatcsatornák lehetővé teszik a szabad együttműködést külső kapcsolattartókkal. Például hozzon létre nyilvános csoportokat grafikusok és alkalmazásfejlesztők számára, amikor együttműködik az ügyfél fejlesztőivel.

Ha valamin az ügyfél projektjén kívül dolgozik, jobb, ha létrehoz egy privát csapatcsatornát a csapattagok számára. Fájlokat oszthat meg, ötleteket vitathat meg, és olyan döntéseket hozhat, amelyek kívül esnek az ügyfél hatáskörén.

OneDrive az együttműködési munkához

A OneDrive a Microsoft felhőalapú tárolási szolgáltatása kiváló adatbiztonsággal. Az eszköz megkönnyíti a csapattagok számára, hogy bárhonnan hozzáférjenek a projektfájlokhoz és dokumentumokhoz.

Amikor létrehoz egy csapatot a Microsoft Teams szolgáltatásban, a OneDrive lesz az alapértelmezett felhőtároló. A következő funkciókat használhatja a csapaton belüli vagy a csoportok közötti együttműködéshez:

1. Fájlok tárolása és szinkronizálása

Minden projekthez létrehozhat egy megosztott könyvtárat. Ezután adja hozzá azokat a csapattagokat, akiknek dolgozniuk kell a projekten. Mostantól minden tag hozzáférhet a könyvtárba létrehozott vagy feltöltött fájlokhoz.

A OneDrive alkalmazásai szinkronizálják az eszközt a felhőplatformmal, és automatikusan elmentik a legújabb fájlt a helyi meghajtóra. Ezért Ön és csapata akkor is dolgozhat projektdokumentumokon, ha az internet egy ideig nem elérhető. A valós idejű együttműködés azonban nem lesz elérhető, ha az eszköz offline állapotban van.

2. Megosztás és hozzáférés szabályozása

Teljes mértékben Ön irányítja adatait. Hacsak nem oszt meg fájlokat a OneDrive valamelyik Microsoft Teams-csoportjában vagy megosztott könyvtárában, a fájl teljesen privát. Ha sürgősen meg kell osztania egy fájlt, egyszerűen húzza át a fájlt egy megosztott könyvtárba vagy Teams-csoportba.

Különféle hozzáférés-szabályozást állíthat be a projektfájlokhoz és dokumentumokhoz. Tegyük fel, hogy egy blogon dolgozik a közelgő számítógépes biztonsági nap alkalmából. Kreatív hozzájárulásra van szüksége a csapattól.

A tartalomhivatkozást manuálisan megoszthatja néhány csapattaggal, és nem oszthatja meg szükségtelenül az egész csapattal. Ezután korlátozhatja a tartalom letöltését, csak felülvizsgálati hozzáférést biztosíthat, és így tovább.

3. Címkézés együttműködő

A tartalomszerkesztők, kiadók, projektmenedzserek csökkenthetik feladatuk terhelését a dokumentumcímkézés megvalósításával. Ha egy blogtervezetet szerkeszt, és arra van szüksége, hogy az író hozzáadjon néhány történelmi adatot a tartalomhoz, egyszerűen megemlítheti őket a dokumentumban a @ jel.

Az író vagy a tartalom készítője automatikus e-mailt kap a fájl linkjével és megjegyzésével. Nem kell üldözni a tartalomkészítőt üzenetküldő alkalmazásokon vagy hanghívásokon keresztül. Ezzel sok időt takaríthat meg Önnek és csapatának.

4. Valós idejű szerkesztés

Valós idejű szerkesztésre váltva csökkentheti a tartalom létrehozásának és jóváhagyásának idejét. A nagy volumenű tartalomprojektek esetében a csapatának ezt a megközelítést kell alkalmaznia.

Ön és projektcsapata ugyanazt az Excel-, Word- vagy PowerPoint-fájlt nyithatja meg a böngészőben. A tartalomkészítők, szerkesztők és jóváhagyók által végrehajtott változtatások minden együttműködő számára megjelennek.

SharePoint az együttműködési munkához

A Microsoft SharePoint bármely projekt alapértelmezett intranetes portáljaként használható. Bármely projekt feladatait, jelentéseit, munkafolyamatait és leszállítandó termékeit biztonságosan telepítheti online anélkül, hogy bármilyen háttérkiszolgálót kellene kezelnie.

Íme a SharePoint azon funkcióinak listája, amelyeket használni szeretne a teljesen távoli vagy hibrid munkaerővel végzett együttműködési munkához:

1. Tartalomkezelés

A SharePointban könnyedén kezelheti a projektadatokat, például dokumentumokat, fájlokat, képeket, tervezési eszközöket, telefonkapcsolatokat, e-mail-kapcsolatokat és videókat. A SharePoint webhelyen minden fájlhoz külön szegmenseket hozhat létre.

Hozzáadhat egy metaadat-alapú keresőprogramot, így a csapattagok bárhonnan könnyedén hozzáférhetnek a fájlokhoz. A felhasználók mobilról is hozzáférhetnek a fájlokhoz, mivel a SharePoint egy mobilra érzékeny alkalmazás.

2. Kommunikációs oldal

A SharePoint használható vizuális kommunikációhoz. Például hozzon létre különböző kommunikációs webhelyeket az intraneten olyan közönségek számára, mint a csapattagok, ügyfelek, szállítók és így tovább.

Most már egyetlen kattintással elküldheti a projektekkel, termékekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatos frissítéseket a fent említett oldalakra. Használhatja a SharePoint kommunikációs webhelyeit projektállapot-irányítópultok közzétételére és ügyfelei megjegyzéseinek összegyűjtésére.

A SharePoint-webhelyek lehetővé teszik naptáresemények, idővonalak és feladatok egyszerű hozzáadását a projektkezeléshez.

3. Megosztás és engedélyek ellenőrzése

Különféle megosztási szabályokat és szinteket állíthat be a SharePointban. Például a csapattagok szerkesztési hozzáférést kaphatnak, a külső együttműködők megtekintési hozzáférést kaphatnak, az ügyfelek pedig teljes irányítást kaphatnak a SharePoint projekt webhelye felett.

A SharePoint-webhelyeken különféle engedélyvezérlők találhatók, amelyeket kihasználhat a tartalom egyszerű eléréséhez megfelelő biztonság mellett. Választhat a Teljes vezérlés, Tervezés, Szerkesztés, Hozzájárulás és Olvasás közül.

Termékeny és megfizethető együttműködés

A Microsoft Teams, a OneDrive és a SharePoint együttműködési funkcióinak kihasználása gyerekjáték.

Mostantól bárhonnan elkezdheti a projektfeladatokat, a dokumentumkezelést, a valós idejű táblázást és a csapatmunkát.

A 9 legjobb módszer a csapat menedzselésére a Microsoft Teamsben

A Microsoft Teams segítségével tervet készíthet, megszervezheti a munkát, és zökkenőmentesen együttműködhet csapatvezetőként. Íme néhány tipp az induláshoz!

Olvassa el a következőt

A szerzőről