A 8 legjobb módszer a Google Workspace-alkalmazások projektmenedzsmenthez

Sok szervezet a Google Workspace-re, mint együttműködési irodai csomagra támaszkodik. Azt azonban nem tudják, hogy ugyanazok az alkalmazások projektmenedzsmenthez is hasznosak lehetnek.

A Google Workspace-alkalmazások használatával a legtöbbet hozhatja ki ezekből, és kihagyhatja a további projektmenedzsment eszközök beépítését. Ez a cikk részletesen bemutatja, hogyan használhatja teljes mértékben a Google Workspace-alkalmazásokat projektmenedzsmenthez.

1. Projektfeladatok Együttműködés és nyomon követés

A legtöbb projekt együttműködést igényel a csapattársak között. Még akkor is, ha egy elosztott csapat dolgozik egy projekten, felhő alapú Google Workspace alkalmazások segíthet az egyszerű együttműködésben. A Táblázatok segítségével megtervezheti a projektet, és Gantt-diagramokat hozhat létre a feladatok és a határidők kezeléséhez.

A csapattagoknak rendszeresen frissíteniük kell előrehaladásukat a táblázatban. Így a lap mindig naprakész információkat tartalmaz. Feladatkövető vagy időkövető eszközként is funkcionálhat a csapat számára.

A Google Naptár segítségével tájékozódhat a csapat minden tagjának ingyenes és elkötelezett órákról. Jegyzetek megosztása a csapattársakkal és a rendszerezés a teendők megvalósítható a Google Keep segítségével.

2. Könnyű csapatkommunikáció

Magától értetődik, hogy a Gmail a világ egyik legjobb e-mail szolgáltatója. Ha a Google Workspace-t használja, nem kell kétszer meggondolnia, hogy rugalmas és egyértelmű kommunikációt biztosítson csapata tagjai között. A Gmail célja a zökkenőmentes csapatkommunikáció elősegítése.

Létrehozhat egy „Csoportok” e-mail listát, és hozzáadhatja a csoport összes tagját. Ezután egyetlen e-mail címet használhat az információk, erőforrások és frissítések megosztására az egész csapattal.

Az egyidejűleg több projekten dolgozó emberek címkézhetik a különböző projektekhez kapcsolódó e-maileket. Így a különböző címkékkel ellátott e-mailek külön mappákban lesznek tárolva. A fontos e-maileket csillaggal is megjelölheti, hogy gyorsan megtalálja őket.

3. Csapaterőforrások ütemezése a projekthez

A projektmenedzserek gyakran nehezen tudják kiosztani és ütemezni a feladatokat a csapattagokhoz egy új projekthez, miközben más projektek folyamatban vannak. Ha a Google Workspace-t használják, a Naptár alkalmazás egyszerű megoldást kínálhat erre a problémára.

A csapattagok megjelölhetik feladataikat és ütemezéseiket egy megosztott naptárban. Így mindenki tudni fogja, hogy ki melyik időpontig van elfoglalva, és ennek megfelelően jelölhet ki új feladatokat. A csapatok használhatják a határidők és a mérföldkövek figyelésére, valamint emlékeztetők fogadására.

Külön csapatnaptárakat hozhat létre a nyaralások, értekezletek és edzések nyomon követéséhez.

4. Digitális adatok megosztása és tárolása

A modern kor projektjeinek biztonságos tárolásra van szükségük a kritikus fontosságú adatokat tartalmazó fájlokhoz és dokumentumokhoz. Ugyanakkor a projekt tagjainak a hét minden napján, 24 órában hozzá kell férniük hozzájuk. A Google Drive alkalmazás a projekttel kapcsolatos összes fájl, dokumentum, kép és videó tárolására szolgál.

Ez a felhőalapú fájltároló alkalmazás biztonságosan tárolhatja fájljait. Ha bármilyen módosítást végez a fájlokon, azok azonnal szinkronizálódnak. Így a csapat bármely tagja hozzáférhet a frissített tartalomhoz.

A Google Drive megosztási és hozzáférési vezérlőinek köszönhetően problémamentes az együttműködés. Például megoszthatja egy fájl vázlatát az ügyféllel jóváhagyás céljából, és csak a dokumentum megtekintésére jogosult.

Ezenkívül külön megosztott meghajtókat hozhat létre a különböző projektcsapatok számára, és megoszthatja ezeket velük a gyors hozzáférés érdekében.

5. Készítsen jelentéseket és prezentációkat

Olyan eszközt keres, amellyel szemet gyönyörködtető és magyarázó jelentéseket készíthet? Különféle diagramokat és grafikonokat szeretne tartalmazni ezekben a jelentésekben? A Google Táblázatok az Ön számára készült alkalmazás. Segít bármilyen típusú numerikus adat megosztásában a legmegfelelőbb stílusban. Azt is lehetővé teszi, hogy együtt dolgozzon egy jelentésen.

A prezentáció a projektek másik fontos része. A Google Diák alkalmazás a Google Workspace tökéletes prezentációkészítő eszköze. Segítségével megoszthatja elképzeléseit, leírhatja a csapat teljesítményét, és megjelenítheti a létfontosságú adatokat.

Távoli munka közben a Google Meet képernyőmegosztó funkciójával megoszthatja a Google Slides prezentációit videokonferenciák során is.

6. A Project Online átvétele

A Webhelyek a Google Workspace alkalmazás, amellyel kiváló minőségű webhelyeket hozhat létre programozási vagy tervezési ismeretek nélkül. A Google Webhelyeket projekthez, eseményhez vagy csapathoz használhatja.

A Google Webhelyeket központként használhatja az összes dokumentum, frissítés, idővonal, naptár és szállítmány tárolására. Lehetővé teszi, hogy minden csapattárs egy helyről hozzáférjen a projekttel kapcsolatos összes információhoz.

7. Csapattalálkozók és beszélgetések

A projekten dolgozó csapatoknak folyamatosan kapcsolatban kell maradniuk. Az e-mailek mellett használhatják a Google Workspace Chatet azonnali üzenetküldéshez és a Google Meet videohívás-alkalmazást virtuális megbeszélésekhez.

Az egyéni tagoknak szóló közvetlen üzenetküldés mellett a Google Chat támogatja a csoportos beszélgetéseket is, így a csapatok távoli helyekről is folyamatosan együttműködhetnek. A Chat használata közben fájlokat is megoszthat másokkal, és egy feladaton dolgozhat.

A Google Meet támogatja az audio- és videohívásokat is, így bármikor kapcsolatba léphet kollégáival. Mindig dolgozhat egymás mellett a dokumentumokon, miközben megbeszélésen vesz részt a Google Meetben – ami az együttműködést a következő szintre emeli.

Egy értekezlet során a Keep alkalmazást is használhatja jegyzetek készítésére és jegyzőkönyvek írására. Ezeket a jegyzeteket egyszerűen megoszthatja, és más dokumentumokhoz csatolhatja.

8. Dokumentumkezelés és együttműködés

A projekteken dolgozó csapatoknak számos dokumentumot kell kezelniük. A helyzet akkor válik problémássá, amikor együtt kell működniük ezeken a dokumentumokon. A dokumentumok kézi szétosztása és külön szerkesztése akadályozhatja a csapat teljesítményét, és késedelmet okozhat a projektben.

Összefüggő: A projektek késésének okai, és hogyan lehet őket elkerülni

A Google Workspace felhasználói kipróbálhatják a Dokumentumokat és a Táblázatokat a dokumentumok kezeléséhez. Többen is hozzáférhetnek ezekhez a dokumentumokhoz, és egyszerre dolgozhatnak rajtuk. Nem számít, milyen változtatásokat hajt végre a dokumentumokon és a táblázatokon, ezek valós időben láthatók lesznek.

Ugyanazokhoz a dokumentumokhoz is lehetőség van megjegyzéseket tenni és visszajelzést adni. A verzióelőzmények funkcióval könnyen nyomon követheti, hogy ki és mikor módosította a dokumentumokat.

Egyszerű projektkezelés a Google Workspace segítségével

A vállalatok gyakran több alkalmazást és eszközt használnak a projekt különböző aspektusainak kezelésére. Ha már használ Google Workspace-alkalmazásokat, ezek is segíthetnek a projektkezelésben.

Most, hogy tudja, hogyan használhatja alkalmazásait projektekkel kapcsolatos feladatok kezelésére, a projekt adminisztrációja könnyebbé válik. A Google-on kívül azonban vannak más munkaterület-szolgáltatók is, amelyeket érdemes ellenőrizni.

A 6 legjobb munkaterület, amely nem a Google-tól vagy a Microsofttól származik

A Microsoft és a Google nem az egyedüli cégek, amelyek munkaterület-készleteket biztosítanak. Íme néhány a legjobb alternatívák közül, amelyeket megnézhet!

Olvassa el a következőt

A szerzőről