Amikor egy új projekt jön, gyakran előfordul, hogy a csapata összejön, hogy megvitassák, hogyan lehetne a legjobban megoldani. Ha helyesen csinálja, csodákat tehet a teljesítményével.
Miközben azonban minden tőled telhetőt megtesz azért, hogy az ilyen típusú csapatmunka meghozza a gyümölcsét, véletlenül túlterhelheti magát, és olyan problémát okozhat, amelyet „együttműködési túlterhelésnek” neveznek.
Ebben a cikkben megvitatjuk azokat a tippeket és eszközöket, amelyek segítségével elkerülheti az együttműködés túlterhelését.
Mi az az együttműködési túlterhelés?
Együttműködési túlterheltségről akkor beszélünk, ha az emberek olyan gyakran érintkeznek kollégáikkal, hogy az akadályozza a termelékenységet és negatívan befolyásolja az alkalmazottak jólétét.
Több tényező is okozhatja, például túl sok felesleges találkozó, túlzott e-mailezés, hozzáférés számos digitális eszközök, túl sok ember dolgozik egyidejűleg ugyanazon a projekten, vagy mindig rendelkezésre állnak ahhoz, hogy válaszoljanak a kollégáknak lekérdezések.
Amikor ez megtörténik, a csapattagok túlterheltek és elakadhatnak a kommunikációs és döntéshozatali feladatokban.
Ez általában a munka hatékonyságának és termelékenységének csökkenését eredményezi. Egyes esetekben ezek az együttműködési feladatok olyan zavaró tényezőkké válnak, amelyek megakadályozzák az egyéneket abban, hogy maguk végezzék el azt a munkát, amelyet el kell végezniük.
A végén elmosódnak a határvonalak a munka és a magánélet között, mivel az alkalmazottak kénytelenek hazavinni a befejezetlen munkát, ami kiégéshez vezet.
A nem megfelelő eszközök zavartsághoz, frusztrációhoz és túlterhelt együttműködéshez vezethetnek. Ezzel szemben a megfelelő eszközök hatékonyabbá és produktívabbá tehetik csapatát.
Az együttműködési túlterhelés leküzdésének első lépése a megfelelő eszközök kiválasztása a munkához. Nem minden digitális megoldást hoznak létre egyformán, és egyesek jobban megfelelnek bizonyos feladatokra, mint mások.
Például sok van okok az együttműködési eszközök használatára az e-mail helyett, beleértve az időmegtakarítást, az információkhoz való jobb hozzáférést és a termelékenység javítását, hogy csak néhányat említsünk.
Ennek ellenére, amikor együttműködési eszközöket választ csapata számára, mindenképpen válasszon felhasználóbarát eszközök az egyszerű alkalmazáshoz, valamint azok, amelyek lehetővé teszik a más alkalmazásokkal való integrációt zökkenőmentesen.
Például egy csapat chat eszköz, mint pl Laza kiváló lehet a kollégák közötti belső kommunikációra, míg egy feladatkezelő eszköz, mint pl Asana segíthet nyomon követni, hogy ki mit csinál és mikor. Mindkét szoftvermegoldás zökkenőmentesen csatlakozik egymáshoz, így lehetővé válik kerülje a kontextusváltást és javítsa a csapat termelékenységét és az együttműködés.
2. Tiszta munkafolyamat létrehozása
Létfontosságú egy egyszerű munkafolyamat létrehozása, hogy elkerüljük, hogy túl sok ember dolgozzon ugyanazon a projekten. Egy jól meghatározott folyamat megelőzheti a zűrzavart, és biztosítja, hogy mindenki ismerje szerepét és elvárásait. Ez azt is lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy jobban be tudják osztani a munkán kívüli idejüket.
Asana kiváló erre a munkára. Könnyen létrehozhat feladatokat az alapoktól kezdve, és kioszthatja azokat csapattagjainak, vagy kihasználhatja a számos feladat egyikét. sablonokat.
Például, ha csapata gyakran foglalkozik ügyfélszolgálati kérdésekkel, készítsen sablont ezek kezelésére, hogy mindenki ugyanazt a folyamatot kövesse minden alkalommal. Ez segít csökkenteni a döntési fáradtságot, és javítja a végeredmény minőségét. Ezenkívül használjon ellenőrző listákat, hogy segítse a csapat tagjait a megfelelő pályán és szervezetten maradni, ami minimálisra csökkenti a feladatok elfelejtésének esélyét.
A világos munkafolyamat és a jól meghatározott szerepek elengedhetetlenek az együttműködési túlterhelés elkerüléséhez. A megfelelő eszközökkel és annak megértésével, hogyan lehet azokat a legjobban kihasználni, csapata hatékonyan együtt dolgozhat anélkül, hogy túlterheltnek érezné magát.
3. Hozzon létre egy központi adattárat
Az együttműködési túlterhelés leküzdésének egyik gyakorlati módja az, ha belső wiki létrehozása az összes fájl és információ központosításához. Ez megkönnyíti az egyének számára, hogy mindenhez egy helyen, anélkül is hozzáférjenek, amire szükségük van minden alkalommal elvonja más kollégák figyelmét, vagy több platformon is átmegy, hogy megtalálja, miről van szó keresni.
Ezt megteheti egy ilyen eszközzel Tettra. Ezzel az eszközzel gyorsan és egyszerűen hozhat létre, érhet el és oszthat meg oldalakat csapatával. Ezenkívül lehetővé teszi több felhasználó számára, hogy egyidejűleg hozzáférjenek és hozzáadhassanak információkat, és robusztus keresési funkcióval rendelkezik, hogy megtalálja, amit keres.
Mivel az összes releváns információ egy helyen található, a csapat tagjai könnyedén megtalálhatják, amire szükségük van, anélkül, hogy több e-mailben keresnének. Sőt, integrálható a Slack munkaterületével, így mindig kéznél van a legfrissebb információk.
4. Használja ki az aszinkron kommunikációt
Az aszinkron kommunikáció nagyszerű módja a termelékenység javításának és csökkenti az együttműködési túlterhelést. Például ahelyett, hogy azonnali választ kérne valakitől e-mailben vagy azonnali üzenetben, amikor csak egy későbbi időpontban van szüksége a válaszra, küldjön neki egy SMS-t, és kérje meg, hogy válaszoljon, amikor ideje van.
Ez a fajta kommunikáció akkor lehet előnyös, ha kollégája munkaideje nem esik egybe az Önével, például távolról dolgozik különböző időzónákban. Ez lehetővé teszi, hogy mindkét fél elvégezze a munkáját anélkül, hogy folyamatosan megzavarná egymást, amikor senkinek nincs szüksége azonnali válaszra.
Az aszinkron kommunikáció előnyeinek kihasználásával megkímélheti magát attól, hogy minden nap végtelen számú üzenetküldő értesítést kapjon, miközben továbbra is fenntartja a hatékony csapatinterakciót. Ezzel tovább viheted a csendes megbeszélések kihasználása a vonzóbb együttműködés érdekében.
5. Ismerje fel a hatékony együttműködést
Noha a fenti technikákat használhatja az együttműködés túlterheltségének elkerülésére, elengedhetetlen a hatékony csapatmunka felismerése, hogy ösztönözze és motiválja az alkalmazottakat a produktív együttműködés folytatására.
Ezt könnyen megteheti olyan eszközökkel, mint pl Bónusz amelyek lehetővé teszik a vezetők számára, hogy felismerjék az alkalmazottakat, amikor együtt teljesítenek egy adott feladaton. Bónuszosan integrálható a Slackkal, lehetővé téve a gyakori és időszerű felismerést.
A hatékony együttműködés elérhető
Az együttműködés sok esetben életképes megoldás lehet, de a túlzott ráhagyatkozás problémás lehet. Az együttműködési túlterheltség igazi kihívást jelenthet a munkahelyen.
Ezekkel a tippekkel azonban megszüntetheti a szükségtelen zavaró tényezőket, miközben továbbra is ösztönzi a produktív interakciókat a munkahelyen. Ha felismeri az együttműködési túlterheltség jeleit, és lépéseket tesz azok kezelésére, akkor csapata harmonikusan együtt dolgozhat a közös célok érdekében.
Az ügyfelekkel és csapatokkal való online együttműködés bonyolult lehet. Használja ezeket a megbízható ingyenes eszközöket otthoni munkához.
Olvassa el a következőt
- Munka és karrier
- Együttműködési eszközök
- Stressz kezelés
- Munkahelyi tippek
Loic a MakeUseOf szabadúszó tartalomírója, és élethosszig tartó tanuló. 2016 óta űzi szenvedélyét az írás iránt. Szívesen próbál ki olyan új technikai eszközöket és szoftvereket, amelyek segítségével a felhasználók produktívabbá válhatnak.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez
