Mi az e-mail biztonsági szabályzat és hogyan működik?

Mikor küldtél utoljára e-mailt? Valószínűleg ma volt. Csakúgy, mint te, világszerte sokan küldenek e-mailt naponta.

Az e-mailek a leghosszabb ideig az életünk részét képezik. Mivel szinte lehetetlen nélkülük megtenni, hatékony e-mail biztonsági szabályzattal kell védenie magát.

Ugye nem szeretnéd, hogy e-mailjeid rossz kezekbe kerüljenek? Az e-mail-biztonsági szabályzat bevezetése segít megőrizni a biztonságot.

Mi az e-mail biztonsági szabályzat?

Az e-mail biztonsági szabályzat olyan eljárások sorozata, amelyek szabályozzák az e-mailek hálózaton vagy létesítményen belüli használatát. Részletesen bemutatja, hogy a felhasználók egy kategóriája hogyan lép kapcsolatba az e-mailben küldött és fogadott üzenetekkel.

E-mailjei rendszerezése és biztonsága növeli a termelékenységét. Az e-mail biztonsági szabályzat célja, hogy megvédje az üzeneteket az illetéktelen hozzáféréstől.

Felmerülhet a kérdés, hogy ki próbálhat engedély nélkül hozzáférni az e-mailekhez? Kiberbűnözők – nagyon érdeklik őket a bizalmas üzenetek, amelyeket szervezetén belül és kívül küld. És ez azért van, mert tudják, hogy az ilyen információk értékesek. Ha hozzájutnak, egy sor rosszindulatú tevékenységre használhatják fel, hogy gazdagodjanak.

Hogyan működik az e-mail biztonsági szabályzat?

Az e-mailek alapértelmezett biztonsági erőssége nem olyan erős. Az e-mailben küldött üzenetek nyilvános helyen vannak. Ennélfogva bárki könnyen hozzáférhet, akinek átlagos hackerkészsége van. Az e-mail biztonsági házirend létrehozása az egyik alapvető dolog, amelyet megtehet a támadók kivédésére.

Azt hinni, hogy Ön vagy szervezete nem eshet áldozatául egy e-mail-sértésnek, téves előfeltevés. Mindaddig, amíg e-maileket használ, célpont lehet.

Az e-mailek biztonsági szabályzatának bevezetésétől való vonakodása csak akkor tarthatja meg a helyét, ha az Ön által küldött e-mailek értelmetlenek. De ez aligha van így, ha tisztességes üzletet vezetsz.

Ahhoz, hogy az e-mail biztonsági szabályzat hatékony legyen, a következő elemeket kell tartalmaznia:

1. A szabályzat hatálya és célja.
2. Tájékoztatás az e-mailekben található tartalom tulajdonjogáról.
3. Adatvédelmi aggályok és az e-mailt használó felek elvárásai.
4. Az e-mail felhasználók felelőssége.
5. Útmutató a szervezet e-mail fiókjainak használatához.
6. Tippek az e-mail biztonsági fenyegetések észleléséhez és elkerüléséhez.
7. Konkrét teendők az e-mail-biztonság feltételezett megsértése esetén.

A hozzáférhetőség kulcsfontosságú a politika sikeres végrehajtásában. A csapattagok csak akkor értesülhetnek a szabályzatban szereplő információkkal, ha hozzáférnek a dokumentumhoz.

Ahelyett, hogy a dokumentumot fizikai eszközön tárolná, célszerű egy felhőalapú tárolással és távoli hozzáféréssel rendelkező munkafolyamat-eszközt használni. Így a felhatalmazott csapattagok bárhonnan és bármikor hozzáférhetnek a szabályzathoz.

A képzés egy másik lényeges elem az e-mail biztonsági szabályzat sikeres megvalósításához. Egyes felhasználók vonakodnak betartani az irányelvet, különösen akkor, ha korábban nem használtak hasonlót. Az Ön feladata, hogy gondoskodjon megfelelő képzésről, hogy megértse, hogyan szolgálja mindenki legjobb érdekét a szabályzat használata.

Hogyan építsünk fel hatékony e-mail biztonsági szabályzatot

Az e-mail-biztonsági szabályzat nem egyforma, mert nincs két egyforma szervezet. De az e-mailek használatát veszélyeztető kiberfenyegetések hasonló hatással vannak a szervezetekre, függetlenül azok kínálatától és méretétől. Ezek olyan általános jellemzők, amelyeket figyelembe kell venni a szabványos házirend kialakítása során.

Íme néhány gyakorlati tipp egy működő e-mail biztonsági házirend kialakításához.

1. Fogadjon el egy sablont

Nem rossz ötlet az e-mail biztonsági házirendet a semmiből létrehozni, de időt takaríthat meg magának, ha elfogad egy meglévő sablont. Ez szükséges, különösen akkor, ha nem ismeri a szabályzat tartalmát.

Ahelyett, hogy irreleváns információkat hozna létre, létfontosságú információkkal rendelkezik egy működő szabályzat létrehozásához.

2. Módosítsa a sablont

Egy meglévő sablon elfogadása nem jelenti azt, hogy úgy kell használnia, ahogy van. A sablon célja, hogy képet adjon arról, hogyan néz ki az irányelv.

Ahelyett, hogy mindent, ami a sablon horogsorában és a süllyesztőben található, állítsa be vállalkozása egyedi igényeihez.

A végén lesz egy eredeti dokumentuma, amelyet az Ön szervezetére szabtak.

3. Ismertesse meg a Felhasználói kötelezettségvállalás feltételeit

Az Ön e-mailjének felhasználói válogatás nélkül végezhetnek tevékenységet, ha nincsenek tudatában annak, hogy az ilyen tevékenységek tilosak. Az Ön felelőssége, hogy kifejezetten megmondja, hogyan kell használni az Ön e-mailjét.

Azonosítsa azokat az egészségtelen e-mailezési gyakorlatokat, amelyek kibertámadásoknak tehetik ki hálózatát, és figyelmeztessen az ilyen tevékenységekbe való bekapcsolódásra.

Az e-mail biztonsági szabályzata hiányos az e-mailek biztonságát fokozó eszköz alkalmazása nélkül.

Az e-mailek kézi védelme a számítógépes fenyegetésekkel szemben nem elegendő, különösen azért, mert a kiberbűnözők fejlett technológiákat használnak támadásaikhoz. Párosítsa energiájukat olyan eszközökkel, mint a homokozó, a spamszűrő és a rosszindulatú programokat megelőző szoftver. Hatékony spamszűrő megakadályozza a rosszindulatú e-mailek megtekintését.

5. A felhasználói szabályzat elfogadásának érvényesítése

Az irányelvek sikeres végrehajtása a felhasználók hajlandóságával kezdődik annak betartására. A változás némi ellenállással jár. Azok a csapattagok, akik nem ismerik az e-mail biztonsági szabályzatot, úgy dönthetnek, hogy figyelmen kívül hagyják azt.

Bátorítsa a felhasználókat arra, hogy kötelezzék el magukat a házirend használatára, aláírásuk csatolásával elismerésként. Így igazolhatja, hogy beleegyeznek a használatba, ha nem sikerül.

6. Vonat felhasználók

Előfordulhat, hogy az Ön e-mail-címének felhasználói nem értik a szabályzatban szereplő egyes információkat. Kockázatos, ha zavart állapotban hagyják őket, mivel nem megfelelő lépéseket tehetnek, amelyek veszélyeztetik az Ön hálózatát.

Győződjön meg arról, hogy mindenki megértette a szabályzatot a képzés lebonyolításával. Teremts nekik teret, hogy kérdéseket tegyenek fel a szürke területeken, hogy mindenki tudja, mit tegyen és mit ne.

7. Készítsen baleset-elhárítási tervet

Még az e-mail biztonsági irányelvek hatékony megvalósítására vonatkozó képzések ellenére is előfordulhat, hogy a dolgok rosszul sülnek el.

Készítsen eseményreagálási tervet a biztonság megsértése esetén. A szabályzatnak tartalmaznia kell, hogy a felhasználók mit tegyenek, ha rosszindulatú tevékenységre vagy támadásra gyanakszanak. A megfelelő intézkedésekkel mérsékelhetők a kibertámadások hatásai.

Egészséges kiberkultúra ápolása e-mail biztonsági szabályzattal

Az azonnali üzenetküldés divatos lehet a barátokkal és a családdal való kommunikációban. De ami a munkát és az üzletet illeti, a régi jó e-mail továbbra is releváns. Segíti a szervezeteket a rend és a formalitás érzetének megőrzésében.

Előfordulhat, hogy nem tudja megakadályozni, hogy a támadók megcélozzák e-mailjeit, de hatékony e-mail-biztonsági szabályzattal érvénytelenítheti támadásaikat.

Ha mindenki, aki használja az Ön e-mailjét, megérti, hogyan kell biztonságban tartani az információkat, a kiberbűnözőknek nem lesz lehetőségük sztrájkra. Csak idő kérdése, hogy feladják a hálózaton való behatolást, és továbblépjenek a következőre.

Hogyan írjunk gyorsan hatékony e-mailt (4 AI-eszköz, amelyet használhat)

Nehezen ír e-maileket, hogy elintézze a dolgokat? Íme néhány tipp a jobb e-mailek gyorsabb írásához, valamint néhány használható eszköz.

Olvassa el a következőt

A szerzőről