6 időgazdálkodási tipp a saját munkateher megszervezéséhez

Azok a munkák, ahol önállóságot kapsz a tevékenységed felett, nagyszerűek, ha nem szereted, ha megmondják, mit csinálj, és nagy megelégedést kínálnak. A szabadsággal azonban együtt jár a saját munka megszervezésének és irányításának igénye is.

Ez idő- és feladatkezelési készségeket igényel, és nem feltétlenül jön magától. Nézzünk meg néhány megbízható módszert, amellyel megerősítheti képességeit ezen a területen, és elkezdheti hatékonyan átvenni saját munkaterhét.

1. Szokjon rá a naptár használatára

Ha pusztán a memóriájára hagyatkozik az ütemterv nyomon követésében, az hatalmas mennyiségű emberi tévedésnek van kitéve. A helyes időgazdálkodás elsajátításának legegyszerűbb módja, ha mindenhez naptárt használunk, és ezt rendszeresen megtesszük.

Számos digitális naptáralkalmazás használható, mint pl Outlook és Google Naptár. Ezenkívül választhat Hét, ha jobban szereti a feladatalapú tervezőt.

Összefüggő: Az Outlook-naptár színes kategorizálása

A cél az, hogy mindent beleírjon a naptárába, beleértve a találkozókat, a munkákat és az eseményeket, és gyakorlatilag bármit, amiről tudja, hogy meg kell tennie. Ha van valami, amiről tudod, hogy elfelejtheted, tedd be. Célszerű a lehető legkorábban kitölteni a naptárat, ezért a hét elején szánjon rá egy kis időt erre.

2. Rendezze e-mailjeit mappákba

Ha az összes e-mailt a Beérkezett üzenetek mappában tartja, káoszt okozhat, különösen akkor, ha egy későbbi időpontban fontos bejövő e-mailt kell találnia. Ennek orvoslására az e-maileket megfelelő mappákba kell rendeznie.

A létrehozott mappáknak kifejezetten az Ön munkájához és szerepköréhez kell igazodniuk, és olyannak kell lenniük, hogy gyorsan megtalálja az információkat. Ez magában foglalhatja a projektek mappáit, a vállalati bejelentéseket és frissítéseket, a csapattagokat, a nyomon követendő e-maileket és így tovább.

A legjobb, ha kerülöd a munkával kapcsolatos e-mailek törlését, mert még ha valami most nem tűnik relevánsnak, az nem jelenti azt, hogy a jövőben nem is lesz.

Lehet, hogy nem látja azonnal a kommunikáció ily módon történő megszervezésének előnyeit, de hosszú távon segít kézben tartani a munkaterhelését.

3. Rendszerezze a fájlmeghajtót

Semmi sem károsítja jobban a termelékenységet, mint egy fájlmeghajtó, amelyen több száz laza fájl található. Ez megnehezíti és túlterhelővé teszi megtalálni, amire szüksége van, ami halogatást és elkerülést eredményez.

Csakúgy, mint az e-mailek esetében, fontos, hogy a fájlokat mappákba rendezze, hogy mindig kézben tarthassa munkáját. Lényegében nem kellene olyan fájlokat tárolnia, amelyek nem egy dedikált mappában vannak tárolva.

Összefüggő: Hatékony eszközök a figyelemzavaró irodákban való összpontosítás javítására

Ez nem javítja automatikusan a munkaterhelés-kezelést, de segít az időgazdálkodásban, és megőrzi a következetességet. Hallottad már azt a mondást, hogy "a rendezett otthon rendet jelent"? Ugyanez vonatkozik a digitális munkaterületére is!

4. Kövesse nyomon a munkáját

A munkahelyi autonómia azt jelenti, hogy követnie kell saját, folyamatban lévő feladatait, és azt, hogy ez hogyan illeszkedik a tágabb csapatmunkába. Ezért magától értetődik, hogy ehhez gyakorlatias módszerre van szüksége.

Létrehozhat egy táblázatot, amely felsorolja az összes munka előrehaladását, az ügyfelektől kezdve a projekttervezésig. A Microsoft Excel és a Google Táblázatok számos sablont tartalmaznak, amelyeket használhat, vagy elkészíthet egyet a semmiből. Ideális esetben a táblázatnak áttekintést kell adnia a következőkről:

• Mi az a munka.
• Határidők.
• Haladásjelzők.
• A hozzá kapcsolódó feladatok.

Alternatív megoldásként alkalmazhat munkamenedzsment szoftvert, mint pl Asana, ez némi szervezést végez az Ön számára. Nem számít, hogyan követi nyomon a munkáját, ha Ön kizárólagos felelősséggel tartozik a munkaterhelésért, elengedhetetlen, hogy rendelkezzen valamilyen vizuális áttekintéssel.

Összefüggő: Asana Hacks, amit tudnia kell

5. Hatékonyan rangsorolja feladatait

Ha nincs senki, aki megmondja, mit kell tennie, akkor ki kell találnia, hogy mely feladatok élveznek elsőbbséget másokkal szemben. Gyakran ez a készség az, amivel az emberek a legnehezebbek, mert ehhez átfogóbb gondolkodásra és a jövőbeli eredmények előrejelzésére van szükség.

Szerencsére van néhány kipróbált és bevált módszer, amelyek segítenek ebben. Az Moszkva módszer segít elrendezni a feladatokat kötelező, kellett, lehetett és nem lesz. Ez egy többszintű rendszer, amely lehetővé teszi annak megállapítását, hogy mely feladatok elengedhetetlenek, és melyek nem.

Az Eisenhower Mátrix egy másik módszer, amely 2x2-es rácsba sorolja a feladatokat: sürgős, fontos, nem sürgős és nem fontos. Ezért, ha a feladata a Sürgős/Fontos mezőbe esik, az azt jelenti, hogy most meg kell tennie. Míg ha a Nem sürgős/Nem fontos mezőbe esik, akkor valószínűleg figyelmen kívül hagyhatja, egyelőre.

6. Takarítson meg időt az ismétlődő feladatoknál

Az emberek munkaidejük körülbelül 25%-át ismétlődő feladatokkal töltik; ez az idő hatalmas része, és hihetetlenül nem hatékony. Ezek lehetnek az Ön által küldött e-mailek, amelyekben a tartalom megegyezik, vagy olyan szövegtömbök, amelyeket a jelentésekben ír ki.

A jó hír az, hogy az ehhez hasonló rutinmunkákat a Magical Text Expander Chrome bővítmény. Ez egy ingyenes alkalmazás, amely lehetővé teszi akár 10 parancsikon létrehozását ahelyett, hogy ugyanazt a szöveget újra és újra kiírná.

Összefüggő: A Zapier segítségével automatizálható mindennapi feladatok

A gyorsbillentyű-indító lehet szimbólumok és betűk kombinációja. Amikor beírja őket, automatikusan elkészíti a szükséges teljes szöveget. Például a gépelés #jelentés elkészíti a teljes jelentésvázlatot, és csak beléphet és szerkesztheti a releváns részleteket.

Maradjon felül a munkaterhelésével

Nagyon könnyű szervezetlenné válni és hibázni, amikor saját munkaterheléséről van szó. Ezért elengedhetetlen annak biztosítása, hogy minden a helyén legyen ennek minimalizálásához.

Emberként csak annyi információt tudunk tárolni az agyunkban, ezért ne terheljük magunkat azzal, hogy mindenre emlékezzünk. Az itt feltárt tippek segítségével jó úton halad majd a saját esetterhelésének hatékony kezelése felé, és idővel ez természetessé válik.

4 digitális táblaalkalmazás együttműködéshez és projekttervezéshez

A digitális együttműködési táblák jelentik a továbblépést, de melyiket érdemes használni? Itt vannak a legjobb alkalmazások az együttműködéshez és a projekttervezéshez.

Olvassa el a következőt

A szerzőről