A Tábla nézet használata a Microsoft 365 naptárában

Időnként mindenkinek nehézséget okoz, hogy információt találjon, még a saját fájlrendszerében és alkalmazásaiban is. A Microsoft 365 webes naptárában egy gyakran figyelmen kívül hagyott eszköz található, amely segíthet.

A Board View lehetővé teszi az ütemezés és a feladatok egy helyen történő kezelését, miközben gyorsan hozzáférhet a kapcsolódó fájlokhoz, jegyzetekhez és emlékezhet a célokra. Sok olyan projektmenedzsmenttel kapcsolatos feladatot lát el, mint a Trello és az OmniFocus. A Microsoft 365-öt használók számára azonban szervezeti erőgépként szolgálhat.

A Board View használata a Microsoft 365-ben

A Board View elérhető a Microsoft 365 webes verziójában. Nyissa meg az Outlook naptárát, és kattintson bármire Kilátás használsz (nap, hét, hónap). A legördülő menü alján látni fogja Tábla.

Kattintson Alapértelmezett hogy előhívja a fő naptárát és az összes feladatát. Alternatív megoldásként kattinthat is Új tábla egy adott projektre összpontosító tábla létrehozásához.

A Board View megnyit egy vásznat, amelyre kattintva mozoghat. Ezzel lehet nagyítani

Ctrl + ] és ki, Ctrl + [. Hasznos, a Board View számos billentyűparancsot tartalmaz a gyors navigáláshoz.

Valószínűleg látni fog néhány widgetet előre betöltve, amikor a vászon betöltődik. Ezeket átméretezheti és áthelyezheti a vásznon. További widgetek hozzáadásához kattintson a gombra Hozzáadás a táblához a bal felső sarokban. A következő widgetek láthatók a legördülő listában:

• Naptár
• jegyzet
• Feladat lista
• Gyűjtemény
• Cél
• Fájl
• Link
• Időjárás
• Óra
• Személy
• Elhelyezkedés

Kattintson a widgetek bármelyikére, hogy hozzáadja őket a vászonhoz. Widget eltávolításához kattintson a három pont a tetején, és válassza ki Távolítsa el a tábláról.

Összefüggő: A legjobb Trello-erősítők a csapata együttműködésének maximalizálásához

A Board View widgetek mindegyike saját projektmenedzsmenttel rendelkezik.

1. Naptár

A naptár widget magától értetődőnek tűnhet. Módosíthatja a nézeteket, hogy megtekinthesse általános napirend, munkahét, hét vagy hónap. A mélyebb pillantás további testreszabási lehetőségeket tár fel, amelyeket érdemes megjegyezni.

Nem csak egy adott projekthez lehet naptárt létrehozni. Előfizethet egy Microsoft 365-ön kívüli naptárra egy hivatkozás segítségével, vagy tölthet fel egy naptárt .ics fájlból.

A modern munka földrajzilag szétszórt természetére utalva lehetőség nyílik nemzetközi ünnepek hozzáadására a világ különböző országaiból. Ez egy különösen hasznos tervezési funkció, ami azt jelenti, hogy az Egyesült Államokban dolgozó munkavállalóknak többé nem kell meglepődniük, amikor rájönnek, hogy európai kollégáik ismét munkaszüneti napokon vannak!

Naptárakat is hozzáadhat a követett tévéműsorokhoz és sportokhoz, hasznos annak eldöntéséhez, hogy mit érdemes megnézni.

2. jegyzet

A Board nézetben létrehozott jegyzetek a OneNote hírfolyamában is megjelennek. Minden jegyzetben alapvető formázást végezhet a szövegen, és beilleszthet egy képet. Még egy kicsit élénkebbé is teheti a táblát az egyes hangjegyek színének megváltoztatásával.

A jegyzetekhez határidőt is rendelhet. Jelölje meg befejezettnek, vagy távolítsa el a határidőt, mindezt a Board View-ban.

3. Feladat lista

A Feladatlista widget központként szolgál, és megjeleníti a Microsoft To Do alkalmazásába mentett feladatokat, valamint a határidőket tartalmazó megjegyzéseket. A Feladatok listája szinkronizálódik a Teendőkkel, így láthatja a feladatokat az adott tábláról az adott alkalmazáson belül. Minden tábla saját listát kap.

A Teendők tábla nézetlistájában létrehozott feladatok szinkronizálódnak a feladatlistával, amely az eszköz azon kevés mobilbarát elemeinek egyike, amint azt alább tárgyaljuk.

4. Gyűjtemény

Létrehozhat egy gyűjteményt a kapcsolódó widgetek csoportosításához. Ez különösen hasznos lehet, ha több lépésből álló vagy hosszú időkeretű projekten dolgozik.

Miután elhelyezett egy gyűjteményt a vászonra, más widgeteket húzhat bele. A gyűjtemény a modulok hozzáadásával bővül. Minden létrehozott gyűjteményt elnevezhet.

5. Cél

Ennek a funkciónak az a célja, hogy összpontosítson. Célokat adhat hozzá a Board View vászonhoz vagy az egyes gyűjteményekhez.

Rendeljen hozzá egy határidőt, és megjelenik egy visszaszámlálás a hátralévő napok számával. A cél automatikusan bekerül a naptárába. Az egyes célok háttérszínét is módosíthatja.

6. Fájlok

Egy adott fájlba szeretne ugrani? Hozzáadhatja bélyegképként, és közvetlenül a vászonra vagy a gyűjteményre mutató hivatkozást adhat hozzá.

Ez valós időt takarít meg, mivel felülmúlja a OneDrive-ban való kattintást vagy akár a fájl név szerinti keresését. Ha együttműködik kollégáival vagy családtagjaival, akkor biztosíthatja, hogy hozzáférjenek a megfelelő fájlhoz, ha azt közvetlenül a vászonra helyezik.

Itt elhelyezhet egy linket a vásznon. Az oldal címe és egy kép felkerül a táblára. Itt is az a hasznosság, hogy a projektje szempontjából releváns információkat egy helyre helyezzük, így a hivatkozási funkció hasznos.

8. Időjárás és óra

Ez a kettő nagyszerű, ha egy nemzetközileg szétszórt csapattal dolgozik. Hozzáadhatja az aktuális időjárást és a helyi időt egy másik helyen.

Az ehhez hasonló funkciók a legjobb esetben kontextust adhatnak egy másik személyről, és legalább gondoskodnak arról, hogy ne hívja fel őket az éjszaka közepén.

9. Személy

Szeretne gyorsan kapcsolatba lépni ezzel a személlyel? Elérhetőségi adataikat közvetlenül a Canvasba adhatja hozzá, így csak néhány kattintásnyira van. Ez a funkció különösen jó, ha a projektjei külső támogatást igényelnek, nem a vállalati címtárban.

10. Elhelyezkedés

A helymeghatározási funkció arra is jó, hogy megértse mások helyzetét, mivel segítségével közvetlenül a vászonra mentheti a címeket. Később átmásolhatja a címet, vagy megnyithatja az útvonaltervet a Bing térképekkel.

Összefüggő: A PowerPoint Speaker Coach használata prezentációs készségeinek fejlesztésére

A tábla nézet hiányzik a mobilon

A Board View rengeteg erős projektmenedzsment funkcióval rendelkezik. A nagy buktató azonban a mobil integráció hiánya, még akkor is, ha az eszköz célja, hogy 360 fokos képet adjon arról, hogy mit kell tennie.

Megtekintheti a Board View feladatokat a Teendőkben, a célokat a Naptárban és a jegyzeteket a OneNote-ban. Mégis, ha nincs mobil opció a Board View-hoz, az még fejlesztés alatt álló eszköznek tűnik.

Az erős mobilképesség hiánya egy helymeghatározási funkciókat tartalmazó eszközhöz, ez tovább erősíti ezt a benyomást, és kérdéseket vet fel a Microsoft Board View fenntartása melletti elkötelezettségével kapcsolatban. Szerencsére a Microsoft nem olyan gyorsan megöli az eszközöket, ellentétben versenytársával, a Google-lal, amely arról híres, hogy projekteket indít, majd megöli őket.

A táblanézet mindent összehoz

A Board View magával ragadó áttekintést nyújt projektjeiről egy helyen. Bár a dedikált mobilalkalmazás hiánya elkeserítő, ha a Microsoft 365-öt az interneten használja, az egy gazdag eszköz az elvégzendő feladatok kezeléséhez.

5 A projektmenedzsment szoftver használatának időtakarékos előnyei

A projektmenedzsment szoftver használatával mindent egy helyen rendezhet, így időt takaríthat meg. Íme néhány időtakarékos előnye.

Olvassa el a következőt

A szerzőről