A Microsoft To Do egy hatékony alkalmazás, amelyet gyakran figyelmen kívül hagynak a feltűnőbb feladatkezelési megoldások javára. A To Do valójában egy robusztus alkalmazás, amelyet érdemes megfontolni, különösen akkor, ha növelni szeretné a termelékenységet a Microsoft 365 használata közben.
A napi teendők használata az adott napon elvégzendő feladatok rangsorolására, valamint az összes feladat központjaként néhány hatékony módszer az alkalmazás előnyeinek kihasználására.
Mit tegyen a Microsoft?
Microsoft To Do egy feladatkezelő, amely a Microsoft 365-höz tartozik. Miközben minden funkciója betölthető teljes kezdő útmutató, a Microsoft To Do lényege, hogy megadhat feladatokat az interneten, asztali számítógépeken és mobilalkalmazásokban. Az adatok zökkenőmentesen szinkronizálódnak Microsoft-fiókjával.
Csoportokat és feladatlistákat hozhat létre. Ez megkönnyíti például a projektfeladatlista megosztását a kollégákkal, az élelmiszerboltok listáját a családtagokkal és a kempingfelszerelések listáját a barátokkal. Az alkalmazás elég egyszerű ahhoz, hogy könnyen használhassák azok is, akik nem jártasak a digitális technológiában.
Letöltés: Microsoft To Do for Android | iOS | ablakok | Mac (Ingyenes)
5 érv a Microsoft To Do használatára
1. Hozza össze naptárát és feladatlistáját.
Számos naptár- és feladatlista-alkalmazás különálló. Ez fejfájást okozhat. Mi történik, ha egy feladat emlékeztetőjét 19:00-ra állítja be, és egyidejűleg van egy naptári eseménye? Vagy lemarad egyről, vagy folyamatosan váltogat a naptár és a Feladatok alkalmazás között, hogy ellenőrizze a rendelkezésre álló időt.
A Microsoft To Do megoldja ezt a problémát a Microsoft 365 Naptárral való szoros integrációjával.
- Az Outlook asztali alkalmazásban egyszerűen átkattinthat a Naptár és a Teendők között, amelyet a program tartalmazza tálcán.
- Az Outlook mobilalkalmazása tartalmazza a Naptárat és a Teendőket is. Látni fogja a Teendő feladatokat a keresés fül lent nemrég fogadta és elküldte fájlokat. Az Outlookban kattintson a Teendőkre, és megnyílik az alkalmazás.
- Az interneten a Naptár Tábla nézetével egymás mellett láthatja a Teendőket és a Naptárat.
2. Hozzon létre feladatokat az e-mailekből
A munkahelyi megbízásoktól a szívességet kérő barátokig sok feladat érkezik e-mailben. Szerencsére a To Do és az Outlook a weben különösen hatékony kombinációja a termelékenységnek.
A Microsoft 365 lehetővé teszi, hogy egy e-mailt átmásoljon a Beérkezett üzenetek mappából a Teendők közé, amely a alatt található Én napom gombot a szalagon. Egyszerűen dobja az e-mailt a Teendők szakasz, akkor új feladatot hoz létre.
A feladat független az e-mailtől, amelyet törölhet vagy archiválhat.
3. Kövesse nyomon a csapaton belüli feladatait
A Microsoft arra ösztönzi a felhasználókat, hogy a lehető legtöbb munkát végezzék el a Teamsben. Ez az oka annak, hogy a Teams és a To Do is szorosabb integrációt kapott. A Teendőket a következőképpen adhatja hozzá a Teams alkalmazáshoz:
- Menj Microsoft Teams > Alkalmazások.
- Keresés > Teendők.
- Hozzáadás > Feladatok a Tervezőtől és a Teendőktől.
- Kattintson Nyisd ki.
Feladatok a Tervezőtől és a teendőktől majd hozzáadódik a oldalsáv a Teamsben. Megtekintheti és létrehozhatja a feladatokat a Teamsben, és ezek megjelennek a Teendők között és fordítva.
- Az integráció lehetővé teszi, hogy folyamatosan cseveghessen a kollégákkal, miközben egy helyen ellenőrizheti a feladatait, ami kiválóan alkalmas projektmenedzsmentre.
- Ha egy kolléga csevegésen keresztül tájékoztatja Önt arról, hogy a Teendők listáján szereplő feladatok valamelyike elkészült, közvetlenül a Teamsben megjelölheti azt befejezettként.
Összefüggő: A Microsoft Power Automate használata a Twitter figyeléséhez
A feladatok gyorsan felhalmozódnak a Teendők között. Ha gyorsan meg kell találnia egy feladatot, miért ne hagyja ki a görgetést, és esetleg kihagyja? Ezt úgy teheti meg a legjobban, ha hozzáad egy hashtaget a feladat címéhez vagy a Megjegyzés hozzáadása szakasz.
Ezután egyszerűen megkeresheti a hashtaget, és megtekintheti az összes kapcsolódó feladatot. Ez egy gyors módja annak, hogy elkezdje átrendezni a feladatokat, ha például megváltozik egy olyan cikk esedékessége, amelynek megírására Önt bízták meg. Az összes feladatot a #writing hashtaggel előhívhatja, és frissítheti, ha mindegyiken dolgozni szeretne.
A hashtagek használatának lehetősége nem egyedülálló a feladatkezelő eszközök között. Az Apple Emlékeztetők alkalmazása és az OmniFocus jól kihasználja őket, és a To Do fontos részét is képezik.
Összefüggő: A Microsoft Excel használata érzelemelemzéshez
5. Fókuszáljon a Saját napom lista használatával
Valószínű, hogy a nap elején legalább egy kis időt eltölt a tennivalókon. Ha olyan vagy, mint sok ember, felírhat egy listát a feladatokról. Ezt azért teszi, hogy elkülönítse őket a többi feladattól, amelyet holnap, jövő héten és jövő hónapban kell elvégeznie.
A To Do helyettesítheti a reggeli firkálást, és intelligensen segít arra koncentrálni, amit ma el kell végeznie.
- Az Napi listám készen áll a tennivalókra. Olyan feladatokat javasol, amelyeket érdemes még ma elvégezni. Ide tartoznak a Teendőkben és más kapcsolódó alkalmazásokban, például a Naptárban, az Outlookban vagy a Teamsben létrehozott feladatok.
- A feladatokat manuálisan is áthúzhatja a Napi listám vagy írjon be új feladatokat, amelyeket el kell végeznie.
- Elemek, amelyekbe belehúz Én napom maradjanak az eredeti listán, ügyelve arra, hogy ne vesszenek el semmit.
- Minden nap végén a nem befejezettként megjelölt feladatok automatikusan lekerülnek a Napi listám. A funkció lehetővé teszi, hogy minden napot tiszta lappal kezdjen, még akkor is, ha az automatizált javaslatok segítenek reggelente újra felépíteni a napot.
Ahogy a Microsoft mondja a To Do-ról: „Minden nap egy újrakezdés.”
A Microsoft To Do hatékony feladatközpont
A Microsoft To Do alkalmazása erősebb annál, mint amiért sokan hitelt érdemelnek. Különösen akkor, ha már elmerült a Microsoft 365 ökoszisztémájában, megéri a feladatkezelési központ kialakítása.
Növelni szeretné munkahelyi termelékenységét, és többet szeretne elérni azáltal, hogy a feladataira összpontosít? Íme néhány alkalmazás, amelyek segíthetnek ebben.
Olvassa el a következőt
- Termelékenység
- Microsoft To-Do
- Tennivalók
- Feladatkezelés
Justin Vela szabadúszó író és vállalkozó. Digitális eszközöket használ a termelékenység és a hatékonyság növelésére.
Iratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozzon hírlevelünkhöz műszaki tippekért, ismertetőkért, ingyenes e-könyvekért és exkluzív ajánlatokért!
Kattintson ide az előfizetéshez