Hogyan kerüljük el a kommunikációs és együttműködési eszközök túlzott használatát

Az együttműködési és kommunikációs eszközök létfontosságúak minden projekt sikeréhez, különösen a távoli csapatok esetében. Segítenek növelni a termelékenységet és az alkalmazottak közötti kapcsolatokat, miközben lehetővé teszik számukra, hogy bárhonnan és bármikor hozzáférjenek az információkhoz.

A túl sok lehetőség azonban megterhelővé válhat, különösen akkor, ha minden munkanapot a különféle eszközök között kell zsonglőrködnie, hogy lépést tartson. Ez a cikk néhány tippet és eszközt tartalmaz az együttműködési eszközök hatékonyabb használatához.

A csapat túlterhelése az együttműködéssel az eszközök nem jelentenek megoldást a jobb termelékenységre; éppen ellenkezőleg, a következőkhöz vezethet:

• Alacsonyabb termelékenység, mert a csapat több időt tölt információszerzéssel több platformon, mint a feladatok elvégzésével.
• Késik a projekteket, mert a kommunikáció a repedések közé esik.
• Csökkentett együttműködés, mert egyesek nehezen ismerkedhetnek meg több együttműködési platformmal.
• Nehéz hozzáférés az információhoz, amikor szüksége van rá.
instagram viewer
• A számos együttműködési alkalmazás közötti zsonglőrködés ehhez vezethet kontextusváltás és alacsonyabb hatékonyság.
• Pazarló kiadások, mivel sok ilyen szoftvermegoldás átfedő funkciókkal rendelkezik, és előfizetési díjat igényel.

Tehát, ha az együttműködési eszközök kulcsfontosságúak a csapatmunkában, hogyan kerülheti el ezeket a problémákat?

1. Részesítse előnyben csapata és vállalata igényeit

Fontos azzal kezdeni, hogy felismerjük, hogy a hatékony együttműködés nem a technológián múlik, hanem az embereken és a közös célok elérése érdekében végzett interakciókon. Együttműködési és kommunikációs eszközök jelennek meg ennek lehetővé tételére és elősegítésére.

Ezért kezdje azzal, hogy felméri vállalata igényeit és azt, hogy milyen kultúrát szeretne kialakítani csapata számára. Ezenkívül világos képet kaphat arról, hogy a csapata milyen feladatokat végez napi szinten, és hogyan lehet a legjobban együttműködni egymással.

Például, ha szeretné elősegíteni a bizalmat és a rugalmas munkaidőben történő munkavégzés szabadságát, a választás digitális megoldások, amelyek lehetővé teszik az aszinkron kommunikációt és együttműködés, mint pl Csavar és Yac, működhetne a legjobban. Ezek az eszközök lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy a legproduktívabb idővonaluk során összpontosítsanak.

Másrészt, ha csapata többnyire úton van, és értékeli a valós idejű kommunikációt, olyan eszközöket, amelyek megkönnyítik a szinkron kommunikációt, és asztali és mobil hozzáférést is kínálnak, mint pl. Laza, lehet a legjobb választásod.

Ha világos elképzelése van az igényeiről és arról, hogy milyen kultúrát szeretne népszerűsíteni, könnyebb lesz leszűkíteni a munkamódszerhez igazodó lehetőségek számát. Ha csak azért választ egy eszközt, mert népszerű, ez akaratlanul is megváltoztathatja vállalata kultúráját és operációs rendszerét, ami terméketlen eredményekhez vezethet.

2. Használja ki a Workspace Suite-okat

Miután felmérte vállalata igényeit, és megpróbálta csökkenteni az Ön által használt együttműködési eszközök számát, Ön Kezdje azzal, hogy megvizsgálja a többfunkciós vagy sokoldalú platformokat, amelyek a működéséhez szükséges funkciók széles skáláját kínálják üzleti.

Ezeket a megoldásokat kifejezetten arra tervezték, hogy mindent összehozzanak az alapvető funkciók és funkciókat több alkalmazásból egyetlen platformra, így megszűnik a több program megnyitásával járó probléma információ.

Ezzel időt és pénzt takarítanak meg, miközben megkönnyítik mindenki számára a dolgai elvégzését anélkül, hogy lemaradnának a frissítésekről. Ideálisak kis- és középvállalkozások számára, amelyeknek nem feltétlenül a legújabb csengőkre és sípokra van szükségük, hanem egy egyszerű, áttekinthető megoldásra, amely segíti a zökkenőmentes működést.

Ezekkel az eszközökkel üzeneteket válthat, telefonálhat, jegyzeteket készíthet, feladatokat oszthat ki és akár projekteket is tervezhet – mindezt egyetlen helyről. Néhány példa a legjobb munkaterületi lakosztályok amelyek számos funkciót biztosítanak a munkafolyamat egyszerűsítéséhez Tüske vagy Ugyanaz az oldal. Ezen eszközök egyikével összehozhatja az összes tevékenységét.

Tegyük fel, hogy az Ön szervezete egy meghatározott munkaterületre specializálódott, és az Ön többcélú platformja „minden szakma mestere, mestere” egyik sem." Ebben az esetben érdemes megfontolni az egyes funkciókhoz a legmegfelelőbb megoldások megtalálását, amelyek könnyen integrálhatók mindegyikbe Egyéb.

Ha a projektmenedzsment az elsődleges szempont, érdemes lehet olyan eszközöket keresni, amelyek olyan funkciókat tartalmaznak, mint például a feladatkészítés és hozzárendelés, robusztus keresési funkciók, több irányítópult nézet, projektállapot-jelentés és projekt sablonokat.

Összefüggő: Zapier integrációk, amelyek automatizálják a feladatkezelési munkafolyamatot

Érdemes azonban olyan projektmenedzsment megoldásokat is megfontolni, amelyek integrációs lehetőségeket kínálnak más eszközökkel, pl. Kaptár, monday.com, vagy Írj. Így néhány konkrét célra alkalmas eszközt használhat, és összekapcsolhatja őket a még jobb eredmények elérése érdekében.

Ezen túlmenően ezek az eszközök felhasználóbarátak, megkönnyítve mindenki számára a tanulást és a hatékony használatukat.

4. Központosított tudástár létrehozása

Ahogy fentebb említettük, a túl sok együttműködési eszköz használatának egyik fő hátránya, hogy az alkalmazottak értékes időt veszítenek el. ugrás az egyik platformról a másikra, hogy hozzáférjen az információkhoz, vagy olyan kérdésekkel faggatja a többi kollégát, amelyekre számos választ kaptak alkalommal.

Ennek elkerülése érdekében minden lényeges információt egy központi tudásbázisban tárolhat, amely bárhonnan könnyen elérhető. Használhat egy belső céges wiki eszköz, mint Tettra hogy bármit megtartson a vállalati szintű szabályzatoktól és útmutatóktól a konkrét termékinformációkig. Bárki, aki rendelkezik engedéllyel, hozzáadhat és szerkeszthet fájlokat, így olyan intuitív együttműködési platformot hozhat létre, amely segít az alkalmazottaknak megosztani egymással az információkat.

Az ötlet az, hogy minden csapattag egyenesen ehhez a tudásbázishoz fordulhat, ahol információkat találhat, és választ kaphat bármilyen kérdésére vagy problémájára.

Kezdje el utazását a hatékony kommunikáció és együttműködés felé most

Ha jelenleg túl sok zűrzavar van a kommunikációs és együttműködési eszközök terén, fontolja meg a fenti megoldások megvalósítását.

Azzal, hogy a lehető legjobb együttműködési digitális megoldásokat és stratégiákat használja vállalkozása számára, Ön vállalja nagy lépés a produktívabbá válás, a hosszú távú pénzmegtakarítás és az általános teljesítmény javítása felé.

Ahogy nő, és vállalkozása egyre igényesebbé válik, mindig felülvizsgálhatja folyamatait, hogy megfeleljen a változó igényeinek.

Hogyan növelheti munkahelyi termelékenységét tudásmegosztással

A tudás megosztása a munkahelyen hatékony lehet, de csak akkor, ha olyan környezetet hoz létre, amely ezt ösztönzi. Íme néhány eszköz és tipp, amelyek segíthetnek.

Olvassa el a következőt

A szerzőről