A munkahelyi üzenetküldő alkalmazások hatékonyabb használata

Az üzenetküldő alkalmazások kétségtelenül megváltoztatták a munkahelyi kommunikációnkat, különösen munka közben áttérésünk a távmunkára és az e-mailektől való eltávolodásra, ami ennek a de facto kommunikációs eszköze volt hosszú.

Annak ellenére, hogy ezek az alkalmazások számos termelékenységnövelő funkciót kínálnak, azzal is vitatkozhatunk, hogy ezek az ellenkezőjét teszik.

Az üzenetküldő alkalmazások rontják a termelékenységét? Vagy talán így használod őket? Merüljünk mélyebbre.

A munkahelyi üzenetküldő alkalmazások 5 különböző módon korlátozhatják termelékenységét

1. Információs túlterhelés

Mintha e-mail túlterhelés nem volt elég nagy probléma, most meg kell küzdenie a csevegőalkalmazások folyamatos üzenetfolyamával, amelyek többnyire az új postafiókokká váltak. A beérkező levelek összes kéretlen e-mailjéhez hasonlóan a csevegőalkalmazásokban sem minden üzenet éri meg a figyelmet.

Valószínűleg olyan Slack csatornán találta magát, amelyen nem kellett volna lennie, vagy amelyen túl sokan vannak. résztvevők, vagy kollégái a legfrissebb hírességek pletykáit vitatják meg egy munkával kapcsolatos csatornán problémák.

Ennek eredménye az információs túlterheltség, amely éppolyan legyengítő lehet, mint egy túlcsorduló e-mail postafiók, ami döntési kimerültséghez, stresszhez és végső soron csökkent termelékenységhez vezethet.

2. A létfontosságú információk elvesznek

Az információs túlterheltség egyik mellékhatása, hogy néhány fontos információ elveszik a keverés során. Ha nem alkalmazza a megfelelő folyamatokat, a munkával kapcsolatos információk gyorsan eltemethetnek egy halom vízhűtős beszéd vagy témán kívüli megbeszélés alá.

A munkanapja nagy részét azzal tölti, hogy üzenettengernyi üzenetet válogat az egyik csatornából vagy kommunikációs alkalmazásból a másikba, abban a reményben, hogy megtalálja azt a kritikus információt, amire szüksége van. Ez lehet egy gyakorlat a hiábavalóságban és egy hatalmas munkahelyi időhúzás.

3. Túl sok kommunikációs alkalmazás

Milyen belső kommunikációs eszközt használ távoli kollégáival való kommunikációhoz? Microsoft Teams? Laza? Email? WhatsApp?

Talán a fentiek keveréke?

Amikor a legújabb és legtöbb szolgáltatást nyújtó munkahelyi üzenetküldő alkalmazást keresi, előfordulhat, hogy túl sokat telepített belőlük, ami gyorsan a termelékenység rémálmává válhat.

Ha a nap folyamán folyamatosan egyik alkalmazásról a másikra ugrál, időt veszítesz, és felaprózódik a figyelmed, ami megnehezíti a feladatra való összpontosítást.

Ennek ellenére érdemes lehet megtalálni a módját kerülje a kommunikációs és együttműködési alkalmazások túlzott használatát a munkahelyeden.

4. "Mindig bekapcsolva" vagy

A folyamatos kapcsolódás és az az elvárás, hogy mindig rendelkezésre álljunk az üzenetekre való válaszoláshoz, a mai munkahelyek normájává váltak. Azonban ez a kultúra, amely szerint mindig „be van kapcsolva”, és nem dolgozik a hagyományos munkaidő keretein kívül, számos nem kívánt következményhez vezethet.

Először is, a hosszabb munkaidő nem feltétlenül jelenti a termelékenységet. Valójában gyakran éppen ellenkező hatást vált ki. Ha azon kapja magát, hogy éjszakáig vagy hétvégén jól dolgozik, valószínűleg gyorsan kiég, ami a munka minőségének és teljesítményének romlásához vezet.

De ez nem csak a szakmai életéről szól, hiszen a magánélete is gyorsan szenvedni kezdhet. Kevés idő jut a kikapcsolódásra és a fiatalításra, ha mindig „bekapcsolt”, ami mentális és fizikai egészségügyi problémákhoz vezet.

5. Soha véget nem érő értesítések

Ha arra törekszik, hogy jobban kapcsolódjon a termelékenység növelésének reményében, előfordulhat, hogy véletlenül feliratkozott a csevegőalkalmazásaiból érkező értesítések véget nem érő folyamára. Első pillantásra ezek a kis piros felugró ablakok és zörgések ártalmatlannak tűnhetnek, de gyorsan hatalmas zavaróvá válhatnak, és akaratlanul is kontextusváltásra és csökkentett termelékenységre.

Néha, ha csak ezeket a piros felugró ablakokat látja (még ha nem is olvassa el az üzeneteket), akkor elveszítheti a fókuszt, és megzavarhatja az áramlást.

Mit tehet tehát, hogy elkerülje ezeket a termelékenységi csapdákat?

A legjobb stratégiák a produktív munkahelyi kommunikáció elérésére

1. Fogadja el az aszinkron kommunikációt

Ha túl nagy hangsúlyt fektetünk az azonnali válaszokra és a valós idejű kommunikációra, különösen akkor, ha a csapattagok különböző időzónákban dolgoznak, az több kárt okozhat, mint hasznot.

Ahelyett, hogy azonnali válaszokat várna (vagy ami még rosszabb, követelne), öleljen aszinkron kommunikáció. Ez a kommunikációs stílus lehetővé teszi, hogy a saját idejében válaszoljon az üzenetekre, csökkentve a megszakításokat, és lehetővé teszi, hogy a fontosabb feladatokra összpontosítson.

Ha újat talál, nem kell mindig újabb kommunikációs alkalmazást hozzáadnia az arzenáljához. Időbe telik, amíg a csapatban mindenki megszokja az új eszközt, ezért gyakran jobb, ha ragaszkodunk ahhoz, amink van, különösen akkor, ha az már rendelkezik a szükséges funkciókkal.

Ahelyett, hogy regisztrálna egy másik alkalmazásra, szánjon időt arra, hogy értékelje meglévő eszközeit, hogy megtudja, integrálni tudja-e azokat a többi használt alkalmazással a munkafolyamat egyszerűsítésére. Így nem kell olyan gyakran váltania az alkalmazásokat, és elkerülheti az ezzel járó termelékenységcsökkenést.

3. Hozzon létre egy belső Wikit

An belső wiki a csapat tudásának és információinak központi tárháza. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy minden létfontosságú információját rendszerezve és egy helyen elérhetővé tegye.

A wiki segíthet csökkenteni a folyamatos kommunikáció szükségességét azáltal, hogy megkönnyíti a csapattagok számára, hogy választ találjanak kérdéseikre. Belső wikijét is felhasználhatja, és létrehozhat egy kommunikációs füzetet csapatával a bevált gyakorlatok és a vállalati szintű irányelvek dokumentálásához.

Ez magában foglalhat bármit, kezdve a konkrét eszközök használatának módjától és időpontjától a „sürgős” kommunikáció és az ideális válaszidő meghatározásáig.

A kommunikációs és együttműködési eszközök használatának módja jelentősen befolyásolhatja termelékenységét. Ha folyamatosan értesítések zavarják meg, próbálja meg személyre szabni a beállításokat a zavaró tényezők minimalizálása érdekében.

Például letilthatja bizonyos csatornák vagy beszélgetések értesítéseit, beállíthatja a Ne zavarjanak üzemmódot, vagy akár teljesen elhalaszthatja az értesítéseket az ütemezett fókuszidő alatt. Ha eszközeit jobban testre szabja az igényeinek megfelelően, visszaveheti termelékenysége irányítását.

Ezenkívül, ha Slacket használ, hozzáadhatja a @Must-Read kiterjesztés a munkaterületre, hogy a sürgős üzenetek mindig megjelenjenek. Ez a Slack alkalmazás lehetővé teszi, hogy bizonyos üzeneteket kötelező olvasmányként jelöljön meg, és a csapattagok minden kritikus üzenetüket egy kötegben kapják meg, hogy elkerüljék az időt a csevegési előzmények görgetésével.

Használja üzenetküldő alkalmazásait a megfelelő módon a termelékenység maximalizálásához

Noha a csevegőalkalmazások nagyszerű lehetőséget jelentenek a termelékenység növelésére, jelentős mértékben elvonhatják a figyelmet, ha nem megfelelően használják őket. Megállapíthatjuk, hogy ez elsősorban attól függ, hogyan használja ezeket az eszközöket.

A fenti stratégiák követésével visszaveheti a termelékenység irányítását, és elkerülheti a termelékenység buktatóit.

Hogyan lehet leküzdeni az együttműködési túlterhelést a munkahelyén

Olvassa el a következőt

A szerzőről