Az adatellenőrzés használata a Google Táblázatokban

Ha csökkenteni szeretné a Google Táblázatok hibáinak esélyét azzal, hogy csak érvényes adatokat fogad el, akkor az adatellenőrzés pontosan az, amit keres. Az adatellenőrzéssel utasíthatja a Google Táblázatokat, hogy csak egy adott típusú vagy adattartományt fogadjon el a cellákhoz, vagy figyelmeztesse a felhasználót, ha érvénytelen adatokat ad meg.

Az adatellenőrzés használata egyszerű, de a megfelelő használathoz ismerni kell a fogalmakat. Olvasson tovább, hogy megtudja, mi az adatellenőrzés, és hogyan használhatja azt a Google Táblázatokban a táblázatok javítására.

Mi az adatellenőrzés a Google Táblázatokban?

Az adatellenőrzés a Google Táblázatok egyik funkciója, amely lehetővé teszi, hogy korlátozza, hogy a felhasználók milyen típusú bevitelt írhatnak be bizonyos cellákba. Használhatja az adatellenőrzést, hogy figyelmeztesse a felhasználót, ha érvénytelen adatokat ad meg, vagy teljesen elutasíthatja az érvénytelen adatokat.

Az adatellenőrzés segítségével javíthatja a mások általi használatra szánt táblázatokat. Korlátozhatja a beírható értékeket, vagy például létrehozhat egy legördülő listát azokból az elemekből, amelyek közül választhatnak. Végül egyéni képletet is megadhat adatérvényesítési feltételként. Ily módon a Google Táblázatok elutasítják az értéket, ha az nem felel meg az egyéni egyenletnek.

Az adatellenőrzés használata a Google Táblázatokban

Az adatok ellenőrzése egyszerűen kezelhető a Google Táblázatokban. Az adatellenőrzés használatának alapvető lépései a következők:

1. Válassza ki azt a cellát vagy cellatartományt, amelyen az adatellenőrzést használni szeretné.
2. Menj a Adat menüt, majd válassza ki Adatok érvényesítése.
3. Adja meg kritériumait.
4. Kattintson Megment.

Mielőtt továbblépnénk a példákra, ahol az adatellenőrzést alkalmazzuk, nézzük meg alaposabban az adatellenőrzés elemeit.

• Sejttartomány: Ez az a tartomány, ahol a bemeneti adatok átmennek az adatérvényesítési feltételeken. Ez lehet egyetlen cella vagy cellatartomány.
• Kritériumok: Ez az a kritérium, ahol megadja, hogy milyen adatok érvényesek. Az érvényes adattípus lehet szám, szöveg, dátum, lista, jelölőnégyzet vagy egyéni képlet.
• Érvénytelen adatokon: Ez a Google Táblázatok érvénytelen adatokra adott reakcióját jelzi. Választhat, hogy hagyja-e áthaladni az érvénytelen adatokat és figyelmeztetést jelenítsen meg, vagy elutasítja az érvénytelen adatokat és figyelmeztetést jelenítsen meg.
• Kinézet: Itt adhatja meg az érvényesítési súgószöveget. Ez a szöveg akkor jelenik meg, ha a felhasználó érvénytelen adatokat ír be egy cellába.

Most, hogy tudja, miről szól az adatellenőrzés beállítása, nézzük meg az adatellenőrzést működés közben néhány példával.

1. példa az adatok ellenőrzésére: Számértékhatár beállítása

Ebben a példában van egy mintatáblázatunk, amelynek célja, hogy információkat gyűjtsön arról, mely könyvek tetszettek a felhasználónak a legjobban. A táblázat tartalmaz egy oszlopot, amely a könyvek nevét tartalmazza, és egy másik oszlopot, amely a felhasználó bevitelére vár. A felhasználónak minden könyvet 10-ből kell értékelnie.

Mivel az értékelés 10-es skálán történik, és nincs időnk minden bemenetet ellenőrizni, a cél az, hogy a felhasználó által beírható értékeket 1-től 10-ig korlátozzuk. A felhasználó nem adhat 1-nél alacsonyabb vagy 10-nél magasabb értékelést egy könyvnek. Ehhez adatérvényesítésre van szükség.

1. Jelölje ki azokat a cellákat, ahol az adatellenőrzést alkalmazni szeretné. Ezek sejtek lesznek B2 nak nek B7 ebben a példában.
2. Menj a Adat menüt és válassza ki Adatok érvényesítése. Ekkor megjelenik az Adatellenőrzés ablak.
3. Mert Kritériumok, válassza ki Szám és között.
4. Adja meg a választott számkorlátot. Ebben a példában 1-et és 10-et fogunk beírni.
5. Jelölje be Bevitel elutasítása. Ez érvényes adatok megadására kényszeríti a felhasználót.
6. Jelölje be Az érvényesítési súgószöveg megjelenítése.
7. Írjon be egy érvényesítési súgószöveget, hogy tájékoztassa a felhasználót, hogy milyen adatokra számíthat.
8. Kattintson Megment.

Most a táblázat készen áll a felhasználói adatokra. Próbaként próbáljon értékelni egy könyvet 10-nél nagyobb vagy 1-nél kisebb értékkel. Hibaüzenetet kell kapnia, és az adatait vissza kell utasítani. Most, ha 1 és 10 közötti értéket ad meg, a bevitel elfogadásra kerül. Olyan, mint az óramű!

Adatérvényesítési példa 2: Legördülő lista készítése

Az adatellenőrzés egyik népszerű módja a legördülő listák létrehozása a Google Táblázatokban. Létrehozhat egy legördülő listát, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy válasszon az Ön által érvényes adatként meghatározott elemek közül.

Ebben a példában néhány diák neve szerepel egy táblázatban, és a cél egy legördülő lista létrehozása, ahol a felhasználó kiválaszthatja a szakát.

1. Jelölje ki azokat a cellákat, amelyekben legördülő listát szeretne létrehozni. Ezek sejtek lesznek B2 nak nek B7 ebben a példában.
2. Menj a Adat menüt és válassza ki Adatok érvényesítése. Megnyílik az Adatellenőrzés menü.
3. A feltételeknél válassza ki Elemek listája.
4. A szövegmezőbe írja be az elemek listáját. Az elemeket vesszővel választhatja el (,). Ebben a példában az alábbi elemeket írtuk be:

   Orvostudomány, gyógyszerészet, biológia, alkalmazott matematika

5. Jelölje be Legördülő lista megjelenítése a cellában.
6. Jelölje be Bevitel elutasítása.
7. Jelölje be Az érvényesítési súgószöveg megjelenítése.
8. Írjon be egy érvényesítési súgószöveget.
9. Kattintson Megment.

Minden cellában egy kis nyíl látható. Most már a cellákra kattintva választhat a legördülő listából. Ha olyan értéket próbál beírni, amely nem szerepel a listában, a rendszer elutasítja az értéket. Ennek ellenére továbbra is beírhatja az elemeket a listából.

Ha felsoroláspontokat szeretne hozzáadni a listán szereplő elemekhez, olvassa el a következő cikkünket hogyan lehet felsorolásjeleket hozzáadni a Google Táblázatokhoz.

Adatérvényesítés 3. példa: Szöveghossz-korlát beállítása

Az egyéni képletekkel végzett adatellenőrzés segítségével mindenféle dolgot elérhet a Google Táblázatokban. Az egyéni képletek lehetővé teszik olyan feltételek megadását, amelyek nem szerepelnek a Google Táblázatok adatellenőrzésébe beépített feltételtípusok egyikében sem.

Példaként hozzunk létre egy cellát, amely legfeljebb 5 karaktert engedélyez benne. Ezt adatellenőrzéssel fogjuk megtenni.

1. Válassza ki a cellát. Az lesz az D1 ebben a példában.
2. Menj Adat majd válassza ki Adatok érvényesítése.
3. A feltételeknél válassza ki Egyedi képlet.
4. Egyéni képlethez írja be az alábbi képletet:

   =HOSSZ(D1)<5

   Ez a képlet a LEN függvényt használja a cellában lévő karakterek megszámlálására, és igazat ad vissza, ha a hossza kevesebb, mint 5 karakter.
5. Jelölje be Bevitel elutasítása.
6. Kattintson Megment.

Ha most 5 karakternél hosszabb nevet ad meg, a Google Táblázatok elutasítja azt, és újra meg kell próbálnia. Használhatja a automatikus kitöltési funkció hogy ezt az adatellenőrzést más cellákra is alkalmazza.

Érvényesítse adatait a Google Táblázatokkal

Az adatellenőrzés egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi annak korlátozását, hogy Ön vagy egy másik felhasználó mit írhat be bizonyos cellákba. Ily módon az adatérvényesítés hasznos lehet olyan felmérések készítésekor, amelyek csak érvényes adatokat fogadnak el, vagy saját táblázataiban a pontosság növelése érdekében.

Sokféle feltételt beállíthat a Google Táblázatok adatellenőrzésével, és ha az adatok A kívánt típus nincs beépítve a Google Táblázatok adatellenőrzésébe, egyéni feltételeket állíthat be képlet. Most már tudja, hogyan kell használni az adatellenőrzést a Google Táblázatokban. Biztos lehet benne, hogy a kevesebb érvénytelen adat könnyebbé és pontosabbá teszi az elemzést!

A 8 legjobb módszer a Google Táblázatok profi használatára

Olvassa el a következőt

A szerzőről