Hogyan könnyíts meg hatékonyan egy távoli csapattalálkozót

Akár menedzser, akár vezető szerepet tölt be a cégében, akár egy projekten dolgozik, valószínűleg meg kell könnyítenie a csapattalálkozókat. Nagy plusz itt az, hogy saját találkozóját úgy rendezheti meg, ahogy jónak látja.

Mindazonáltal van néhány nagy különbség a személyes és a távoli találkozók között, amelyek megnövelhetik vagy megzavarhatják azok hatékonyságát. Az alábbiakban bemutatunk néhány nehézséget a távoli csapattalálkozók megkönnyítésével kapcsolatban, és azt, hogyan lehet ezeket leküzdeni a hatékony lebonyolítás érdekében.

A találkozók távoli lebonyolításának előnyei és hátrányai

Az olyan videokonferencia-alkalmazások, mint a Google Meet, a Zoom és a Microsoft Teams, nagyon népszerűvé tették az online értekezleteket. Egy gombnyomással készen áll az indulásra. Számos előnnyel jár a csapatmegbeszélések virtuális lebonyolítása, többek között:

• Könnyű hozzáférés a megosztandó digitális anyagokhoz.
• Képesség munkamenetek rögzítésére.
• Az utazáshoz nincs szükség időbeli megfontolásra.
instagram viewer
• Nincsenek nehézségek a találkozók lefoglalásával.
• Találkozhat kollégákkal és külső érdekelt felekkel a világ minden tájáról.

És még sok más. Ennek a módszernek azonban vannak akadályai is, amelyek hátráltathatják a termelékenységet. Néhány példa lehet:

• Műszaki problémák hanggal és videóval.
• Videokonferencia-fáradtság.
• A kommunikáció nehézségekbe ütközik, ha sok a résztvevő.
• Késés vagy nem reagál a csapat részéről normál látási és hallási késés miatt.
• A vizuális jelzések és a testbeszéd megzavarása.

A négyszemközti beszélgetésnek vannak olyan aspektusai, amelyeket egyszerűen nem lehet virtuálisan megismételni. A jó hír az, hogy néhány hatékony tipp és trükk segítségével optimalizálhatja ezt az élményt.

1. Szerves beszélgetések létrehozása napirenddel

Minden csapattalálkozóra kötelező tervet készíteni, függetlenül a megvalósítás módjától. A napirend egyszerűen strukturált lefutása annak, amit meg kell vitatni. Általában ezeket az ülés előtt megosztják a résztvevőkkel. Ez történhet e-mailben, vagy olyan alkalmazásokkal, mint a Google Workspace szerepeltesse a napirendet a naptári meghívóban.

De egy hatékony távoli értekezlet lebonyolításához kerülje a frissítések és emlékeztetők közzétételét mindenki számára. Ehelyett a napirendnek vonzónak kell lennie, és vitát kell kiváltania. Íme néhány ötlet:

• Szánjon időt egy olyan csoportos bejelentkezésre, amely nem kapcsolódik a munkához.
• Kezdje egy nyílt vitatémával, amelyről tudja, hogy a csapatának megvan a véleménye.
• Csak azokat a pontokat adjon meg, amelyekhez szeretné, hogy az emberek megjegyzést fűzzenek hozzá.
• A napirend legyen rövid (az emberek csak véges ideig tudnak koncentrálni).

Nem kell ezeket minden alkalommal megtenned, de mindenképpen ösztönözni fogják az organikus beszélgetést, minél többet csinálod.

2. Használja ki a kitörési szobákat

A csapattalálkozók általában egy meghatározott napirend köré összpontosulnak, és a csapat egészének összehozására összpontosítanak. Ennek ellenére üdítő néha megtörni ezeket a hagyományokat, és kipróbálni valami újat.

A Zoom, a Microsoft Teams és a Google Meet egyaránt képes szekciószobák létrehozására. Ezek mini tárgyalótermek egy értekezleten belül, így a csapat kisebb csoportokban is megbeszélheti a dolgokat.

Ez akkor hasznos, ha nagyobb csapattal rendelkezik, vagy több csapattal találkozik egyszerre. Megoldja azt a korábban említett problémát is, hogy sok résztvevő esetén kommunikációs nehézségekkel küzdenek a kollégák.

A szekciószobák nem mindig megfelelőek, például ha kevesebb a csapattag. Gondoskodnia kell arról is, hogy minden megbeszélés szükséges legyen, ne csak az idő kitöltése. Miután mindenki visszatért a fő tárgyalóterembe, szabadon kérhet visszajelzést kollégái megbeszéléseiről. Ez azért van, hogy összegyűjtse a főbb pontokat, és továbbvigye azokat.

3. Információk bemutatása a Képernyő megosztása segítségével

Az információ távoli megosztásának egyik nehézsége az, hogy néha az emberek egyszerűen nem értik, amit mond. Ezért ahelyett, hogy megmondanák a csapatnak, hogy mit tegyenek, miért nem mutatják meg nekik? Számos előnnyel jár a képernyő megosztása videokonferencia-alkalmazásokban, többek között:

• Látványt biztosít csapatának.
• Számlák különböző tanulási stílusok.
• Lehetőséget ad csapatának a folyamatok megfigyelésére.
• További információréteget ad a hallható magyarázaton túl.

Mindazonáltal ez nem jelenti azt, hogy egyszerűen meg kell osztania a napirendjét a képernyőn, mivel ez valószínűleg nem fogja felkelteni a csapat figyelmét. Ehelyett fontolja meg, hogy mely napirendi pontokhoz van szükség további magyarázatra, vagy kísérő bizonyítékra. Néhány példa lehet:

• Ha azt tapasztalja, hogy munkatársai nem végeznek el megfelelően egy feladatot, mutassák meg nekik, hogyan kövessenek egy adott folyamatot.
• Adatok és kutatások bemutatása.
• Képzési lehetőségek.

4. Mikor kell találkozót rendezni vs. E-mail küldése

Számos volt végzett tanulmányok, amelyek arra a következtetésre jutottak, hogy a túlzott megbeszélések rontják a személyzet termelékenységét, jólétét és motivációját. Hányszor vett részt videohíváson, amely csak egy e-mail lehetett?

Amikor egy összejövetelt ad otthont, azzal lényegében megszakítja csapata munkafolyamatát és koncentrációját. Emiatt meg kell győződnie arról, hogy a tartalom szükséges. A videohívásokat elmélyült megbeszélésre, együttműködésre és a csapat elkötelezettségének ösztönzésére kell fenntartani. Csak azért, mert a virtuális megbeszéléseket könnyű lefoglalni és részt venni, még nem kell támaszkodnia rájuk.

Íme néhány olyan eset, amikor választhat videokonferencia-alternatívákat:

• Visszajelzés kérése a következőtől: Google-űrlap kiküldése.
• Használjon messenger alkalmazást, ill aszinkron kommunikációs alkalmazások a csapat állapotának frissítéséhez.
• Küldjön e-mailt a legutóbbi frissítésekről vagy hírekről (amelyek nem igényelnek vitát).

A kollégái néha csak egy kis szünetet szeretnének tartani a gépelésben, és inkább beszélgetni szeretnének másokkal. Ezt mindenképpen meg kell fontolni, de ne pazarolja ezt olyan találkozókra, ahol mindenki néma, és hallgatja a beszédet.

A hatékony távoli értekezletek tervezést igényelnek

A videokonferencia-alkalmazásokon keresztüli értekezletek lebonyolítása némileg eltérő tervezést igényel, mint a személyes megbeszélések. A nehézségek főként akkor merülnek fel, ha nincs tekintettel a résztvevőkre.

Azonban minden távoli megbeszélés eredményes lehet, ha egy teljesen lekerekített napirendet produktívan használnak fel. Ez azt jelenti, hogy olyan témákat kell feltárni, amelyek valóban érdekelnek minden érintettet, és egyszerűen ragaszkodni kell ahhoz, ami szükséges. Az itt feltárt tippek segítségével rengeteg praktikus módszer áll rendelkezésére távoli összejövetelek lebonyolítására, hogy azok hatékonyak legyenek, és minden érintett számára relevánsak legyenek.

Hogyan kezdjük el használni a Zoom Avatarokat szórakoztató találkozókhoz

Olvassa el a következőt