Egy elosztott csapat működtetése kihívást jelenthet. Hogyan biztosíthatja az együttműködést, ha a csapat tagjai különböző időzónákban vannak? És mindenki rendelkezik a szükséges erőforrásokkal a produktív munkához és a csapat céljainak eléréséhez?
Bár a távoli munkaerő menedzselésekor bőven van min gondolkodni, sok kihívást enyhíthet, ha a monday.com projektmenedzsment rendszerét használja a kapcsolattartáshoz. De mivel ez egy számtalan lehetőséget kínáló platform, hasznos, ha ismer néhány bevált gyakorlatot, így távoli csapata bárhol is boldogulni fog. Íme nyolc a legjobb.
1. A csapat ütemtervének kezelése
A távoli alkalmazottak különböző időzónákban dolgozhatnak, ami megnehezíti annak nyomon követését, hogy ki és mikor van online. Még a helyben dolgozók számára is a távmunka szépsége azt jelenti, hogy a csapattagok inkább akkor jelentkeznek be, amikor a legproduktívabbnak érzik magukat. Egyesek éjszakai baglyok, míg mások korán kelhetnek, és még a nap felkelése előtt elkezdenek dolgozni.
Ahelyett, hogy az időzóna-kalkulátorokra hagyatkozna, vagy mindenki napirendjét próbálná nyomon követni a fejében, használja hétfő hogy mindezt fekete-fehéren feltérképezzük. Használja heti ütemtervének frissítési szakaszát a hiányzások feljegyzéséhez vagy műszakmódosítások kéréséhez.
2. Vállalati címtár használata
A szervezet méretétől függően előfordulhat, hogy több száz vagy akár több ezer alkalmazott dolgozik több helyen. Hozzon létre egy vállalati címtárat, hogy mindenkivel kapcsolatban maradjon és működjön együtt a monday.com oldalon.
Felveszi a csapattagokat szerepük szerint, majd hozzáad egy oszlopot a profilképük, elérhetőségük és helyi időzónájuk megjelenítéséhez. Még jobb, ha a térképnézetre kattintva megtekintheti a globális helyzetüket.
3. Találkozók szervezése
Távoli videotalálkozók nélkülözhetetlen lehet a csapat felzárkózásához, de bonyolult lehet ezeket koordinálni, ha a csapattagok különböző időzónákban vannak. Az is fontos, hogy ezek a személyes interakciók ne akadályozzák a termelékenységet.
A monday.com használatával hozzon létre egy értekezlettáblát, sorokkal az értekezlet témájának leírásához. A zökkenőmentes működés érdekében töltse fel az értekezlet napirendjét, és rendeljen hozzá műveleteket a csapat egyes tagjaihoz. Így mindenki tudja, hogy mit kell megbeszélni, és előre elkészítheti saját szavait, dokumentációját.
Az értekezlet befejezése után adja hozzá az értekezlet legfontosabb eseményeinek összefoglalóját, hogy mindenki naprakész legyen a megbeszélésekről, szükség szerint beleértve a cselekvési pontokat is. És ha valakinek nem sikerült? A Monday.com integrálódik a következővel Zoomolás, így hozzáadhat egy felvételt a találkozóról, hogy csapata később értesülhessen róla.
4. Csapaterőforrás-könyvtár beállítása
A távoli alkalmazottaknak hozzá kell férniük a megosztott erőforrásokhoz, például a vállalati márkaépítési irányelvekhez, sablonokhoz és az alkalmazottak bevezető dokumentumaihoz. Ám a megosztott meghajtón vagy az e-mailek mappáiban található mappák átvizsgálása a megfelelő dokumentum megtalálása érdekében időigényes lehet.
Ehelyett hozzon létre egy erőforráskönyvtárat a Monday.com webhelyen, és adja hozzá az összes releváns fájlt és hivatkozást egy központi helyen. Az egyes dokumentumokhoz megjegyzéseket is fűzhet, így a csapat tagjai kérdéseket tehetnek fel vagy visszajelzést adhatnak anélkül, hogy meg kellene keresniük a megfelelő személyt, akivel kapcsolatba léphetnének.
5. Kövesse nyomon a csapat céljait
Az átláthatóság megőrzése kulcsfontosságú egy sikeres távoli csapat működtetéséhez. Ha mindenki látja, hogyan teljesít a csapat, és mit kell még teljesítenie, akkor koncentrált és motivált maradhat.
Használja a monday.com célkövető funkcióját, hogy célokat és kulcsfontosságú eredményeket (OKR) állítson be csapata számára. Használjon widgeteket, például az akkumulátor-kijelzőt vagy a diagramokat, így mindenki láthatja, milyen közel áll a célpontok eléréséhez.
6. Az automatizálás használata
A Monday.com egy sor funkciót kínál a feladatok automatizálására és a csapat kapcsolattartására, még akkor is, ha nem az irodában tartózkodik. Az automatizálások megkönnyítik a hatékonyság maximalizálását a munkafolyamat megzavarása nélkül. Beállíthatók például emlékeztetők küldésére, állapotok frissítésére és feladatok kiosztására.
Létrehozhat például egy automatikát, amely üzenetet küld a csapattagoknak, ha feladatot kaptak. Vagy beállíthat egy automatikát, amely frissíti a feladat állapotát, amikor valaki megjegyzést fűz hozzá. Hozza ki a legtöbbet a platform azon képességéből, hogy személyre szabja az automatizálást, így olyan műveleteket hajthat végre, mint pl elemeket helyezhet át egy külön munkafolyamatba, vagy egy speciális riasztást válthat ki csapata számára kattintson.
A monday.com automatizálás beállításához válasszon ki egy eseményindítót, például egy állapotváltozást vagy egy elemhez hozzárendelt személyt. A triggerekhez hozzá kell rendelni egy feltételt, majd ki kell választani egy cselekvési pontot, például értesíteni kell egy Slack csatornát vagy e-mailt küldeni.
7. Csapatsablonok használata
Egyszerűsítse a csapattagok munkáját azáltal, hogy csapatsablonokat hoz létre az általuk rendszeresen elvégzett feladatokhoz. Például, ha csapata heti állapotmegbeszéléseket tart, létrehozhat egy értekezletsablont a napirenddel és az értekezlet formátumával. Így a csapattagok minden héten kitölthetik a vonatkozó adatokat, anélkül, hogy a nulláról kellene kezdeniük.
Sablonokat is létrehozhat új csapattagok, projekttervek és marketingkampányok bevonásához.
8. Gyorskeresési funkciók
A távmunka során a termelékenység minden. Könnyen túlterhelhetők azok a kommunikációs és együttműködési eszközök, amelyek célja a szerepeink leegyszerűsítése volt. Ha naponta rengeteg időt szeretne megtakarítani, szokja hozzá a következő funkciókat:
- Gyors keresés: használ CTRL/CMD+K a Gyorskeresés eléréséhez, és azonnal belevetheti magát a legutóbb használt táblákba.
- Batch Select: innen ragadj meg több tárgyat a táblád Batch Select funkciójával. Kattintson bármelyik elem bal oldalán található műveleti mezőre, majd tartsa lenyomva VÁLTÁS hogy egy másik elemre kattintsunk.
A hétfői funkciók, például a sablonok, az automatizálás és a gyorskeresés előnyeinek kihasználásával egyszerűsítheti csapata munkafolyamatát és növelheti a termelékenységet.
Ha nem fogy a hétfőn, akkor más projektmenedzsment eszközöket is érdemes megnézni, mint például az Asana és a Trello. A legfontosabb dolog az, hogy megtaláld azt az eszközt, amely megfelel neked és csapatodnak. A megfelelő rendszerrel sikeresen kezelheti távoli csapatát, függetlenül attól, hogy a világon hol tartózkodnak.