Bár a termelékenységet növelő alkalmazások célja, hogy hatékonyabban dolgozhasson, néha úgy tűnik, hogy ennek az ellenkezőjét teszik. Ez azért van, mert az egy dolog, hogy kivételes termelékenységi eszközök állnak a rendelkezésére. De az egy másik dolog, ha olyan módon használja őket, hogy termelékenyebbé váljon.

Minden azon múlik, hogyan használod őket. Ez a cikk olyan tippeket tartalmaz, amelyek segítségével maximalizálhatja termelékenységi eszközeit.

A termelékenységi eszközök hatékonyabb használatának első lépése annak felismerése, hogy nem tudnak sokat tenni önállóan. Bár szinte minden termelékenységnövelő alkalmazás a piacon azt ígéri, hogy „könnyebbé teszi” az életét, az igazság az, hogy csak ennyire képesek. Egyesek olyan egyedi funkciókkal és képességekkel büszkélkedhetnek, amelyek segítségével rövidebb idő alatt többet tehetnek meg, de végső soron csak elősegítők.

A termelékenységi eszközök előnyeinek maximalizálása érdekében tisztában kell lennie a céljaival és célkitűzéseivel, valamint rendelkeznie kell az ezeket támogató készségekkel és rendszerekkel. Ez olyan, mint egy fotós, akinek a legjobb és legfunkciósabb kamerája van, de mégsem tud nagyszerű fényképeket készíteni. Ennek ismerete és az azzal kapcsolatos elvárások csökkentése, hogy a termelékenységi eszközei miben segíthetnek elérni, nagyszerű kiindulópont.

Hatékony használatukhoz olyan rendszerekre és folyamatokra van szüksége, amelyek támogatják termelékenységi eszközeit. Ezek a a termelékenység pillérei, amelyek mindent egyben tartanak és lehetővé teszi, hogy a legtöbbet hozza ki alkalmazásaiból. Nélkülük folyamatosan a legújabb, a világnak ígérkező, termelékenységnövelő alkalmazást fog kergetni, de soha nem jut el sehova.

Például értelmetlen minden feladatot leírni egy teendőlista-alkalmazásba, ha nincs rendszere a megoldáshoz. Ennek egyik oka az, hogy minden feladat más-más sürgősségi és fontosságú, és csak korlátozott mennyiségű idő és energia áll rendelkezésére minden nap. Tehát ebben az esetben szüksége lesz a prioritási rendszer, mint az Eisenhower Mátrix, hogy segítsen kitalálni, hogy mely feladatokat kell először elvégezni, és biztosítsa, hogy a legfontosabb dolgokban haladjon előre.

Más esetekben szükség lehet egy olyan rendszerre, amely segít fenntartani a fókuszt, és korlátozza a zavaró tényezőket vagy a kontextusváltást. A feladatkötegelés megfelelő termelékenységi rendszer ami segíthet ezen. Ez magában foglalja a hasonló feladatok csoportosítását és egymás utáni feldolgozását, hogy minimalizálja a zavaró tényezőket és maximalizálja az összpontosítást.

Összességében a cél az, hogy olyan rendszereket találjunk vagy állítsunk be, amelyek támogatják a termelékenységi eszközöket, és segítenek elérni a kívánt eredményeket.

A keze ügyében elérhető termelékenységi eszközök széles választékával ez kihívást jelenthet kiválasztani a megfelelőt az adott munkához, vagy csábítani, hogy egyszerre több lehetőséget is használjunk ugyanahhoz feladat. De leggyakrabban a különböző termelékenységi eszközök használata ugyanarra a célra zavart okozhat, és valójában kevésbé produktív. Ezért létfontosságú, hogy gondosan válassza ki a megfelelő termelékenységi eszközt, amelyik a legjobban működik az Ön igényei, céljai és körülményei alapján.

Ehhez először is értékelje igényeit és azt a konkrét feladatot, amelyet elérni kíván. Innentől kezdve kutasson, hasonlítsa össze a különböző lehetőségeket, és próbálja ki őket (ha lehetséges), hogy megtudja, melyik a legmegfelelőbb az Ön számára. Lehet, hogy kísérleteznie kell néhány eszközzel, mielőtt megtalálja a tökéletes illeszkedést, de végül megéri.

Ha megtalálta a megfelelő eszközt, kerülje el a kísértést, hogy folyamatosan a legújabb alkalmazást keresse, csillogó új funkciókkal. Valószínűleg nem kell több termelékenységi eszközt hozzáadnia ugyanahhoz a feladathoz, mert a már meglévő eszköz minden igényét kielégíti. Így maradhat a jelenlegi eszközei mellett, és összpontosíthat azok hatékonyabb használatára.

Most meg kell tanulnia jelenlegi termelékenységi eszköztárának csínját-bínját. Ez elengedhetetlen, ha a legtöbbet szeretné kihozni belőlük, és elérni a kívánt eredményeket. Sőt, mivel végső céljuk az idő megtakarítása, az eszközök minden zugának ismerete segít Önnek hatékonyabban használni őket, és kevesebb idő alatt többet végezni.

Például, ha Ön a Laza felhasználó, a legfejlettebb funkcióinak megismerése megkönnyíti a munkafolyamatot, időt takaríthat meg, és hatékonyabbá teheti a kommunikációt a csapattal. Ezenkívül néhány integráció hozzáadásával felerősítheti a Slack munkaterületet.

Ugyanez vonatkozik a Gmail-felhasználókra is. A tanulás a legtöbb hasznos billentyűparancsok Segítségével gyorsabban lapozhat át a beérkező levelek között, és időt takaríthat meg az egyéb alapvető feladatokra. Általában véve, ha időt szán arra, hogy megtanulja, hogyan kell eszközeit hatékonyabban használni, az hosszú távon megtérül a termelékenység növelésével.

Már megállapítottuk, hogy a legtöbb esetben nincs szükség több alkalmazásra ugyanahhoz a feladathoz. Egy tipikus munkahelyen azonban különböző megoldásokra lesz szüksége a kommunikációhoz, a feladatkezeléshez, a felhőalapú tároláshoz stb. Ez azt jelenti, hogy értékes időt pazarol az alkalmazások közötti folyamatos váltogatással, és fennáll a fontos információk elvesztésének kockázata.

Ennek elkerülése érdekében integrálnia kell termelékenységi eszközeit, hogy azok zökkenőmentesen működjenek együtt. Szerencsére a legnépszerűbb termelékenységi eszközök az alkalmazások széles skálájával való integrációt kínálnak, így könnyedén összekapcsolhatja a használtakat, és egyszerűsítheti munkafolyamatait. Használhatod is Zapier integrációk a feladatkezelési munkafolyamatok automatizálásához.

Alternatív megoldásként, ha az igényeinek megfelelő eszközöket keres, választhat egy munkaterület-csomagot, amely egy helyen mindent tartalmaz, amire szüksége van. Például, A Notion egy többfunkciós munkaterület, amely számos funkciót egyesít, beleértve a feladatkezelést, a jegyzetelést és a dokumentumokkal való együttműködést ugyanazon a platformon.

6. Testreszabhatja értesítéseit

Végül, de ugyanilyen fontos, gondosan kell kezelnie az értesítéseket, hogy elkerülje a zavaró tényezőket, és a munkájára összpontosítson. Alapértelmezés szerint a legtöbb alkalmazás úgy van beállítva, hogy mindenről értesítést küldjön, ami gyorsan túlterheltté válhat, és megnehezítheti a koncentrálást.

Először is határozza meg, hogy mely értesítések fontosak az Ön számára, és milyen gyakran szeretné megkapni őket. Ezután beléphet az alkalmazás beállításaiba, és az igényeinek megfelelően finomhangolhatja értesítési beállításait. Más esetekben, amikor egy unalmas, mély összpontosítást igénylő feladaton dolgozik, az összes értesítést letilthatja, hogy összpontosítson.

A termelékenységnövelő eszközök segíthetnek abban, hogy kevesebb idő alatt többet érjen el, de csak akkor, ha helyesen használja őket. A piacon elérhető rengeteg lehetőségnek köszönhetően könnyen belekerülhet a fényes új alkalmazás szindróma, és elveszítheti igényeit és céljait.

A kulcs az, hogy stratégiailag kezelje termelékenységi eszköztárát, és csak azokat az eszközöket használja, amelyek megfelelnek az Ön speciális igényeinek. A fent megosztott tippek segítenek ebben, és termelékenységét a következő szintre emelni.