Semmi sem olyan elegáns, mint az online felmérési válaszok valós időben történő közvetlenül egy Excel-táblázatába történő írása. Szerencsére élvezheti ezt a funkciót, ha Microsoft Forms-t használ. Vannak ismétlődő és dinamikus (automatizált) módszerek.
Az automatizált módszerek praktikusabbak, de ebben a cikkben megtudhatja, hogyan kell eljárni.
A Microsoft Forms válaszainak exportálása Excelbe
A Microsoft Forms válaszainak Excelbe exportálásával a legfrissebb válaszokat kaphatja meg felmérésére. Ez magában foglalja a felmérési válaszok letöltését a számítógépére Excel-fájlként. A folyamat egyszerű, ha van létrehozta a Microsoft felmérési űrlapját már:
- A Microsoft Forms alkalmazásban lépjen a következőre: Válaszok a jobb felső sarokban.
- Kattintson Megnyitás Excelben a képernyő jobb oldalán, hogy letöltse az aktuális válaszokat a számítógépére.
- Ezt a folyamatot minden alkalommal meg kell ismételnie, amikor válaszfrissítést szeretne kapni.
De ez a módszer nem a legjobb, mivel a táblázat frissítéséhez gyakran újra fel kell találnia a kereket; ez azt jelenti, hogy minden alkalommal új Excel-fájlt kell letölteni, amikor valaki választ küld. Ez kimerítő lehet, különösen, ha sok ember valós időben válaszol.
Életének megkönnyítése érdekében a folyamatot automatizálhatja a OneDrive Vállalati verzió és a Power Automate segítségével a következő szakaszokban leírtak szerint.
A Microsoft űrlapok szinkronizálása az Excel programmal a OneDrive Vállalati verzió segítségével
Ha Microsoft 365 Business-fiókot használ, dinamikusan frissítheti Excel-táblázatát. Ehhez létre kell hoznia egy kérdőívet, amely dinamikusan írhat válaszokat Excelbe közvetlenül a OneDrive-ból.
Amikor a OneDrive Vállalati verziót használja a Microsoft Forms for Excel létrehozásához, akkor az űrlap Excel-táblázatos változatát készíti, amelyen az oszlopok a megfelelő űrlapmező-attribútumokat viselik.
A Microsoft Forms válaszait automatikusan, valós időben frissítő Excel-űrlap létrehozása:
- Jelentkezzen be a saját fiókjába Microsoft 365 Business Admin Center.
- Kattintson a négyzet alakú menü ikonra a bal felső sarokban, és lépjen a következőre Egy meghajtó.
- A OneDrive-ban kattintson a gombra Új a bal felső sarokban.
- A lehetőségek közül válassza ki Űrlapok az Excelhez.
- Nevezze el felmérését, és kattintson Teremt.
- A OneDrive elindítja a böngészőt, ahol tetszés szerint létrehozhatja az űrlapmezőket.
- Az űrlap nevét viselő Excel-táblázat jelenik meg a OneDrive-ban.
- A felmérés létrehozása és megosztása után nyissa meg az Excel-táblázatot online, és mostantól új adatok jelennek meg, amint azok valós időben frissülnek.
- Ha megosztja az Excel-táblázatot a csapat tagjaival, ők is valós idejű frissítést kapnak a válaszokról, ahogy az emberek válaszolnak a felmérésére.
A Microsoft Forms válaszainak szinkronizálása az Excel programba a Power Automate segítségével
A Power Automate a hatékony rutinfeladatok automatizálási eszköz. Érdekes módon a Microsoft Forms Excellel szinkronizálásának is kiváló módja. Ez a legjobb módszer, ha már megosztotta felmérési űrlapját.
A Power Automate módszer csak a Microsoft Business-fiókjával létrehozott Microsoft Forms-szel működik. Ez magában foglalja egy automatizált felhőfolyam létrehozását a Power Automate-ben.
Ezért a Power Automate folyamatszolgáltatásának használatához Microsoft Business-fiókkal is rendelkeznie kell. Kövesse az alábbi lépéseket a Microsoft Forms és a Microsoft Excel automatikus összekapcsolásához a Power Automate segítségével:
Szúrjon be egy táblázatot az online Excel-munkafüzetébe
Az online Excel-munkafüzetnek táblázatos formátumúnak kell lennie, mivel a Forms csak Excel-táblázatok táblázataiba ír.
Ha letöltött egy Excel-táblázatot a Microsoft Forms-válaszokból, feltöltheti azt a OneDrive-ra, figyelmen kívül hagyhatja ezt az alszakaszt, és ugorhat a Microsoft Forms Excellel való szinkronizálására.
Tehát mielőtt elkezdené, hozzon létre egy új Excel-táblázatot a OneDrive-ban. Győződjön meg arról, hogy a OneDrive-hoz Microsoft Business-fiókján keresztül fér hozzá:
- Kattintson Új a OneDrive bal felső sarkában.
- Válassza ki Excel munkafüzet.
- A böngészőben megnyitott Excel-táblázatban kattintson a Mentés gombra a bal felső sarokban. Ezután írja be a kívánt nevet a Fájl név terület. Kattintson bármelyik üres helyre a modális doboz bezárásához.
- Most hozza létre az oszlopokat, és győződjön meg arról, hogy megfelelnek a Microsoft felmérési űrlap mezőinek. Ha például megosztott egy űrlapot, amely e-mail-címet és nemet kér, az Excel-munkafüzetben lesz egy e-mail cím és nem oszlop.
- Jelölje ki az oszlopokat. Ezután menjen a Beszúrás fület a szalagon, és kattintson asztal.
- Ketyegés A táblázatom fejlécekkel rendelkezik jelölje be és kattintson rendben.
Szinkronizálja a Microsoft űrlapokat az Excel programmal a Power Automate segítségével
- Jelentkezzen be a saját fiókjába Power Automate fiókot.
- Kattintson Teremt a bal oldalsávban.
- Válassza ki Automatizált felhőáramlás.
- Ezután kattintson A válasz benyújtásakor a modális dobozból.
- Ezután kattintson Teremt a kinyitott modális doboz alján.
- Kattintson Bejelentkezés ha felszólítják. Győződjön meg arról, hogy Microsoft 365 Business-fiókot használ a bejelentkezéshez, ha személyes Microsoft-fiókot használ. Ezt kattintással teheti meg Használjon másik fiókot a bejelentkezési mezőben.
- Miután bejelentkezett, kattintson a Válasszon egy űrlapot mező a Power Automate-ban.
- Ezután válasszon a korábban létrehozott űrlapok közül.
- Kattintson Új lépés. Ezután használja a keresősávot az „űrlapok” kifejezésre.
- Kattintson Microsoft Forms és válassza ki Kérje meg a válasz részleteit alatti lehetőségek közül Akciók.
- Kattints a Form Id mezőbe, és válassza ki újra a felmérési űrlapot. Ezután válassza ki Válasz Id tól Válasz Id terület.
- Kattintson Új lépés. Ezután válassza ki Excel Online.
- Ezután válassza ki Adjon hozzá egy sort a táblázathoz alatti lehetőségek közül Akciók.
- Alatt Elhelyezkedés mező, válasszon OneDrive cégeknek.
- Válassza ki Egy meghajtó tól Dokumentumtár Terület.
- Kattintson a fájlböngészőre a Fájl mezőbe, és válassza ki a korábban létrehozott Excel-munkafüzetet. Vagy kiválaszthatja a számítógépéről feltöltöttet, ha korábban exportált táblázatot használ.
- Válassza ki a tábla nevét az Excel lapról. A táblázat Excel oszlopainak megfelelő új mezőknek kell megjelenniük. Ezeknek is korrelálniuk kell a felmérési űrlap mezőivel.
- Kattintson mindegyik új mezőre, és válassza ki a megfelelő űrlapmezőt a listából Dinamikus tartalom lehetőségek.
- Végül kattintson Megment.
Ez az! Létrehozott egy automatizált felhőfolyamatot a Microsoft Forms számára a Power Automate-ben.
A Power Automate mostantól dinamikusan ír új válaszokat az Excel-munkafüzetbe, miközben a válaszadók valós időben küldik be a válaszokat.
Ha korábban már exportálta a Microsoft Forms-válaszait a számítógépén lévő Excel programba, a meglévő adatokat másolhatja és beillesztheti az újonnan automatizált Excel-munkafüzetbe. Ez a művelet nem állítja le a Power Automate folyamatait.
Frissítse a felmérési válaszokat a valós idejű Excelben
A valós idejű Microsoft Forms válaszfrissítések automatizálása a Microsoft Excelben megkönnyíti az életet. Míg a közvetlen OneDrive Vállalati verzió lehetőség egyszerű szinkronizálást tesz lehetővé, ha még nem osztotta meg az űrlapot, A Power Automate kényelmesebb, ha megosztotta a Microsoft Forms felmérését, és az emberek már megtették válaszolva.
Bár a Microsoft Forms-t személyes fiókban is használhatja, az Excelbe történő dinamikus válaszíráshoz továbbra is szükség van egy Microsoft Business fiókra. Érdemes azt is megnézni, hogy a Google Forms hogyan viszonyul a Microsofthoz, mivel ezek közeli versenytársak.