Ha időbecslésről és szabadúszó projektmenedzsmentről van szó, a legfontosabb a munkaidő pontos nyomon követése. Fontos, hogy jól ismerje projektjét, hogy magabiztosan tudjon ügyfelei számára reális becslést adni arról, hogy egy adott feladat mennyi ideig tart.

Végtére is, nem akarja, hogy túl vagy alulszámlázza ügyfeleit. Vessünk egy pillantást néhány mutatóra, amelyeket szem előtt kell tartania ennek során.

1. Határozza meg a projekt hatókörét

Az első lépés, hogy megbizonyosodjon arról, hogy pontosan tisztában van a projekttel. Pontosan határozza meg, hogy milyen feladatokat, határidőket és költségvetéseket fog kezelni. A hatókör és a feladatok konkrét megértése segít elkerülni a szükségtelen kiadásokat.

Óvakodjon a hatótávolságtól. Ha nem vigyáz, a projekt valószínűleg tovább fog tartani, mint azt eredetileg várta. Ennek elkerülésének legjobb módja az, ha a Munka felbontási szerkezet (WBS) segítségével részletesen feltérképezheti az összes feladatot, és hatékonyan racionalizálhatja a munkafolyamatot az ügyféllel. Erre a célra projekthatókör-sablont is használhat.

instagram viewer

Letöltés:Smartsheet (Elérhető Excel fájlként)

2. Használjon megfelelő időbecslési technikát

Mindenáron meg kell próbálnia elkerülni az alul- és túlbecslést. Sok szabadúszó hajlamos az óradíját megadni az elvégzett munka értékének meghatározásakor, de ez vagy túlzott számlákhoz vezethet. vagy akár alulköltesz az idejére – különösen, ha nem vette figyelembe az esetleges eseményeket, az erőforrás-korlátokat és egyéb tényezőket. Íme néhány módszer a projekt órák pontos becslésére:

  • Szakértői ítélet: Erre olyan esetekben van szükség, amikor az adatokat nehéz vagy lehetetlen mérni, vagy ahol nem állnak rendelkezésre pontos specifikációk. Ennek a technikának a használatának kulcsa az, hogy a lehető legtöbb információt és elemzést megszerezze a döntés meghozatala előtt. Ezzel a módszerrel azonosíthatja a részfeladatokat és azok időtartamát az erőfeszítések becslése és az idő előrejelzése szakaszban.
  • Analóg becslés: Az analóg becslés elterjedt gyakorlat, amelynek során a becslés alapjául hasonló tulajdonságokkal rendelkező projekt(ek)et használnak. Használhatja a korábbi tapasztalatokat, iparági átlagokat vagy egyéb forrásokat, amelyek segíthetnek ebben a folyamatban. Lényegében az analóg becslés a hasonló projektekből származó múltbeli adatokat használja fel a becslés elkészítéséhez.
  • Hárompontos becslés: Ez a módszer magában foglalja az összes lehetséges forgatókönyv (optimista, pesszimista és legvalószínűbb) meghatározását, valamint azok bekövetkezési valószínűségét, majd végső becslést. Általában háromszögeloszlási technikával vagy PERT béta becsléssel számítják ki.

A háromszögeloszlási módszer használatakor a következő becslések átlagát veheti fel: az optimista becslés (O), a pesszimista becslés (P) és a legvalószínűbb becslés (M). Tehát a háromszögeloszlási egyenlet így fog kinézni:

E= (O+P+M)/3

A PERT a „Program Evaluation and Review Technique” rövidítése. Ez egy olyan döntéshozatali modell, amely segít a csoportoknak munkájuk fontossági sorrendjének meghatározásában, annak meghatározásával, hogy mennyi időre van szükségük a különböző feladatok elvégzéséhez.

A PERT béta eloszlási módszere inkább egy súlyozott átlag. Nagyobb súlyt ad a legvalószínűbb eredménynek, és kisebb súlyt a többi kimenetelnek. A projektmenedzserek általában ezt a módszert használják a projekt befejezési dátumának becslésére, mivel ez általában pontosabb.

A PERT béta egyenlet a következő módon becsülhető meg:

PERT béta eloszlás = (P + O + 4ML ) / 6

A fenti példánkat követve tegyük fel, hogy az A feladaton dolgozó szabadúszó esetén (ami legyen közösségi média kampány) a legoptimistább becslés két hét, a legrosszabb forgatókönyv pedig kilenc hétig. A legvalószínűbb becslés szerint négy hét.

A PERT béta egyenlet alkalmazásával a hozzávetőleges időbecslés 4,5 hétnek bizonyulna. Ezzel a módszerrel ebben az esetben a szórással is számolhatunk, hogy ügyfeleinknek szélesebb teljesítési időt biztosítsunk. Az A feladat esetében az alábbiak szerint fejezhetjük ki:

Szórás = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Ez a példánkban 1,75-nek felel meg. Így 4,5 hét helyett 6,25 hét várható befejezési időtartamot tudunk megadni.

  • Alulról felfelé irányuló becslés: A szabadúszó projektórák kiszámításának legegyszerűbb (és legpontosabb) módszere az alulról felfelé irányuló becslés. Ez a megközelítés azt sugallja, hogy kezdje a munkalebontási struktúra legelején, számolja össze az összes költséget, majd szükség szerint adja hozzá.

Ezzel a megközelítéssel pontos becsléseket készíthet úgy, hogy alulról kezdi, és végighalad a projekt hatókörén belül minden költségen. Segít abban, hogy az összes költséget egy menetben fedezze.

3. Számítsa ki a Caramel arányát

Mivel nem minden szabadúszó dolgozik egyformán, nehéz lehet mérni, hogy mennyi időt töltenek egy projekten. Ilyen esetekben a fudge-arány-kalkulátor segítségével pontos becsléseket lehet kiszámítani. Segít meglátni a túl/alulbecsült idő arányát, így optimalizálhatja számlázható óráit.

Például, ha úgy becsüli, hogy egy projekt befejezéséhez négy napba telik, de csak két napba telik, akkor a fudge-arány 2:1. A fudge arány célja annak meghatározása, hogy milyen gyorsan tud haladni a feladatokon a projektben, és mennyi laza az ütemezése.

4. Számolja ki az üresjárati időt és a szüneteket

Azt gondolhatja, hogy egyszerűen összeadhatja a befektetett órákat, de ez nem igazán így működik. A szabadságnapokat és a tétlenségi időket bele kell számítani a tervezett munkaórákba.

Ha nem tartasz szüneteket, a vártnál gyorsabban kiégsz. Ha olyan együttműködési eszközöket használ, mint a Slack vagy a Todoist, fontos, hogy beállítsa a szabadság vagy távollét állapot amikor szabadságot vesz ki.

Ha szabadnapot vesz ki, akkor azt figyelembe kell vennie a heti munkaórák számának kiszámításakor. Ha meghosszabbítja a tétlenségi időt vagy szünetet tart a munkahelyén, akkor ezt is érdemes megjegyezni – egyszerűen adjon hozzá egy-két órát a heti összes ledolgozott órához.

Letöltés: Vertex42 (Elérhető Excel fájlként)

5. Tényező a tervezésben, a váratlan eseményekben és a felülvizsgálatokban

A szabadúszók egyik leggyakoribb hibája az, hogy nem számolják el a tervezési időt. Hasonlóképpen, szükséghelyzeti becslésekre van szükség a projekt során esetlegesen felmerülő előre nem látható körülmények – például az erőforrás-korlátok – figyelembevételéhez.

  • Tervezés: Időre lesz szüksége, hogy megtervezze munkáját, és megbizonyosodjon arról, hogy minden szükséges információt megkap az ügyfelektől. Ez különösen fontos, ha olyan ügyfelekkel dolgozik, akik újak az Ön iparágában, vagy akik még soha nem dolgoztak Önnel.
  • Adminisztráció: Időre lesz szüksége az adminisztratív feladatokhoz, például a számlák küldéséhez vagy a közösségimédia-fiókok beállításához. A projektek befejezése után időre lehet szüksége az ügyfelek nyomon követésére is.
  • Váratlan események/felülvizsgálatok: Ha egy projekt a vártnál tovább tart, vagy ha valami elromlik a projektben, akkor további időre lehet szüksége az adminisztratív feladatokhoz, illetve a kiegészítésekhez vagy módosításokhoz.

Az időkövetés nagyszerű módja annak, hogy jobban megértse, mennyi időt tölt az egyes projektekkel. Használhat olyan eszközöket, mint a projekt idővonal sablonja vagy munkaidő-nyilvántartási sablonok és időkövető alkalmazások hogy megfelelő adatokat kapjon arról, hogy mennyi ideig tart a feladatok elvégzése.

Azt is látni fogja, hogy egy rendszer beállítása az időkövetéshez, mint például a Pomodoro technika, segít növelni a termelékenységet, nyomon követni előrehaladását, és megbizonyosodni arról, hogy betartja a határidőket.

7. Tekintse át végső becsléseit

Befejezte a becslést, és itt az ideje, hogy elkészítse a végső számot. Az egyik dolog, amit itt meg kell tennie, az az, hogy felülvizsgálja becslését. Ellenőrizze, hogy nem hagytak-e ki feladatokat a becslésből. Ha igen, adja hozzá ezeket a plusz órákat a végső becsléshez. Sokféle felhasználásával projektmenedzsment sablonok segíthet.

Ha van becslése ügyfelétől, ellenőrizze azt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a számok az ésszerű határokon belül vannak. Ha eltérés mutatkozik a két becslése között, kérdezze meg tőlük, hogy mit szeretnének, és hogyan szeretnék ezt megvalósítani.

Pontosan értékelje és kezelje számlázható óráit

A projektórák témája vita tárgya a szabadúszók számára, hiszen mindenkinek megvan a saját üteme (tapasztalat, tantárgyi szakértelem, ügyféligények stb. alapján) és problémamegoldási módszertan.

Ha a szabadúszó számlázható óráinak kiszámítását tervezi, akkor ezen tippek és trükkök ismerete felbecsülhetetlen értékű lesz. Remélhetőleg időt és pénzt takarítanak meg a következő projektje során – és sokkal kevésbé stresszessé teszik az egész folyamatot.