Sok ember számára az e-mailek ellenőrzése elkerülhetetlen része a munka vagy a tanulmányi életnek. Az e-mail-függőség (vagy az e-mail-kimerültség) azonban szinte bárkit elkaphat, és könnyen megszokható, hogy éjjel-nappal ellenőrizni kell a beérkező leveleket.
Az alábbiakban bemutatjuk, hogyan hozhat létre egészségesebb kapcsolatot az e-mailekkel, hogy csökkentse a stresszt, és hogyan élvezze az állásidőt kevesebb zavaró tényezővel. Az esetek túlnyomó többségében az új üzenetek egyébként sem igényelnek azonnali figyelmet.
Az e-mail-függőségről
Milyen gyakran nézi meg e-mailjeit a nap folyamán? Általánosságban elmondható, hogy az e-mailek ritkább ellenőrzése – mondjuk naponta körülbelül háromszor – kevesebb stresszel és túlterheltség érzésével jár együtt. Számítógépek az emberi viselkedésben. Valószínű, hogy sok e-mail felhasználó sokkal alaposabban ellenőrzi fiókját.
Az első látásra ez nem rossz: próbál felelősségteljes lenni, és időben válaszolni az üzenetekre. Ez azonban azt az érzést okozhatja, hogy folyamatosan figyelnie kell a postaládáját.
Bár néhány embernek szigorúan figyelemmel kell kísérnie az e-maileket szakmai sikerük érdekében, másoknak előnyös lehet, ha ritkábban nyitják meg beérkező leveleiket. A legtöbb esetben azok az üzenetek, amelyek Önt nem érdeklő hirdetéseket vagy időpont-emlékeztetőket tartalmaznak, néhány órát várhatnak.
Így csökkentheti az e-mailek napi ellenőrzésével (és aggodalmával) töltött időt.
1. Tartsa távol az e-maileket a telefonjáról
Csökkentse az e-mailek fáradtságát a mindennapi életben azáltal az összes e-mail törlése a telefonról. Ezzel megszűnik a kísértés a beérkező levelek átvizsgálására a nap furcsa pillanataiban, különösen akkor, ha nem tölti az órát. Ez csak számítógépes tevékenységgé válhat.
2. Ellenőrizze beérkező leveleit meghatározott időpontokban
Törekedjen arra, hogy a nap folyamán meghatározott időpontokban ellenőrizze az e-maileket, például reggel 9:00-kor, délben és 16:00-kor. (vagy bármilyen más elrendezés működik az Ön időbeosztásában). Célozzon napi háromszor, vagy még kevesebbet, az igényeitől függően.
Ez a stratégia, amelyet néha e-mail kötegelésnek is neveznek, általában kevesebb érzelmi kimerülést jelent az e-mailek miatt Internetes beavatkozások. Ahelyett, hogy azt érezné, hogy mindig elérhetőnek kell lennie, az e-mail kezelhetőbb tevékenységgé válik, amelyre naponta csak néhány alkalommal kerül sor.
Ha aggódik amiatt, hogy várakoznia kell a potenciális levelezőknek, állítson be automatikus válaszüzenetet. Konfigurálja a visszatérő vakációs válasz a Gmailben egy üzenettel, amely tartalmazza, hogy általában mikor nézi meg az e-maileket minden nap. Lehetséges tartalékként adjon meg egy telefonszámot, és utasítsa az üzenet címzettjeit, hogy hívjanak vagy küldjenek SMS-t, ha valami sürgős beavatkozást igényel.
Legtöbbször, ha ezeket a határokat e-mail-figyeléssel állítja be, sokkal nagyobb nyugalmat érhet el, miközben biztosítja, hogy a fontos üzeneteket időben látja és válaszoljon rájuk. Mindkét világ legjobbja.
3. Hagyja abba az e-mailek ellenőrzését reggel
Egy felmérés szerint a millenniumiak körülbelül egyharmada, amint felébred, megnézi az e-mailjeit. Alvástanácsadó, bár ez a gyakorlat gyakran fokozott szorongással jár. Az impulzus érthető – szeretnél egy ugrást kapni a munkanapon vagy a tanuláson –, de nem ez a legkellemesebb módja egy délelőtt eltöltésének. A függőben lévő tennivalók listájáról szóló gondolatok már azelőtt pörögni kezdenek az agyadban, hogy még kikeltél volna az ágyból.
Ehelyett álljon ellen a késztetésnek, hogy reggel először nyissa ki a beérkező leveleket, és alakíts ki egy jobb reggeli rutint amely magában foglal néhány olyan tevékenységet, amelyet élvez. Készítsen egy finom reggelit, nyúljon vagy naplózza egy kicsit. A függőben lévő e-mailek várhatnak.
4. Ügyeljen az ellenőrző impulzusra
Mikor érzi leggyakrabban szükségét az e-mailek ellenőrzésének? Közvetlenül ébredés után vagy egész nap, amikor néhány percnyi állásidő van? Az ellenőrző impulzus annyira megszokott és automatikus lehet, hogy nem igazán veszi észre.
Ha jobban szemmel szeretné tartani ezt a szokást, töltse le olyan alkalmazások, amelyek célja a szokások megváltoztatása, mint például a Strides. Tűzze ki azt a célt, hogy csökkentse az e-mailek ellenőrzésének számát, vagy (ha lehetséges) azt az időt, amelyet az e-mailekkel való interakcióval tölt. Ha egyértelmű célt határoz meg, az e-mailezési idő lerövidítése egy kicsit kivitelezhetőbb lesz.
5. Zárja be az E-mail fület a számítógépén
Könnyen nyitva hagyhatja az e-mail fület munka közben, és minden új üzenet érkezésekor megérinti a lapot. Az e-mailekről szóló értesítések elterelhetik a koncentrációt, és megszakíthatják a munkafolyamatot. Nem meglepő, hogy az e-mailek ellenőrzése az egyik közös feladatkezelési kihívások ami megnehezíti, hogy arra összpontosítson, amit tennie kell.
Ha lehetséges, bátorítsa csapatát egy másik eszközzel, például a Slack vagy a Microsoft Teams segítségével kommunikálni. A csevegési funkciók sok esetben helyettesíthetik az e-mailes kommunikációt.
Ha nehéz leszokni a szokásról, jelentkezzen ki e-mailjéből, és minden alkalommal írja be a bejelentkezési nevet és a jelszót. Ez egy plusz lépést ad az egész folyamathoz, és kevésbé automatikussá teszi azt. Idővel azonban értékelni fogja, hogy képes fókuszálni anélkül, hogy folyamatosan az e-mail fülre pillantana, és megvárná, amíg egy bejövő üzenet megjelenik.
6. Kövesse nyomon az idejét e-mailben
Ha pontosan figyelemmel kíséri, hogy mennyi időt tölt e-mailekkel, akkor könnyebbé válik a visszavágás. iPhone-on a Képernyőidő funkció megmutatja, hogy mennyi időt tölt az e-mail alkalmazással. Mindeközben az Android Digital Wellbeing eszközei nemcsak nyomon követik az e-mailekkel töltött időt, hanem lehetővé teszik, hogy az e-maileket egy adott munkaalkalmazásba helyezze, amely rejtett marad, amikor nem dolgozik.
Alternatív megoldásként használjon időkövető alkalmazást, például a Toggl Track vagy a RescueTime alkalmazást az e-mailek használatának nyomon követésére. Néha elég motivációt jelent az e-mailezési szokások visszaszorításához, ha egyszerűen látod, hová telik az időd.
Szelídítse meg e-mail-ellenőrzési szokásait a stressz csökkentése érdekében
Aligha vagy egyedül, ha nehezen tudsz ellenállni a késztetésnek, hogy a nap folyamán a postaládájába nézz, de ez egy megtörhető szokás. Azáltal, hogy távol tartja az e-mail alkalmazásokat a telefonjáról, korlátozza a napi ellenőrzések számát, és egyszerűen egyre többet annak tudatában, hogy hajlamos a beérkező levelek közé nézni, leküzdheti az e-mailek túlterheltségét, és időt szabadíthat fel másra tevékenységek.
Próbálja ki ezeket a tippeket, hogy megtudja, melyek segítenek a legjobban kezelni az e-mailezési szokásait, és pillanatok alatt egy kicsit kevésbé fogja érezni magát a beérkező levelek értesítései iránt.
