A digitális zűrzavar különböző módokon nyilvánul meg, beleértve a rendezetlen asztalokat, a fel nem bontott e-maileket, a rosszul felcímkézett fájlokat és a betöltött beérkező leveleket. Egy rendetlen virtuális életből fakadnak.
Ha hajlamos késleltetni a fájlok rendszerezését, ideje változtatni rossz szokásain. Gátolja a termelékenységet. Íme néhány módszer, amellyel a digitális zűrzavar lelassítja a munkafolyamatot, szükségtelen stresszt okoz, és elvonja a figyelmét a kötelezettségeitől.
1. A rendezetlen fájlok rendezése időt pazarol
A rendezetlen digitális iktatórendszereket rossz szokások okozzák. A legtöbb felhasználó véletlenszerűen küld különféle fájlokat az asztali számítógépére, a letöltésekre vagy a dokumentummappákra. Bár kezdetben kezelhetőnek tűnik néhány rosszul elhelyezett dokumentum, gyorsan felhalmozódhatnak, ha figyelmen kívül hagyja a megfelelő kezelést.
Ne feledje: a rövid távú kényelem választása hosszú távú szűk keresztmetszetek kialakulásához vezet. Ahogy a rendetlenség zsúfolja össze a mappákat, az egyes fájlok megtalálása fokozatosan több időt vesz igénybe. Vegyük példaként a fenti fotót. A mappában lévő egyik fájl sem volt elnevezve; mindegyiket át kell vizsgálnia, mielőtt megtalálná, amire szüksége van.
Ennek a rossz szokásnak a kijavításához gyakorlat fájlszervezés. Győződjön meg arról, hogy minden mentett fotó, videó vagy dokumentum közvetlenül a megfelelő mappába kerül. Alapértelmezés szerint ne küldje el őket a letöltésekhez vagy az asztali mappákba.
2. A rendetlenség elvonja a figyelmet
Ha a fájlokat az alapértelmezett mentési mappájukban hagyja, az összezavarja a képernyőt. Hacsak nem ad meg új célhelyet, továbbra is kitöltik a letöltéseket, a dokumentumokat vagy az asztali mappákat. Elfoglalhatják az egész képernyőt, ha nem vigyáz.
Ez a fajta rendetlenség nemcsak szörnyen néz ki, hanem vizuális túlterhelést is okoz. Az elméd keményebben dolgozik a különféle információk feldolgozásán. Következésképpen a hozzáadott kognitív stressz elsöprő erejű lesz, akadályozza a legjobb teljesítményt, és megzavarja gondolatmenetét.
A legjobb megoldás az fájlelnevezési konvenciók kialakítása (FNC). Címkézze fel fájljait a céljuk alapján. Ideális esetben az FNC-nek illusztrálnia kell azok tartalmát, funkcióját, szerzőjét és a projekt relevanciáját – a közös vonásokon alapuló csoportos eszközöket.
3. A fel nem használt szoftverprogramok felhalmozása akadályozza az eszköz sebességét
A digitális bennszülötteknek több munkahelyi és személyes szoftverre van szükségük. A Business of Apps jelentése szerint a globális felhasználók 143 milliárd alkalmazást töltöttek le 2021-ben. Gyakori, hogy rendszeresen több eszközt is kipróbálunk.
A letöltések nagy száma ellenére a legtöbb alkalmazást elhagyják. Statista azt mondja, hogy 25%-át csak egyszer használják. Lapozzon át a letöltési mappába – olyan programokat talál, amelyeket már elfelejtett. Talán egy új eszközt kellett kipróbálnia a munkához, vagy egy divatos játék keltette fel a kíváncsiságát.
A régi alkalmazások kéznél tartása kényelmesnek tűnhet, de jelentősen lelassítják az eszközöket. A programok telepítése lemezterületet foglal el. Még akkor is fogyasztanak feldolgozási energiát, ha nem gyakran futtatja őket.
A legjobb, ha abbahagyja a fel nem használt programok felhalmozását. Hacsak nem látja, hogy többször is használ valamit, amit letöltött, törölje azt. Csak szükség szerint telepítse újra a törölt alkalmazásokat.
4. A rendezetlen eszközök lelassítják a feladatkövetést
A felhasználók általában túl gyorsan alkalmazzák a munkahelyi alkalmazásokat. Egy 2021-es jelentés Okta, Inc. azt mutatja, hogy az Egyesült Államok munkaadóinak 10%-a 199+ munkaeszközt használ. Igen, minden program bizonyos előnyökkel jár. De ha túl sokat épít be a napi rutinjába, az lelassítja a munkafolyamatot –a platformok közötti váltás időt pazarol.
Csak azokat használja, amelyekre szüksége van. Több rendszer felépítése és karbantartása szükségtelen kognitív stresszt okoz. Míg a lapok váltása másodpercekig tart, az új információk befogadása legalább néhány percet vesz igénybe. Ha folyamatosan ugrál a feladatok között, gondot okoz a fókusz fenntartása.
Az üzleti folyamatok egyszerűsítéséhez fektessen be egy olyan platformba, amely egyesíti az összes munkaeszközét. Például kaphatna projektmenedzsment eszközök. Lehetővé teszik a feladatok kiosztását, a projekt előrehaladásának nyomon követését, az egész vállalatra kiterjedő bejelentéseket és privát üzenetek küldését egy platformról.
5. Zavarba ejtő, ha több fiókkal rendelkezik különböző bejelentkezési adatokkal
Manapság gyakori, hogy több fiókkal is rendelkezünk. Figyelembe véve a különböző közösségi média platformokat, munkaeszközöket, projektmenedzsment rendszereket, hírleveleket és levelezési szolgáltatókat, könnyen lehet, hogy egy tucat profillal rendelkezhet.
Sajnos több bejelentkezési hitelesítő adat nyomon követése kihívást jelent. Sokan csak rövid, szótári szavakat állítanak be, amelyeket könnyen megjegyeznek jelszóként. Avast még arról is beszámol, hogy az amerikaiak 83%-a újrahasznosítja a gyenge jelszavakat személyes és szakmai fiókjaiban. Bár emlékezetesek, bizonytalanok is. Egy képzett hacker gyorsan megkerülheti a gyakori kombinációkat a brute force hackelési módszerekkel.
Jelszóként válasszon hosszú alfanumerikus karakterláncokat. Ha nehézségei vannak a memorizálásukkal, fektessen be a biztonságos, megbízható jelszókezelő amely automatikusan kitölti a bejelentkezési oldalakat.
6. A régi bizalmas dokumentumok megőrzése személyazonosító lopás veszélyének teszi ki
Azon túl, hogy a zsúfolt asztalt, a rendezetlen fájlok veszélyeztetik a biztonságát. A kormányzati szervek, munkáltatók, üzleti partnerek, egészségügyi intézmények és kereskedelmi bankok dokumentumai bizalmas adatokat tartalmaznak személyazonosításra alkalmas adatok (PII).
Vegye figyelembe, hogy a bűnözők különböző típusú csalásokat követhetnek el ezekkel a személyes adatokkal. Ha olyan közvetlen azonosítók kerülnének a kezükbe, mint az SSN, a teljes hivatalos név és a munkáltatói adatok, semmi sem akadályozná meg őket abban, hogy ellopják az Ön személyazonosságát. Akár hatalmas kölcsönöket is felvehetnek az ön tudta nélkül.
Általános szabály, hogy tegyen további lépéseket a bizalmas fájlok védelme érdekében. Titkosítsa mappáit, ne küldjön személyes adatokat e-mailben, és véglegesen törölje a régi dokumentumokat iratmegsemmisítőkkel.
7. Az információs túlterheltség stresszt okoz
A multitaskerek gyakran több tucat lapot nyitnak meg egyszerre. Egyszerre vállalnak különböző feladatokat, hogy több munkát végezzenek, de ironikus módon A kontextusváltás csak megöli a termelékenységet. A American Psychology of Association azt mondja, hogy a túl sok információ befogadása és a feladatok közötti ugrálás okozta kognitív stressz hatástalanná tesz. Kevesebbet fog végezni a munkanap végén.
Ne terhelje túl agyát adatokkal. Gondolata elkalandozik, ha folyamatosan véletlenszerű feladatokat lát. Az egyik percben befejezi a munkához szükséges cikket, a következő percben pedig ész nélkül lapozgat a vacsorareceptek között.
Ahelyett, hogy nyitva hagyna különféle dokumentumokat, fájlokat és teendők listáját, minimalizálja és rakja össze őket, amíg szüksége van rájuk. Csak az aktuális feladatra koncentráljon. Békére és szabadságra van szüksége belépni a flow kreatív, produktív állapotába.
Digitális minimalizmus és fokozott termelékenységi besorolás
A zsúfolt digitális tér olyan káros, mint egy rendetlen íróasztal. Noha a virtuális fájlok rendszerezése unalmasnak tűnhet, több száz fájlok, e-mailek és mappák átfésülésével sokkal több energiát pazarol. A hatékonyság érdekében győződjön meg arról, hogy zökkenőmentesen tud navigálni digitális rendszereiben.
Azt is vegye figyelembe, hogy a zsúfoltság megszüntetése túlmutat a fájlszervezésen. Ahelyett, hogy néhány havonta elrendezné a mappáit, építse be a digitális minimalizmus gyakorlatait mindennapi életébe. Tedd szokásoddá a tiszta virtuális tér fenntartását.
