Lehet, hogy olyan helyzetben van, hogy segítséget kell kérnie munkatársaitól, vagy feladatokat kell küldenie nekik, de kissé kínosan érzed magad emiatt – vagy egyszerűen nem törődsz a visszaérkező hívásokkal és e-mailekkel, tovább. Miért nem hoz létre egy projektkérő táblát?
Bár feliratkozhat egy projektmenedzsment eszközre, például a ClickUp-ra vagy az Asana-ra, és megkérheti munkatársait, hogy csatlakozzanak Önhöz, előfordulhat, hogy máris hozzáférhet egy egyszerű, költségmentes megoldáshoz – a Google Táblázatokhoz. Kövesse ezt a cikket, hogy megtudja, hogyan hozhat létre projektkérő táblát ezzel a közös táblázatkezelő eszközzel.
Projektkérés tábla elrendezésének létrehozása a Google Táblázatokban
A projektkérő tábla létrehozásának célja kettős. Segítségül szolgál a feladatok átruházása okozta súrlódások leküzdésére. Ráadásul csökkenti az oda-vissza kommunikációt, így időt takarít meg.
Lényegében minden egyes, a táblához hozzáadott feladatnál feltérképez mindent, amit a munkatársának tudnia kell a feladat elvégzéséhez. Ezért érdemes következetesnek lennie, és olyan elrendezést kell létrehoznia, amely minden alkalommal felkéri, hogy adjon hozzá fontos részleteket. Részletek, mint:
- Határidők.
- Kiemelten fontos.
- Leírások.
- Ki a felelős.
- Ki rendeli hozzá.
Mivel minden munkahely más és más, előfordulhat, hogy további részleteket is megadhat, hogy a csapat igényeihez igazítsa. Szóval, mielőtt elkezdené, szánjon egy percet a gondolat átgondolására. Ha most egyik sem jut eszébe, később hozzáadhatja őket, de ne feledje, a kevesebb több. Nem szeretne felesleges lépéseket hozzáadni.
A projektkérés tábla használatának megkezdéséhez nyisson meg egy üres dokumentumot a Google Táblázatokban. Írja a táblázat tetejére a következő címeket és az esetlegesen felmerülő extrákat:
- Feladat– itt egyedi címet adsz a feladatnak.
- Leírás-e cím alatt rövid összefoglalót ír arról, hogy mit kell tennie. A dolgok rendben tartásához használja Csipesz a tiédben Szöveg tördelése beállításokat, hogy a szöveget a következő cella alá helyezze.
- Engedményes– itt jelölheti meg azt a munkatársat, akinek átadja a feladatot.
- Kiemelten fontos-itt megjelenítheti a sürgősséget.
- Esedékes– ez közli a feladat határidejét.
- Állapot– csapata ezt az oszlopot használja a haladás megosztására.
- Készítette– a delegátor ideírja a nevét, hogy a megbízottak tudják, kitől származik a feladat és az információ.
Segítsen kitűnni címeinek, ha félkövérre szedi őket, és háttérszínt ad a sorhoz. Te is rögzítse a Google-táblázat felső sorát kiemelésével és továbblépésével Kilátás a felső menüben, Fagy, és akkor 1 sor.
Állapotgombok hozzáadása a Google Táblázatokhoz
Ha hozzáad egy állapotgombot a projektkérelmező táblához, akkor Ön és munkatársai gyorsan megoszthatják az előrehaladást. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy gyors áttekintést kapjon mindenki munkaterhéről, és megállapítsa, tud-e valaki egy plusz kézre. Néhány példa a használható állapotokra:
- Csinálni.
- Csinál.
- Kész.
- Megragadt.
- Tartva.
- Ellenőrzésre.
Létrehozhat egy működő állapotgombot, hasonlóan a projektmenedzsment szoftverekben, mint például a ClickUp és az Asana, egy legördülő menü hozzáadásával. Ezt csináld meg:
- Jelölje ki az állapotoszlopot. Tart CTRL vagy CMD és kattintson a címcellára a kijelölés megszüntetéséhez.
- Menj Adat a felső menüben.
- Kattintson Adatellenőrzés, és megnyílik egy oldalsáv.
- Alatt Kritériumok, győződjön meg róla Ledob kiválasztott.
- Töltse ki a beállításokat az alábbi szövegmezőkbe, használja a Adjon hozzá egy másik elemet gombot további helyek létrehozásához.
- Mindegyikhez rendelje hozzá a választott színt.
- Találat Kész.
Mostantól lesz egy menüje, amelyet csapata használhat a feladat állapotának megjelenítésére. A lista alján található egy szerkesztés gomb, de ez csak a kiválasztott cellánál működik. Az összes állapotgomb módosításához térjen vissza az adatellenőrzési menübe, és válassza ki a szerkeszteni kívánt szabályt az oldalsávon.
Ismételje meg ezeket a lépéseket, hogy gyors opciókat adjon hozzá Kiemelten fontos, Engedményes, és Készítette oszlopokat, ha akarja.
Ha egyszerűen megcímkéz vagy megemlít valakit a munkalapon, a Google nem küld értesítést. Amikor valakit projekthez rendel, felhívhatja a figyelmét az alábbi lépésekre:
- Válassza ki a feladat nevét, amelyet át szeretne adni nekik.
- Kattintson a jobb gombbal, és válassza ki Megjegyzés vagy lépjen a szövegbuborék ikonra az eszköztáron.
- Írja be a @-t, majd a nevüket vagy e-mail címüket – ha akarja, üzenetet is beírhat ide.
- Kattintson Hozzárendelni.
Most, ha a munkatársának kérdései vannak, felveheti azokat megjegyzésként ugyanabban a szálban. Ha a feladattal kapcsolatos összes kommunikációját ugyanazon a helyen tartja, ahol azt kijelölte, akkor mindketten pontosan tudni fogják, hol találják meg a beszélgetést később, ha valakinek felfrissítésre van szüksége.
A verzióelőzmények használata a Google Táblázatokban
Mivel egynél többen fogják használni a lapot, jó, ha van biztonsági másolatod arra az esetre, ha valaki véletlenül törölné vagy átírná a fontos információkat. A munkalap tetején megjelenik egy hivatkozás, amely a legutóbbi szerkesztést jelzi. Kattintson erre, és látni fogja a korábbi munkamenetek biztonsági másolatait és a bekövetkezett változásokat.
A verzióelőzmények használata a Google Táblázatokban praktikus, mert megtekintheti korábbi projektjeit és jegyzeteit, ha feljegyzésre van szüksége róluk. De vissza is térhet egy korábbi verzióhoz, ha a lapja elrontja valahogy – ez megtörténik.
jegyzet: Ha közvetlenül szeretné rögzíteni az elvégzett feladatokat, adjon hozzá egy másik lapot a dokumentumhoz a segítségével plusz szimbólumot a képernyő bal alsó sarkában, majd vágja ki és illessze be oda a sorokat, ha az állapot megváltozik nak nek Kész.
Együttműködés a Google Táblázatokkal
A projektkérelem tábla létrehozása a Google Táblázatokban kiváló módja annak, hogy időt takarítson meg a feladatok delegálása és az azokon való együttműködés során. Nemcsak oda-vissza lesz kevesebb, de mindenki tudni fogja, hol találja meg a feladatokhoz szükséges információkat, mindezt egy helyen.
Segít abban is, hogy elkerülje azokat a kínos helyzeteket, amelyeket a segítségkérés vagy a feladatok kiosztása során érezhet. Menet közben kényelmesebben fogod érezni magad ebben.
