Virtuális asszisztensnek lenni túlterhelő lehet, különösen akkor, ha több ügyfél számára különböző vagy hasonló feladatok vannak. És mivel Ön távolról működik, a legtöbb tevékenységet szoftvereszközök segítségével automatizálni kell a termelékenység növelése érdekében.
Ez a cikk 10 alapvető eszközt és alkalmazást emel ki, amelyekkel minden virtuális asszisztensnek rendelkeznie kell az arzenáljában. Ezek az eszközök leegyszerűsítik a munkafolyamatot, és gazdagítják a kezdő vagy haladó virtuális asszisztens tapasztalatát. Mielőtt azonban felfednénk őket, nézzük meg röviden a virtuális segítségnyújtás fogalmát.
1. Laza
Virtuális asszisztensként elengedhetetlen a hatékony kommunikáció az ügyfelekkel, és a Slack jó munkát végez ezzel. Ez az egyik legjobb azonnali üzenetküldő platformok távoli csapatok számára amely lehetővé teszi a valós idejű kommunikációt az ügyfelekkel és a csapattagokkal, amikor egy projekten dolgozik.
Megkülönböztetheti a projekteket a „csatornák” használatával, és csak az arra jogosult személyek számára teheti hozzáférhetővé. Ezenkívül a Slack alkalmazáson belüli hívásfunkcióval és szórakoztató egyéni hangulatjelekkel rendelkezik a nyugodtabb beszélgetésekhez. Különféle fájlokat is megoszthat egy vagy több személlyel, beleértve a hangfelvételeket és képeket.
Letöltés: Slack for ablakok | | Mac | iOS | Android (Ingyenes, alkalmazáson belüli vásárlás lehetséges)
2. Google Workspace
A Google Workspace, más néven G-Suite, különböző funkciókkal és működési módokkal rendelkező szoftvereszközök gyűjteménye. Ezekből az eszközökből azonban csak körülbelül nyolcra van szüksége virtuális asszisztensként. Tartalmazzák:
- Google Dokumentumok: Ezzel szöveges dokumentumokat hozhat létre, szerkeszthet és formázhat.
- Google levelezés: Ez az eszköz nagyszerű üzenetküldéshez és e-mail marketinghez.
- Google Diák: Ez az ingyenes eszköz minden prezentációs igényt kielégít.
- Ágynemű: Ezt az eszközt adatbevitelre és költségvetés készítésére használhatja.
- Google Meet: Kiválóan alkalmas videokonferenciák lebonyolítására és az ügyfelekkel való kapcsolattartásra.
- Google Űrlapok: Ezzel felméréseket végezhet, és valós időben kaphat válaszokat.
- Google Drive: Ez az egyik legolcsóbb felhőalapú tárolási szolgáltatók személyes és munkával kapcsolatos fájlokhoz.
- Google naptár: Segít a projektek ütemezésében és a pályán maradásban.
3. Calendly
A Calendly egy ütemező eszköz az események kezelésére. Ez azonban nem elegendő önálló naptárnak. Az értekezletek automatizálásához és egyszerűsítéséhez integrálnia kell egy naptáralkalmazást, például a Google Naptárat vagy az iCloud-naptárt. Különböző használatra kész időrésekkel is rendelkezik: 15, 30 és 60 perc.
Különböző dátumokkal és időpontokkal ütemezhet találkozót, vendégei pedig a naptárban jelezhetik elérhetőségüket. Ennek ellenére a vendégek továbbra is választhatnak egy pontos elérhető időpontot, függetlenül az idősávtól, de az Ön által megadott dátumtartományon belül.
Letöltés: Calendly for iOS | Android (Ingyenes, alkalmazáson belüli vásárlás lehetséges)
4. Canva
A legtöbb esetben a virtuális asszisztensként végzett adminisztrációs feladatai közé tartozik a grafikai tervezés is. Ezért a legjobb lenne egy tervezési eszköz. A Canva a legjobb alkalmazás a tervezéshez és az infografikákhoz. Használhatja közösségi média bannerek, szórólapok, körhinta bejegyzések, kártyák stb.
A legfontosabb, hogy játszhatsz a ingyenes Canva betűtípusok, sablonok, képek és elemek lenyűgöző tervek létrehozásához.
Letöltés: Canva for ablakok | Mac | iOS | Android (Ingyenes, alkalmazáson belüli vásárlás lehetséges)
5. Hootsuite
A Hootsuite egy közösségimédia-kezelő alkalmazás, amely lehetővé teszi, hogy több lap megnyitása helyett egy helyről figyelje meg és navigáljon a különböző közösségi média platformokon. Kompatibilis a Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn és így tovább.
Létrehozhat, szerkeszthet, formázhat és ütemezhet tartalmat az egyes platformokhoz, ellenőrizheti a betekintést, és hatékonyan kezelheti ügyfelei közönségét. Bár az ingyenes verzió nagyszerű, a pro verzió átfogóbb funkciókhoz biztosít hozzáférést, különösen, ha igényes ügyfélkörrel rendelkezik.
6. Asana
Az Asana lehetővé teszi az együttműködést és a projektek zökkenőmentes kezelését. Ha csapattal dolgozik, akkor az Asana-ban felvehet tagokat a munkahelyére, ahol figyelemmel kísérheti a munkafolyamatukat. A Google Naptárt és a Google Drive-ot is integrálhatja ebbe az eszközbe, így emlékeztetőket állíthat be a feladatokhoz és eseményekhez.
Ezen túlmenően, az Asana lehetővé teszi a projektek vagy konkrét információk megkülönböztetését színkódok segítségével, és szükség esetén mellékletek hozzáadását. Például használhatja a pirosat a kiemelt fontosságú projektek, a sárgát a folyamatban lévő projektek, a kék a felülvizsgálat alatt álló projektek, a zöld a befejezett projektek jelzésére.
Letöltés: Asana for iOS | Android | Mac (Ingyenes, alkalmazáson belüli vásárlás lehetséges)
7. Idődoktor
Az időgazdálkodás olyan kiváló készség, amellyel minden virtuális asszisztensnek rendelkeznie kell. Ennek ellenére szüksége van egy eszközre, amely segít koncentrálni, különösen, ha a fizetése óránkénti. A TimeDoctor segítségével nyomon követheti munkáját és szabadidejét, és láthatja napi eredményeit. Az egyes projektekre és feladatokra fordított időről jelentéseket készít.
A TimeDoctor segít a zavaró tényezők kezelésében is. Munka közben figyeli a web- és alkalmazáshasználat időtartamát. És ha túlléped az előírt időt, akkor pop jelzi. Arra is figyelmeztet, ha számítógépe a szokásos munkaidőnél tovább tétlen marad. Ennek ellenére szükség esetén manuálisan szerkesztheti az időt.
Letöltés: TimeDoctor számára A Google Play | Mac | ablakok | Linux (Ingyenes, alkalmazáson belüli vásárlás lehetséges)
8. MailChimp
A MailChimp lehetővé teszi, hogy kezelje ügyfelei közönségét és ügyfeleit, és kommunikáljon velük. Amikor ügyfelei új terméket vagy szolgáltatást vezetnek be, a MailChimp segítségével hírlevelek vagy hirdetési kampányok segítségével bemutathatja ezeket a termékeket ügyfeleiknek vagy célközönségeinek.
Az eszköz lehetővé teszi hírleveleinek szegmentálását, tömeges e-mailek küldését és az egyes hirdetési kampányok teljesítményének elemzését. Más eszközöket is integrálhat a platformba, mint például a Shopify és a Stripe.
Letöltés: MailChimp számára iOS | Android (Ingyenes, alkalmazáson belüli vásárlás lehetséges)
9. Ontraport
Az Ontraport egy másik marketing- és CRM-platform, amely segít ügyfelei üzleti tevékenységeinek egy rendszerből történő koordinálásában. Más szóval, az Ontraport segítségével egyidejűleg bevezetheti a termékeket az ügyfelek célközönségébe, és kezelheti az ügyfelek interakcióit.
Importálhat és exportálhat névjegyeket, értékesítési csatornákat hozhat létre, és automatizálhatja a marketingkampányokat az üzleti optimalizáláshoz. Ezenkívül a felület nem intuitív a kezdők számára. Ennek ellenére egy kis gyakorlással megkerülheti. Web alapú platformként és mobilalkalmazásként is elérhető.
10. Nyelvtanilag
Virtuális asszisztensként mindig a tartalomjátékod élén kell járnod, és ennek az eszköznek a használata segít elérni ezt. A Grammarly egy széles körű, webalapú szerkesztőplatform, amely áttekinti a szöveges tartalmat a nyelvtani hibák, a bőbeszédűség, az elírások, az írásjelek, a plágium és a minőségi megjelenítés szempontjából.
A platform mesterséges intelligenciát használ annak biztosítására, hogy tartalma szinte hibátlan és érthető legyen. Ellenőrizheti, hogy a tartalom lebilincselő-e, és hogy melyik kategóriába illik a legjobban. Az ingyenes verzió azonban korlátozott, és az összes izgalmas funkció kihasználásához regisztrálnia kell a fizetős verzióra.
Dokumentumait mentheti is, és szükség esetén visszatérhet hozzájuk.
Letöltés: Nyelvtanilag for iOS | Mac | ablakok (Ingyenes, alkalmazáson belüli vásárlás lehetséges)
Virtuális asszisztensként tűnjön ki pályafutása során
A virtuális asszisztencia gyorsan növekvő iparág; így a közeljövőben jó telítettségi szintre számíthatunk. Az alapvető virtuális asszisztensi készségek elsajátítása elengedhetetlen ahhoz, hogy releváns maradjon az iparágban. Azonban ezeknek az általunk felsorolt eszközöknek a készségkészletével való kombinálása segít abban, hogy kiemelkedjen karrierje során.
Végül, ha új vagy a szakmában, először meg kell tanulnod, hogyan válhatsz virtuális asszisztenssé, mielőtt eszközöket keresel. A karrierúttal kapcsolatos alapvető információk fogyasztása segít abban, hogy hosszú távon ne használja vissza ezeket az eszközöket.
