Az Önhöz hasonló olvasók támogatják a MUO-t. Amikor a webhelyünkön található linkek használatával vásárol, társult jutalékot kaphatunk.
Képzelje el, hogy fontos e-mailt kell küldenie egy felettesének, egy ügyfélnek vagy akár egy barátjának. Beírod a tökéletes levelet, és megnyomod a Küldés gombot, hisz a határidő lejárta előtt kapsz választ. Mit tenne, ha az e-mailt néhány perccel a határidő előtt nem sikerül kézbesíteni?
A fenti helyzet a visszapattanó e-mailek káoszát írja le. Ez a cikk megvizsgálja, hogy mi az e-mail visszapattanás, az e-mailek visszafordulásának típusai, az okok, és hogyan kell kezelni őket.
Mi az a visszapattanó e-mail?
Amikor te Küldj emailt amely nem kézbesít, ezt e-mail visszapattanásnak nevezik. Általában van egy e-mail visszaküldési üzenet, amely értesíti Önt. A legtöbb esetben tájékoztatják Önt az e-mail visszapattanásának okáról is.
Kétféle e-mail visszapattanás létezik – lágy és kemény visszapattanás. Vizsgáljuk meg, mit jelentenek.
Soft Bounce
A lágy visszapattanások átmeneti okok miatt nem kézbesített e-mailek. A lágy visszapattanások okai a megtelt postafiókok, az inaktív postafiókok, a szerverek leállása és a túl nagy e-mail üzenetek.
Az ilyen típusú visszapattanások kevésbé súlyosak, mint a kemény pattanások. Gyakran nem igényelnek semmilyen lépést Öntől a megoldáshoz. Amint az azt okozó probléma megoldódott, automatikusan megoldják magukat.
Hard Bounce
Ha egy e-mailt tartósan nem sikerül kézbesíteni, az kemény visszapattanásnak minősül. A kemény visszapattanások okai közé tartozik a hibásan írt e-mail cím, a nem létező e-mail azonosító és a szerver összeomlása. Tekintsd úgy, mint egy „egyértelmű nem” vagy „egyenes elutasítás” típusú helyzetet; az e-mailje nem ment át, és soha nem is fog.
Lehetséges okok, amelyek miatt az e-mailek visszapattanhatnak
A visszapattanó e-mailek kezelésének első lépése annak ismerete, hogy mi okozta azt. Íme néhány lehetséges oka annak, hogy egy e-mail visszapattanhat:
1. Elgépelt vagy nem létező e-mail címek
Egyes visszaküldött e-mailek „nem létező e-mail cím” jelzéssel vannak ellátva; ez arra utal, hogy az e-mail cím nem létezik. Ez gyakran összefügghet az e-mail-azonosító helyesírási hibájával, vagy az e-mail törlésre kerülhet, ha olyan munkatárshoz tartozik, aki felmondott egy szervezetnél.
Az is lehetséges, hogy az email cím hamis, vagy egy véletlenszerűen generált e-mail, amelyet emberek hoztak létre az eredeti e-mailek zsúfoltságának megszüntetésére. Ezekben az esetekben nem tud e-mailt küldeni a címre.
2. Szerver problémák
Egyes visszapattanó e-mailek kézbesíthetetlenek lehetnek; ez nyomon követhető a fogadó e-mail cím e-mail szerverére. Általában a szerver túlterhelt vagy nem érhető el karbantartás miatt. Ha többször is megkapja ezt az értesítést, előfordulhat, hogy az e-mail szerver leállt.
3. Teljes postafiók
Az e-mailek tárolással működnek; ugyanúgy nem tölthet le új alkalmazásokat az alkalmazásboltból, amikor kevés a tárhely, ugyanúgy a címzett sem kapja meg az e-maileket, ha megtelt a postafiókja.
Ez nem nagy probléma, ha a címzett aktívan használja a leveleit, mert végül kiüríti a postafiókját, hogy helyet adjon az újaknak.
4. E-mail mérete
Egy másik oka annak, hogy e-mailje visszapattan, az az, hogy túl nagy a mérete. Ez gyakori, ha egy e-mail mellékleteket tartalmaz. Például a Gmail nem küld 25 MB-nál nagyobb melléklettel rendelkező e-maileket. A legtöbb népszerű e-mail szolgáltató is hasonló korlátokkal rendelkezik.
5. Blokkolt fiók
Ha a címzett letiltotta, hogy kapcsolatba léphessen vele, az erre az e-mail címre küldött összes e-mail visszakerül, és erről értesítést kap. Nekik is lehet nagy teljesítményű spamszűrők amelyek blokkolják a gyanúsnak tűnő e-maileket.
6. Nyaralás/Automatikus válasz
Amikor az emberek nyaralni mennek, szeretnek mindenkitől és mindentől elszakadni, és csak az emberek kis százalékának biztosítanak hozzáférést. Általában külön vonallal vagy e-mail-címmel lehet kapcsolatba lépni velük, míg a normál kapcsolatfelvételi csatornák nyaralás módban vannak.
Ha ebben a módban maradnak, az erre az e-mail címre küldött üzenetei ismétlődően visszapattannak.
Hogyan lehet megoldani a visszapattanó e-mailt
Bosszantó lehet, ha megtudja, hogy az e-mailjei visszatértek, különösen akkor, ha a tartalom időérzékeny vagy fontos. Szerencsére nem kell összefonnia a karjait és figyelnie, amikor ez megtörténik. Íme négy módszer a visszapattanó e-mailek megoldására és esetleg megelőzésére:
1. Duplán/E-mail azonosítók ellenőrzése
Az e-mailek visszapattanásának egyik leggyakoribb oka a rosszul elírt vagy nem létező e-mail-azonosító. A küldés gomb megnyomása előtt célszerű még egyszer ellenőrizni a címzett e-mail azonosítóját. Ha biztos benne, hogy a megfelelő címet adja meg, automatikusan kiküszöböli ezt az e-mail visszapattanásának okát.
Azt sem árt megerősíteni, hogy a megfelelő címet kapta-e meg a tulajdonostól, amikor megkapja.
2. Információk frissítése
Legyen szokása kapcsolatfelvételi adatainak frissítésével. Az egyének helyzete gyakran változik, és előfordulhat, hogy ismerősei elveszítik hozzáférésüket e-mail-címeikhez, vagy átállíthatják őket. Rendszeresen keresse fel kapcsolatait, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az Önnél lévő információk naprakészek. Ez csökkenti a visszaforduló e-mailek számát.
3. Kövesse a levelezési szabályokat
Korábban már említettük, hogy egyes e-maileket nem sikerül kézbesíteni, mert a méretük hihetetlenül nagy. A Gmail a mellékletek méretét 25 MB-ra korlátozza, és más e-mail szolgáltatók is hasonló korlátozásokat írnak elő. Kérjük, ismerkedjen meg az e-mail szerverét irányító különféle szabályokkal.
Azt is vegye figyelembe, hogy számos módszer áll rendelkezésre zökkenőmentesen küldje el a nagyméretű e-mail mellékleteket.
4. Formázza e-mailjeit
Ez gyakorlatilag mindannyiunk eszét kihagyja, de fontos, hogy a leveleit ne úgy írják, mint a spameket. Minden e-mail szerver rendelkezik spamszűrőkkel, amelyek megakadályozzák, hogy a felhasználókat olyan tartalommal bombázzák, amely nem érinti őket.
Az olyan online források segítségével, mint a tester.com és az isnotspam.com, ellenőrizheti e-mailjeit, hogy nem tartalmaz-e spameket.
5. Küldje el az e-mailt később
A címzett szerver leállása esetén várjon egy kis időt az e-mail újraküldésével, és ha a szerver újra üzemel, kézbesítjük az e-mailt. Ha ez hosszabb ideig tart, előfordulhat, hogy fel kell vennie a kapcsolatot a címzett e-mail-szolgáltatójának kapcsolattartási ügyfélszolgálatával, hogy tájékoztassa őket helyzetéről.
Az Ön e-mailje nem a világ vége
Annak ellenére, hogy az e-mailek visszapattanása nem mindig ad okot a riasztásra, akkor is elég bosszantó lehet, ha fontos e-mailt küld ki, és az nem érkezik meg. Még az is előfordulhat, hogy aggódik amiatt, hogy a címzett egyáltalán megkapta-e az üzenetet, de ne aggódjon.
A jelen cikkben felsorolt javításokkal anélkül oldhatja meg a helyzetet, hogy túl sok szorongást okozna. Vannak más dolgok is, amelyeket megtehet az e-mailek nyomon követésére.
