Többé nem kell Word-dokumentumot e-mailben oda-vissza küldenie a munkatársaknak a dolgok elvégzéséhez. Megtehetné, de az olyan webalapú szövegszerkesztőkkel, mint a Google Dokumentumok, az együttműködés és a kommunikáció gyerekjáték.
A szoftveren belül különféle eszközöket és funkciókat találhat, amelyek segítenek naprakészen maradni, és elkerülni egymást. Ebben a cikkben egy teljes útmutatót talál ezen eszközök használatához a Google Dokumentumokban.
Csapata visszajelzésének és együttműködésének egyszerűsítése érdekében az alábbiak szerint említhet meg másokat, és hogyan használhatja hatékonyan a megjegyzéseket a Google Dokumentumokban.
Mások említése a Google Dokumentumokban
Ha meg szeretne említeni egy névjegyet a Google-dokumentumban, írja be a @-t, és folytassa az e-mail címével. Ha névjegyként mentette őket Google-fiókjába, akkor a nevük megjelenik egy listában. Itt a nevükre kattintva befejezheti a hozzáadását.
Ha megemlíti őket a dokumentumban, akkor nem kap értesítést, de létrehoz egy címkét, amelyre rámutatva megtekintheti névjegykártya parancsikonokkal, amelyek segítségével e-mailt küldhet nekik, Meet-et hozhat létre vagy ütemezhet, illetve megtekintheti legutóbbi Google-interakcióit.
Ha még nem adott hozzáférést munkatársának, vannak ilyenek néhány módszer a Google Dokumentumok megosztására, a leggyorsabb az Ossza meg gombot a jobb felső sarokban. Ha rákattint, a rendszer megkéri az e-mail címüket és egy opcionális üzenetet. Aztán üss Küld.
A megjegyzések pingelni fogják munkatársait, és figyelmüket a megosztott dokumentumra irányítják. A megjegyzések használatához:
- Jelölje ki azt a szöveget vagy médiát, amelyhez megjegyzést szeretne írni.
- Egy eszköztár jelenik meg a dokumentum jobb oldalán. Ott válassza ki a kék beszéd ikont plusz szimbólummal. Alternatív megoldásként megtalálhatja ezt a szimbólumot szürkén a felső eszköztáron, vagy a jobb gombbal kattintva megtekintheti a további lehetőségek listáját.
- Megjelenik egy megjegyzés panel. Írja be gondolatait a mezőbe a @ és egy e-mail cím használatával munkatársai hozzáadásához.
- Ha készen áll a megosztásra, kattintson a gombra Megjegyzés, és a megjegyzése megjelenik a dokumentumban. Bárki, aki meg van címkézve itt, értesítést kap. Bárki, aki hozzáfér a dokumentumhoz, megtekintheti és hozzáfűzheti gondolatait.
Annak elkerülése érdekében, hogy a megjegyzések összezavarják a dokumentumot, feloldhatja őket, miután elolvasta őket, vagy elvégezte a kapcsolódó feladatokat. Ehhez kattintson a pipára a szál fejlécében. Ez a művelet elrejti a jegyzetet, de elérheti és helyreállíthatja a megoldott megjegyzéseket a Google Dokumentumokban az előzményekhez való hozzáféréssel. Ezt a képernyő jobb felső sarkában található beszéd ikon kiválasztásával érheti el.
A Suggest Edits használata a Google Dokumentumokban
Együttműködés közben néha érdemes javaslatokat tenni a változtatások helyett. Ahelyett, hogy megpingelné munkatársát, vagy átkutatná a dokumentum verzióelőzményeit, javasolhat változtatásokat a Javaslat mód a Google Dokumentumokban. Ehhez tegye a következőket:
- Emelje ki azt a szöveget vagy médiát, amelyre hivatkozik.
- Egy eszköztár jelenik meg a dokumentum jobb oldalán. Ott válassza ki a zöld beszéd ikont ceruzával. Alternatív megoldásként válthat a módok között, ha a ceruza ikonra kattint az eszköztáron, vagy kattintson a jobb gombbal a további lehetőségek listájához.
- Ha Javaslat módban van, az elvégzett módosítások javaslatként jelennek meg, és a lecserélni kívánt szöveg továbbra is zöld áthúzással jelenik meg. A jobb oldalon megjelennek a megjegyzésmezők, amelyek tükrözik a javasolt változtatásokat.
- Ha készen áll, jelölje meg egy vagy több megjegyzésszálban azt a munkatársat, akinek változtatásokat szeretne javasolni, majd nyomja meg az Újrajátszás gombot az értesítés küldéséhez.
Ha készen áll a szerkesztési módba való visszatérésre, kattintson a jobb gombbal, és válassza ki a kívánt lehetőséget a listából, vagy kattintson a Javaslat mód ikonra az eszköztár jobb oldalán.
Ha valaki más javaslatait tekinti át, a megjegyzésmezőkre kattintva áttekintheti azokat. Ennek során kattintson a szál tetején lévő pipára az elfogadáshoz, az x-re pedig az elutasításhoz. A módosítások elfogadásával a munkatársa által végzett szerkesztések bekerülnek a dokumentumba. Megjegyzéseket is hagyhat nekik a szálon, hogy oda-vissza kommunikálhassanak bizonyos elemekről.
A Google Dokumentumok értesítési beállításai
A dokumentumok értesítési beállításait gyorsan megtalálhatja a képernyő jobb felső sarkában található beszéd ikon használatával. A panel megnyitása után kattintson a csengő ikonra a beállítások menü megnyitásához. Itt beállíthatja, hogy mindkettőhöz milyen típusú értesítéseket kapjon Hozzászólások és Szerkesztések.
Megjegyzések esetén mindegyiket feliratkozhatod, csak azokat, amelyekben mások megemlítenek, vagy egyiket sem. Ha egyiket sem választja, továbbra is megjelenik egy vizuális jelző, de nem kap értesítést vagy e-mailt. Ezzel fokozott figyelmet kell fordítania annak biztosítására, hogy ne maradjon le egy munkatársa frissítéséről.
A szerkesztésekkel kiválaszthatja, hogy minden alkalommal értesítést kapjon, amikor valaki módosítja a dokumentumot, vagy egyáltalán nem. De továbbra is láthatja, hogy ki mit változtatott a dokumentum verzióelőzményeiben.
A verzióelőzmények használata a Google Dokumentumokban – és miért hasznos ez?
Mivel másokkal együttműködik, jó, ha van biztonsági másolata a dokumentumról arra az esetre, ha valaki véletlenül törölné vagy átírná a fontos információkat. A képernyő tetején található egy hivatkozás, amely jelzi, hogy mikor történt a legutóbbi szerkesztés. Kattintson erre, és látni fogja a korábbi munkamenetek biztonsági másolatait és a bekövetkezett változásokat.
A verzióelőzmények használata praktikus, mert láthatja, hogy mások mit változtattak, ha nem egyértelmű. Ezenkívül visszatérhet egy korábbi verzióhoz, ha elégedetlen az aktuális dokumentummal, vagy ha valami hiba történt.
Hogyan állapítható meg, hogy valaki más dolgozik a Google-dokumentumban?
Szerencsére a Google segít Önnek abban, hogy megtudja, hogy munkatársa éppen szerkeszt-e egy dokumentumot. Ha Önnel a munkaterületen tartózkodik, profilképe színes szegéllyel jelenik meg a képernyő tetején. Ha ott vannak, de inaktívak, akkor halványnak tűnik.
Azt is láthatja, hogy pontosan hol vannak, ha ránéz a megfelelő színű kurzorra. Így elkerülheti az átfedéseket, vagy később visszatérhet, ha inkább egyedül szeretne dolgozni.
Együttműködés a Google Dokumentumokkal
A Google Dokumentumoknak köszönhetően a munkatársaival való együttműködés egyszerű. Hozzájárulhat a dokumentumokhoz, vagy szerkesztéseket javasolhat. Ezen kívül rengeteg olyan funkció áll rendelkezésre, mint például az egyéni értesítési beállítások, a verzióelőzmények és a valós idejű frissítések, hogy a munkafolyamat zökkenőmentes és egyenletes maradjon.