Unod már az e-mailek külön kezelését? Így alakíthatja át az e-maileket zökkenőmentesen végrehajtható feladatokká és megjegyzésekké a ClickUp használatával.
Belefáradt abba, hogy lépést tartson a teendők listájával azáltal, hogy folyamatosan váltogat a Gmail beérkező levelei és a ClickUp munkaterület között? Nos, a ClickUpnak van megoldása ennek a problémának a kiküszöbölésére.
E-mailjeit feladatokká és megjegyzésekké alakíthatja a ClickUp szolgáltatásban anélkül, hogy ki kellene hagynia a Gmailt. Végigvezetjük Önt ezen a folyamaton, hogy átalakítsa munkamódszerét általános termelékenységének növelése érdekében.
Ha egy e-mailt szeretne továbbítani egy feladat megjegyzés szakaszába Kattintson a Fel gombra, meg kell szereznie a feladat egyedi e-mail címét. Igen, jól hallottad! Minden ClickUp-ban létrehozott feladat egyedi címmel rendelkezik. A cím megszerzéséhez vigye az egérmutatót arra a feladatra, amelyre az e-maileket továbbítani szeretné, és kattintson a gombra ellipszis ikonra.
A legördülő listából válassza ki a lehetőséget E-mail küldése a feladatnak.
A felugró ablakban kattintson a gombra Másolat a feladat e-mailjének a vágólapra másolásához.
Most nyissa meg a Gmailt, és nyomja meg a gombot Ctrl+V a címsorba a feladat e-mail beillesztéséhez. Észre fogja venni, hogy a szöveg azonnal a ClickUp feladat nevére változik. Ez nagyon hasznos, ha másik e-mailt szeretne küldeni ugyanarra a címre – csak írja be a feladat nevét, és válassza ki a legördülő menüből.
Adja hozzá a tárgysort és a törzset az e-mailhez, és nyomja meg a gombot Küld gomb.
Az e-mail elküldése után megjelenik a feladat megjegyzés rovatában (az alábbi képen látható módon). Figyelje meg, hogy a ClickUp hogyan azonosítja a feladót, és hogyan jeleníti meg az e-mail tárgyát és törzsét. Tartalmaz egy HTML-fájlt is az e-mail tartalmáról, amelyet letölthet számítógépére.
Csakúgy, mint bármely, a ClickUphoz hozzáadott megjegyzés, számos módosítást végrehajthat a továbbított e-mailen. Ha a megjegyzés fölé viszi az egérmutatót, szerkesztheti, megtekintheti teljes képernyős módban, vagy hozzárendelheti egy csapattaghoz. A csapattagok úgy is reagálhatnak a megjegyzésre, hogy egy hangulatjellel reagálnak rá, vagy közvetlen választ adnak.
A megjegyzés ellipszis ikonjára kattintva további lehetőségeket kap, amelyek lehetővé teszik:
- Másolja ki a megjegyzés URL-jét.
- Adja hozzá a megjegyzést a feladat leírási területéhez.
- Állítson be emlékeztetőt a megjegyzéssel kapcsolatos műveletekre.
- Törölje a megjegyzést.
Hozzon létre új feladatokat a ClickUp-ban e-mailben
A ClickUp feladataihoz hasonlóan minden listának egyedi címe is van. Ez azt jelenti, hogy az e-maileket feladatként továbbíthatja erre a listára. Bármely lista címének megtekintéséhez vigye az egérmutatót a lista neve fölé a fő oldalsáv navigációjában, és kattintson a ikonra ellipszis ikonra a Lista beállítások megnyitásához.
A legördülő menüből válassza ki a lehetőséget E-mail a listának.
A felugró ablakban kattintson a gombra Másolat a lista e-mailjének a vágólapra másolásához.
Illessze be az e-mailt a Gmail címsorába, adjon hozzá tárgysort és törzset, majd nyomja meg a gombot Küld. Ezúttal a téma a feladat neve lesz a ClickUp-ban, a törzs pedig hozzáadódik a feladat leírási területéhez. Az e-mailhez hozzáadott fájlok a feladat Mellékletek részébe kerülnek (a ClickUp automatikusan csatolt HTML-fájl mellett).
További tulajdonságokat állíthat be az új feladathoz, ha hozzáadja azokat a tárgysorhoz:
- Engedményes: Rendelje ki az új feladatot saját magának vagy egy csapattagnak (pl. John Doe) segítségével vagy.
- Határidő: Állítsa be a határidőket a pontos dátumok megadásával, mint pl vagy természetes nyelv használatával, mint pl, , vagy.
- Címkék: Adjon hozzá címkéket a feladathoz a segítségével. Ha a megadott címkenév nem létezik, a rendszer automatikusan létrehozza.
Az e-mail elküldése után megjelenik a megadott ClickUp listában, ahogy az alábbi képen is látható.
Ha gyakran dolgozik bizonyos listákkal a munkaterületén, szánjon egy kis időt a címeik elmentésére a Gmailben, így könnyebben elérheti őket.
Az e-mailek automatikus továbbítása a ClickUpba
Ha azon kapja magát, hogy feladatként vagy megjegyzésként folyamatosan továbbítja egy adott feladó e-mailjeit a ClickUp-nak, akkor az automatizálás beállításával értékes időt takaríthat meg. Ne hagyja, hogy az „automatizálás” kifejezés megfélemlítsen – mindössze egy továbbítási szűrőt kell beállítania a Gmailben.
Adjon hozzá egy továbbítási e-mail címet a Gmailhez
Mielőtt elkezdené az e-mailek továbbítását, hozzá kell adnia egy továbbítási e-mail címet (a feladathoz vagy a listához), ahová az e-maileket elküldi. Ehhez kattintson a fogaskerek ikon a Gmail jobb felső sarkában, és válassza ki a lehetőséget Az összes beállítás megtekintése.
Az Átirányítás és POP/IMAP lapon kattintson a Adjon hozzá egy továbbítási címet gomb.
Illessze be ClickUp-feladatát vagy listacímét a szövegmezőbe. Győződjön meg róla, hogy törölte a cím elejére és végére adott extra szöveget és szögletes zárójeleket, majd kattintson a gombra Következő. A következő két felugró ablakban kattintson a gombra Folytassa akkor rendben.
Amikor megnyitja a ClickUp munkaterületet, a megerősítő hivatkozás új feladatként jelenik meg azon a listán, ahová az e-maileket továbbítani fogja.
A feladat megnyitásakor kattintson a megerősítő hivatkozásra, amely a leírás területen lesz. A megjelenő felugró ablakban kattintson a gombra megerősít hogy végre hozzáadja az e-mail címet a Gmailhez.
Állítsa be az e-mailek továbbítását a ClickUp szűrőkhöz
Az átirányítási e-mail cím hozzáadása után most megteheti állítson be egy szűrőt az e-mailek küldéséhez arra a címre. Az alábbi képen a szűrő csak azt ellenőrzi, hogy az e-mail feladójának van-e meghatározott címe.
Ha egy e-mail megfelel a beállított feltételeknek, a rendszer archiválja és továbbítja a kiválasztott ClickUp címre.
Sikeresen befejezte az automatizálás beállítását, amellyel meghatározott e-maileket továbbíthat a ClickUp számára. Ha ezt a következő szintre szeretné emelni, megteheti beállíthat szűrőket az e-mailek Slack felé történő továbbításához, és egy másik szűrő az e-mailek Outlookba való továbbításához. Ez egy nagyon hasznos funkció a beérkező levelek zsúfoltságának csökkentéséhez és rendszerezéséhez, miközben a teendők listáján marad.
Tisztítsa meg e-mailjeit, és maradjon rendszerezett a ClickUp segítségével
Ha e-mailjeit feladatokká és megjegyzésekké alakítja a ClickUp alkalmazásban, akkor a munkafolyamat irányítása teljesen megváltozik. Néhány kattintással az e-mailekben uralkodó káoszt egy egyszerű és szervezett „teendővé” változtathatja, amely könnyen nyomon követhető és kezelhető. És ez még csak a kezdet – vannak kreatívabb módszerek, amelyekkel megtanulhatja a ClickUp használatát, amelyekről talán nem is tud.
