Teljes útmutató a 15+ Google Workspace-alkalmazáshoz

A Google Workspace (korábban G Suite) a webalapú alkalmazások integrált csomagja, amelyet a munkafolyamatok egyszerűsítésére és az egyének, csapatok és vállalkozások termelékenységének növelésére terveztek.

Valószínűleg ismeri a népszerű Google Workspace alkalmazásokat, például a Gmailt és a Google Dokumentumokat. De lehet, hogy nem tudja, hogy jelenleg 18 alkalmazás található ezen a munkaterületen – mindegyik egyedi célt szolgál, és számos olyan funkciót kínál, amelyek növelik a hatékonyságot és a másokkal való együttműködést.

Ebben a cikkben részletesen megvizsgáljuk ezeket az alkalmazásokat, azok működését, és megvitatjuk néhány legjobb funkciójukat.

A Gmail egy e-mail eszköz, amellyel egyedi e-mail címeket hozhat létre (amelyek az at_gmail.com címre vagy egyéni domainre végződnek) e-mailek küldéséhez és fogadásához. Az e-mailek kezeléséhez és a zsúfoltság csökkentéséhez olyan funkciókat is használhat, mint a kiemelt postafiók, szűrők, kedvencek és címkék. A Gmail-fiók létrehozása ingyenes, és ha még nincs, akkor megtanulhatja

állítson be új Gmail-fiókot magának vagy másoknak.

A Gmail legjobb szolgáltatásai:

• Az üzenet küldésének visszavonása legfeljebb 30 másodpercig a „Küldés” gombra kattintás után.
• Zökkenőmentesen integrálható más Workspace-alkalmazásokkal, mint például a Drive, a Naptár és a Meet.
• Fejlett spamszűrő algoritmusok a rosszindulatú e-mailek automatikus azonosítására és kiszűrésére.
• Szabja személyre Gmail-fiókját a Google Workspace piacteréről származó külső alkalmazásokhoz való csatlakozással.

A Google Meet (korábban Hangouts) a Zoom Google-verziója – egy videokonferencia-eszköz, amellyel virtuális értekezletek és webináriumok tarthatók barátokkal, munkatársakkal vagy ügyfelekkel. Azonnal indíthat értekezletet, létrehozhat egyet későbbre, vagy ütemezheti a Google Naptárban. Ha segítségre van szüksége ehhez, nézze meg ezt teljes útmutató a találkozók Google Meetben való lebonyolításához.

A Google Meet legjobb szolgáltatásai:

• Elköteleződési funkciók, például kézemelés, hangulatjelek küldése és csevegés.
• Ossza meg dokumentumokat, diavetítéseket és egyéb dokumentumokat a képernyőmegosztási funkció segítségével.
• Valós idejű feliratozást biztosít több mint 10 nyelven, köztük angolul, franciául és olaszul, de további nyelveken is.
• Vizuális effektusok átfogó könyvtára szűrők alkalmazásához, valamint a háttér elmosásához vagy megváltoztatásához.

A Google Chat egy üzenetküldő eszköz, amely központosított központként működik a zökkenőmentes kommunikáció és együttműködés érdekében a Google Workspace ökoszisztémán belül. Felhatalmazza a csapatokat arra, hogy valós időben kapcsolódjanak, kommunikáljanak és megosszák a fájlokat, elősegítve a hatékony projektmegbeszéléseket és növelve a termelékenységet.

A Google Chat legjobb szolgáltatásai:

• Integrálható a Drive, a Dokumentumok, a Táblázatok és a Diák szolgáltatással a fájlok létrehozásához és megosztásához.
• Natív Tasks funkció feladatok létrehozásához és csapattagokhoz való hozzárendeléséhez.
• Vezessen videocsevegést, ha azonnali megbeszélést indít a Videomegbeszélés hozzáadása funkcióval.
• E-mail értesítéseket kaphat, ha valaki megemlíti (a @mentions használatával) vagy üzenetet küld Önnek.

A Google Naptár egy olyan eszköz, amellyel eseményeket ütemezhet, találkozókat koordinálhat, és nyomon követheti a fontos határidőket. Létrehozhat több naptárat személyes vagy szakmai életének különböző aspektusaihoz, és válthat a naptárak között, hogy megtekinthesse az egyes eseményeket vagy áttekintést kapjon az összes tevékenységéről.

A Google Naptár legjobb szolgáltatásai:

• Ossza meg naptárait másokkal, így megtekinthetik vagy ütemezhetik a találkozókat.
• Állítson be személyre szabott emlékeztetőket, hogy értesítéseket kapjon (mobilon vagy e-mailben) az események vagy feladatok előtt.
• Tökéletesen szinkronizálható mobileszközén található Naptár alkalmazással, így kapcsolatban maradhat és naprakész lehet.
• Hozzáférhet az előre elkészített naptárokhoz minden ország nemzeti ünnepeivel, és egyszerűen hozzáadhatja őket naptárához.

A Google Drive egy felhőalapú tárolási platform, amely lehetővé teszi az egyének, csapatok és vállalkozások számára, hogy bármilyen eszközről tároljanak, hozzáférjenek és megosszák a fájlokat – mindaddig, amíg van internetkapcsolata. A Google Dokumentumokban, Táblázatokban, Diákban vagy Űrlapokban létrehozott összes fájl automatikusan itt tárolódik. Fájlokat is feltölthet számítógépéről, és mappákba és almappákba csoportosítva kezelheti az összes dokumentumot.

A Google Drive legjobb szolgáltatásai:

• 15 GB tárhelyet kínál ingyenes felhasználók számára, amely megosztva a Google Drive, a Gmail és a Google Fotók között.
• Tekintse meg és szerkessze fájljait útközben is a Drive mobilalkalmazásával, amely Android és iOS eszközökön is elérhető.
• Offline hozzáférést biztosít a fájlokhoz, így internetkapcsolat nélkül is dolgozhat rajtuk – a változtatások automatikusan szinkronizálódnak, amikor újra csatlakozik az internethez.

A Google Dokumentumok a Microsoft Word Google-verziója – egy felhő alapú szövegszerkesztő eszköz, amellyel a felhasználók valós időben hozhatnak létre, szerkeszthetnek és együttműködhetnek dokumentumokkal. Több mint 50 sablont tartalmaz, amelyek több kategóriát felölelnek, beleértve az önéletrajzokat, az üzleti leveleket, a javaslatokat és a lecketerveket – így könnyedén, rövid idő alatt elkezdheti a dokumentum kezelését.

A Google Dokumentumok legjobb szolgáltatásai:

• Egyszerű és intuitív kezelőfelület, amely minden képzettségi szintű felhasználó számára megkönnyíti a tájékozódást.
• A formázási lehetőségek széles skálája – a szövegstílusok testreszabásától a tartalomjegyzék létrehozásáig – a professzionális megjelenésű dokumentumok létrehozásához.
• A felülvizsgálati előzmények funkció megkönnyíti a változások nyomon követését, a szerkesztések áttekintését és szükség esetén a korábbi tartalom visszaállítását.

A Google Táblázatok a Microsoft Excel Google verziója – egy felhőalapú táblázatkezelő alkalmazás, amellyel szervezett és együttműködő módon szerkesztheti és elemzi az adatokat. Az adatokat manuálisan is megadhatja, vagy nagy adatkészleteket importálhat több fájlformátumból, beleértve a CSV-t, a TSV-t, az XLSX-et, a TXT-t, a HTML-t és az ODS-t.

A Google Táblázatok legjobb szolgáltatásai:

• Kiterjedt képletek és funkciók adatmanipulációk, összetett számítások és statisztikai elemzések elvégzéséhez.
• Olyan adatvizualizációs funkciókkal rendelkezik, mint a diagramok, hőtérképek, sparkline-ok és pivot táblák.
• Kapcsolja össze az Excel táblázatokat és diagramokat a Google Dokumentumokban és Diákban, és frissítse őket egyetlen gombnyomással, ahogy a forrásadatok változnak.

A Google Slides a Microsoft PowerPoint Google-verziója – egy felhőalapú prezentációs eszköz, amellyel lenyűgöző prezentációkat hozhat létre, szerkeszthet és tarthat. Hozzáadhat előadói jegyzeteket, amelyek hasznosak lehetnek gondolatainak vagy jelzéseinek rendszerezésében a prezentáció során. Az előadói nézet egy külön kijelzőt biztosít, amelyen láthatók az előadói jegyzetek, az aktuális dia és a közelgő diák, így segítve a gördülékeny prezentációt.

A Google Diák legjobb szolgáltatásai:

• Vonja be közönségét élő szavazások és kérdezz-felelek ülések lebonyolításával.
• Diák exportálása többféle formátumban, például PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP és SVG.
• Több mint 20 sablont tartalmaz (és több más webhelyről is), amelyek több kategóriát felölelnek, mint például a bemutató, a javaslat, az esettanulmány, az óravázlatok és a tanulókártyák.

A Google Forms egy sokoldalú űrlapkészítő, amely lehetővé teszi online felmérések, kvízek, kérdőívek, alkalmazások és visszajelzési űrlapok létrehozását és terjesztését. A szövegen kívül képeket és videókat is hozzáadhat az űrlapokhoz, megváltoztathatja a színsémákat, és akár saját logóját is beillesztheti. Megoszthatja az űrlapot egy hivatkozáson keresztül, beágyazhatja egy webhelyre, vagy akár közvetlenül is elküldheti meghatározott e-mail címekre.

A Google Forms legjobb tulajdonságai:

• Határozza meg a szükséges kérdéseket, kényszerítsen ki meghatározott formátumokat (például e-mail címeket vagy URL-eket), és korlátozza a válaszlehetőségeket egy adott tartományra vagy mintára.
• Hozzon létre elágazást vagy kihagyjon logikát az űrlapokon, és a válaszadókat válaszaik alapján különböző szakaszokhoz irányítsa.
• Minden válasz valós időben frissül az űrlapok Válaszok lapján.
• A válaszok egy gombnyomással exportálhatók a Google Sheers-be (további elemzés céljából).

A Google Webhelyek egy webhelykészítő eszköz, amely lehetővé teszi webhelyek egyszerű tervezését és közzétételét. Felhasználóbarát fogd és vidd felülettel rendelkezik, amely megkönnyíti a különböző elemek hozzáadását és elrendezését a webhelyen. Ezek az elemek szövegdobozok, képek, videók, Google Drive-fájlok és beágyazott tartalom URL-en vagy kódon keresztül.

A Google Webhelyek legjobb szolgáltatásai:

• A Google Webhelyekben létrehozott webhelyek reszponzívak.
• Több mint 15 testreszabható sablonnal rendelkezik olyan kategóriákban, mint a diákportfólió, esküvő, szalon és étterem.
• Beépített keresési funkció, amely lehetővé teszi a látogatók számára, hogy meghatározott tartalmakra keressenek a webhelyén.
• Integrálódik a Google Analytics szolgáltatással a webhely forgalmának és felhasználói viselkedésének nyomon követéséhez és elemzéséhez.

A Google Keep egy jegyzetkészítő alkalmazás, amellyel gyorsan feljegyezhet jegyzeteket, ötleteket vagy emlékeztetőket. Útközben szöveges jegyzeteket készíthet, ellenőrző listákat, képeket, sőt rajzokat és vázlatokat is hozzáadhat. Az alkalmazás egyszerűsége és sebessége kényelmessé teszi az információk rögzítését, amikor ihlet támad.

A Google Keep legjobb szolgáltatásai:

• Adjon hozzá színkódolt címkéket jegyzeteihez, hogy vizuálisan kategorizálja és rendezze jegyzeteit.
• Állítson be idő- és helyalapú emlékeztetőket a jegyzeteibe, és kapjon értesítéseket, amelyek segítik a feladatait.
• Az Archiválás funkcióval elrejtheti a jegyzeteket a fő nézetből, és minimalizálhatja a rendetlenséget.
• Jegyzeteit a rendszer automatikusan szinkronizálja, így bárhonnan, bármikor és bármilyen eszközről elérheti és szerkesztheti őket.

A Google Apps Script egy JavaScript-alapú szkriptplatform, amely lehetővé teszi a Google Workspace-alkalmazások funkcióinak kiterjesztését. Ez lehetővé teszi új funkciók hozzáadását, például egyéni menüket, párbeszédpaneleket, egyedi funkciókat, és még feladatautomatizálást is végrehajthat a felhasználói élmény fokozása érdekében.

A Google Workspace-alkalmazásokhoz bővítményeket is készíthet, és közzéteheti azokat a Workspace Marketplace-en, hogy mások is használhatják.

A Google Apps Script legjobb szolgáltatásai:

• Az Apps Script támogatja az együttműködést, így több felhasználó is dolgozhat együtt ugyanazon a szkripten vagy projekten.
• Tesztelési és hibakeresési lehetőségeket biztosít, beleértve a naplózást, a töréspontokat és a hibakezelést.
• Egy aktív fejlesztői közösség, amely kódrészleteket, oktatóanyagokat és bevált módszereket oszt meg.

A Google Cloud Search egy fejlett megakereső eszköz, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára az adatok keresését és lekérését Google Workspace-alkalmazások (Gmail, Drive, Dokumentumok, Webhelyek, Keep stb.) és harmadik féltől származó alkalmazások – egyetlen kereséssel lekérdezés. Ez sokkal egyszerűbb és gyorsabb, mint egy egyedi keresési lekérdezés futtatása az egyes Workspace-alkalmazásokon belül.

A Google Cloud Search legjobb szolgáltatásai:

• Szupergyors és intelligens – az automatikus kiegészítési javaslatok segítségével gyorsan megtalálhatja a keresett pontos információkat, és még akkor is, ha a keresési lekérdezésben van néhány hiba.
• A keresési eredmények előnézetét biztosítja, így gyorsan rápillanthat a tartalomra, és anélkül, hogy egy külön alkalmazásban megnyitná, megtalálhatja, amit keres.
• Speciális szűrőbeállítások (például dátumtartomány, fájltípus, hely stb.) a keresési eredmények gyors szűkítéséhez.

A Google Jamboard egy digitális táblaeszköz, amellyel az egyének és a csapatok jegyzeteket, vázlatrajzokat, ötleteket és vizuálisan együttműködni bárhonnan. Rajzeszközökkel, öntapadó jegyzetekkel, alakzatokkal, szövegdobozzal és lézermutatóval van felszerelve – így könnyedén kifejezheti ötleteit.

A Google Jamboard legjobb szolgáltatásai:

• Szuper egyszerű és intuitív kezelőfelület, amelyen még a kezdő felhasználók is könnyen navigálhatnak.
• Módosítsa a vászon hátterét bármelyik előre elkészített sablon segítségével vagy egyéni kép feltöltésével.
• Töltse le az egyes kereteket a számítógépére képként vagy PDF-fájlként.

A Google Admin egy adminisztratív portál az üzleti fiókjában regisztrált felhasználók és eszközök kezelésére. Új felhasználókat vehet fel, frissítheti a felhasználói információkat, és a felhasználókat szervezeti egységekbe rendezheti a könnyebb kezelés érdekében.

A Google Admin legjobb szolgáltatásai:

• Az adattárolási és -megosztási beállításokat a Google Drive-on belül kezelheti szervezeti szinten.
• Szabályozhatja a Workspace-alkalmazásokhoz való hozzáférést bizonyos alkalmazások engedélyezésével vagy letiltásával a felhasználók számára, valamint az alkalmazásbeállítások és hozzáférési engedélyek kezelésével.
• Konfigurálhatja a szervezeti beállításokat, mint például az üzleti logók és színek testreszabása, az egyszeri bejelentkezés (SSO) beállítása és a harmadik féltől származó alkalmazások kezelése.

A Google Endpoint a Google Admin alkalmazás biztonsági felügyeleti funkciója, amely megvédi a vállalkozásában használt adatokat és eszközöket a kiberfenyegetésektől. Biztosítja, hogy csak az arra jogosult személyek férhessenek hozzá az információkhoz, és szükség esetén lehetővé teszi az adatok távoli törlését.

A Google Endpoint legjobb szolgáltatásai:

• Távolról zárolhatja vagy törölheti az elveszett vagy ellopott üzleti eszközök adatait.
• Biztonságos eszközök a vállalkozásában, operációs rendszerüktől függetlenül.
• Biztonsági házirendek és hozzáférés-szabályozások érvényesítése, például jelszókövetelmények beállítása és kéttényezős hitelesítés engedélyezése.

A Google Széf egy adatarchiváló és -megőrző eszköz, amely biztosítja a jogi követelményeknek való megfelelést, és szükség esetén segít az eDiscovery folyamatok megkönnyítésében. A megőrzés mellett az adminisztrátorok kereshetnek vagy exportálhatnak adatokat a Google Workspace-alkalmazásokból, még akkor is, ha ezeket az adatokat az egyes felhasználók törölték.

A Google Széf legjobb szolgáltatásai:

• Állítsa be a megőrzési házirendeket, hogy automatikusan megőrizze az adatokat egy meghatározott ideig.
• Adott felhasználói fiókokra vagy szervezeti egységekre helyezzen jogi megőrzési kötelezettséget, biztosítva, hogy az ezekhez a fiókokhoz társított adatok ne törölhetők.
• Speciális keresési lehetőségek, beleértve a keresést meghatározott feltételek, például feladó, címzett, dátumtartomány, kulcsszavak és címkék alapján.
• Exportáljon adatokat a Google Széfből szabványos formátumokban, például PST (e-mailekhez) és MBOX (csevegésekhez).

A Google Work Insights egy elemzőeszköz, amellyel nyomon követheti, hogyan használják a felhasználók a Workspace-alkalmazásokat. Ez betekintést nyújt a felhasználói tevékenységbe, az alkalmazáshasználatba és az együttműködési mintákba – így optimalizálhatja a termelékenységet és az együttműködési stratégiákat a vállalkozásában.

A Google Work Insights legjobb szolgáltatásai:

• Szűrje a betekintést adott szervezeti egységek (más néven osztályok, csoportok vagy csapatok) és időszakok szerint.
• Nyomon követi, hogy a felhasználók aktívan használják-e a Google Workspace-alkalmazásokat munkaidőn kívül és hétvégén.
• Interaktív vizualizációk, amelyek a kulcsfontosságú mutatókat színes grafikonokkal mutatják be – megkönnyítve a trendek és felhasználói minták gyors azonosítását.

Dolgozzon okosabban, gyorsabban és hatékonyabban a Google Workspace Apps segítségével

Most, hogy ismeri a Google Workspace-ben található mind a 18 eszköz funkcióit csomag segítségével az egyes eszközökben rejlő teljes potenciált kiaknázhatja a személyes és a csapat emelésére termelékenység.

A technológia fejlődésével a Google Workspace továbbra is az élen jár, és rendszeresen ad ki új funkciókat és frissítéseket – ezért elengedhetetlen, hogy naprakészek maradjanak, és alkalmazkodjanak a legújabb fejlesztésekhez. És ha továbbra is úgy találja, hogy a Google Workspace nem az Ön csésze teája, érdemes más alternatívákat is felfedezni.