10 olyan hiba, amely professzionálissá teszi az irodán kívüli levelezését

Szabadság előtt az idő ellenében fog dolgozni. A legtöbb alkalmazotthoz hasonlóan Önnek is át kell adnia a feladatokat, be kell fejeznie a függőben lévő feladatokat, és megbeszéléseket kell szerveznie. Mindezek a kötelezettségek egy egész hetet is igénybe vehetnek.

Figyelembe véve a hektikus időbeosztást, figyelmen kívül hagyhatja a látszólag kisebb, de kritikus feladatokat, mint például az out-of-off (OOO) e-mailek beállítása. Igen, sietsz, de kérlek, ne másolj be sablonokat. Fenntartja a professzionális, tiszteletreméltó imázst a szünetben is, elkerülve ezt a 10 hibát az irodán kívüli e-mailekben.

1. Az Out-of-Office rövidítése, mint OOO

Használja takarékosan az OOO rövidítést. Bár a legtöbb ember tudja, mit jelent, a „hivatalon kívül” beírás professzionálisabbnak tűnik. Megőrzi a formális hangot. A konzervatív egyének még az üzleti kommunikációban is helytelennek találhatják a rövidítések túlzott használatát.

Ugyanez a szabály vonatkozik más betűszavakra is. Mindig fogalmazza meg az első említést – csak akkor használja a zsargont, miután kifejezetten meghatározta őket. Tedd a lehető legegyszerűbbé az e-mailek megértését.

Az OOO-t használhatja e-mail tárgysora ha a teljes kifejezés túl hosszú. Ideális esetben maradjon 60 karakter alatt.

2. A viccek és szójátékok túlzott használata

Sok alkalmazott viccelődik az irodán kívüli e-mailjeiben. Gyakoriak a szellemes megjegyzések, hogy azért nem válaszolnak, mert margaritát szürcsölnek, vagy delfinekkel úsznak. Lehet, hogy korábban is kapott néhányat.

Míg a humor növeli a morált és elősegíti a bajtársiasságot, óvatosan kell előadnia. Megvan az ideje és a helye a munkahelyi vicceknek. És a szójátékok tömeges küldése az irodán kívüli üzeneteken keresztül félreértéseket okozhat, különösen azokban, akiket alig ismer.

Kerülje a viccek használatát az irodán kívüli e-mailekben. Elküldheti őket közeli kollégáinak, de kerülje a sértő csúfolódásokat a munkáltatójával és a munkatársaival kapcsolatban. Használjon munkabiztos vicceket, vagy ne tegyen semmit.

3. Nem jelzi, hogy mikor tér vissza az irodába

Bár nem gyakori, egyesek elfelejtik megemlíteni a visszatérés dátumát az irodán kívüli e-mailekben. Vagy általános sablonokat használnak, vagy a szükségtelen információkra összpontosítanak. Ez egy szakszerűtlen és költséges hiba. Kollégái akár azt is gondolhatják, hogy megbízhatatlan, ha figyelmen kívül hagyja az ilyen fontos részleteket.

Az egyértelműség érdekében oszd meg a rendelkezésre állást. Jelölje be a szabadság és a visszatérés dátumát, majd állítsa be azt az időszakot, amikor online válaszol a munkahelyi üzenetekre. A részletes ütemezés minimálisra csökkenti a kéretlen vagy félreirányított e-mailek kockázatát.

4. Nem sikerült meghatározni, hogy mi minősül vészhelyzetnek

Határozza meg egyértelműen, hogy mi minősül vészhelyzetnek, ha alternatív telefonszámokat csatol az irodán kívüli e-mailekhez. Azt mondva: „Vészhelyzet esetén küldjön SMS-t!” homályos. Egyes címzettek túlléphetik a határokat, és munkával kapcsolatos kérésekkel bombázhatják Önt, megszakítva ezzel a szünetet.

Az egyértelműség kedvéért mondjon példákat azokra az eseményekre, amelyek valószínűleg meg fognak történni. Ha közvetlenül üzenetet küld Önnek, adja meg a megfelelő csatornákat a nem sürgős problémákhoz és protokollokhoz. És ne habozzon figyelmen kívül hagyni azokat a munkatársakat, akik figyelmen kívül hagyják ezeket az utasításokat.

5. Mindenkinek elmondja a segélyhívó számát

Ne csatolja többé a kapcsolattartási számokat az irodán kívüli e-mailekhez. Vannak, akik még akkor is túllépik a határokat, ha egyértelmű protokollokat és utasításokat állít be. Sajnos nem mindenki tartja tiszteletben a munkatársai szüneteit.

Ahelyett, hogy vitatkozna ezekkel az egyénekkel, korlátozza a velük való interakciót. Ne adja meg nekik az elérhetőségeit. Bízza telefonszámát néhány kiválasztott személyre, akikkel az irodában és azon kívül is kijön.

Jelöljön ki egy ideiglenes kapcsolattartót a személyes kapcsolattartási adatok tömeges elküldése helyett. Kérje meg őket, hogy kezeljék üzeneteit a szabadság alatt. A függőben lévő feladatokat úgy kell megszervezniük, hogy az irodába visszatérve gyorsan elkezdhesse a munkát.

Ilyen esetekben pl. személyi asszisztens felvétele kényelmes. Ha nem tud ilyet szerezni, kérdezze meg munkatársait, hogy válaszolhatnak-e ideiglenesen a munkahelyi üzeneteire. Csak ügyeljen arra, hogy kövesse a megfelelő eljárást. A munkaterhelés véletlenszerű beosztottakra hárítása sértő és igazságtalan.

7. Túl sok részlet megosztása arról, hogy miért van szabadságon

A munkahelyi átláthatóság csodálatra méltó, de az irodán kívüli e-mailek túlzott megosztása professzionálisnak tűnik. Tartsa magánéletét titokban. Üzenete nagy részének a visszatérési dátumot és az ideiglenes kapcsolattartót kell tartalmaznia, nem pedig a szabadság okát.

Ráadásul nem tartozol magyarázattal társaidnak. Tartsa titokban a szünet okát, hacsak nem érinti az üzleti tevékenységet. Tegyük fel, hogy partnere műtéten esik át. Mondja csak, hogy személyes ügyei vannak, ahelyett, hogy mindenkinek elmondaná az egészségügyi vészhelyzetet.

8. Mondván, hogy időnként ellenőrizni fogja a beérkező leveleket

Ne mondd, hogy ellenőrizni fogod az üzeneteidet. A folyamatos rendelkezésre állás megfontolásból történő felajánlása legyőzi az irodán kívüli e-mailek küldésének célját. Lehet, hogy a kedvezményezettek nem is tartják tiszteletben a szabadságát. Úgy gondolják, rendben van, ha rendszeresen felhívnak és üzenetet küldenek neked.

Tartsa be a megadott visszaküldési dátumot. Természetesen ellenőrizheti beérkezett üzeneteit, megválaszolhatja a kritikus üzeneteket, és kezelheti a feladatokat, de soha nem garantálja a rendelkezésre állást. Munkatársaidnak nincs befolyása a személyes ügyeidre.

9. Ugyanazok az általános, irodán kívüli sablonok újrahasznosítása

Az elfoglalt dolgozók hajlamosak újrahasznosítani az irodán kívüli e-maileiket. Csupán régi üzeneteiket másolják és szerkesztik, megkímélve őket az írási nehézségektől a semmitől. Bár kényelmes, lustának tűnik. Egyes címzettek azt is érezhetik, hogy utólagos gondolatként üzent nekik.

Ehelyett bizonyítsa professzionalizmusát új OOO e-mailek írásával, amikor szabadságra megy. Az írás nem olyan időigényes, mint amilyentől félne. Akár online sablonokból is meríthet ihletet, ill ChatGPT nehéz e-mailek írásakor– csak ne másolja be őket.

10. Csak az irodán kívüli e-mailek küldése egyetlen kommunikációs platformon keresztül

Állítson be irodán kívüli üzeneteket a munkahelyi platformokon. A digitális eszközöket maximalizáló modern vállalatoknál gyakori, hogy az irodai dolgozók több kommunikációs csatornával zsonglőrködnek. Különféle alkalmazásokat használnak e-mailekhez, azonnali üzenetekhez és videohívásokhoz. Fedje le ezeket a platformokat, hogy hatékonyan kommunikálja a szabadságát; ellenkező esetben előfordulhat, hogy egyesek nem kapják meg a feljegyzését.

Változtassa meg az irodán kívüli üzeneteit is. Az e-mailek formális megfogalmazást igényelnek, de az azonnali üzenetküldő alkalmazásoknál hétköznapi megközelítést is követhet. Tegyük fel, hogy az irodája Slacket használ. Ahelyett, hogy beillesztené ugyanazt az irodán kívüli e-mailt, írjon egy rövid, laza üzenetet, és frissítse profiljának állapotát „Távollétre”.

Több munkahelyi alkalmazás kezelése nem hatékony. A legtöbb a dolgozók órákat vesztegetnek a platformok közötti váltogatással– korszerűsítse feladatkezelési rendszerét.

Soha ne küldjön újabb professzionális, irodán kívüli e-mailt

Törekedjen személyre szabott, irodán kívüli e-mailekre. Meg kell válaszolnia azokra a kérdésekre, amelyeket felettesei, partnerei és társaik esetleg feltehetnek. Így távolléte nem befolyásolja az üzleti tevékenységet.

És próbáljon meg új zárósorokat használni, hogy még professzionálisabbá tegye az irodán kívüli e-mailjeit. Azt mondja: „Várom a hírt!” távolinak hangzik. Az e-mail címzettjei értékelni fogják a személyre szabott, de a munkának megfelelő kilépést.